Συνεχή Εργαλεία Βελτίωσης - Ολική Διαχείριση Ποιότητας

Εισαγωγή

Η Ολική Διαχείριση Ποιότητας (TQM) είναι μια δημοφιλής προσέγγιση για την ποιότητα μιας επιχείρησης που επιδιώκει να βελτιώσει την ποιότητα και τις επιδόσεις που θα καλύψουν ή θα ξεπεράσουν τις προσδοκίες των πελατών. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί με την ενσωμάτωση των λειτουργιών ποιότητας και των βασικών διαδικασιών σε όλη την εταιρεία.

Ένα βασικό συστατικό στοιχείο του TQM είναι η αρχή της συνεχούς βελτίωσης. Υπάρχουν διαθέσιμα διάφορα εργαλεία για να εξασφαλιστεί η επιτυχής συνεχής βελτίωση, τα οποία περιλαμβάνουν:

• Χαρτογράφηση διαδικασιών
• Ανάλυση των βαθύτερων αιτίων
• Το σχέδιο για τον έλεγχο της πράξης (PDCA) κύκλου

Χαρτογράφηση διαδικασιών

Κάθε προσπάθεια συνεχούς βελτίωσης πρέπει να ξεκινήσει με μια ακριβή κατανόηση της διαδικασίας που έχει εντοπιστεί για βελτίωση. Η διαδικασία μπορεί να είναι σε οποιοδήποτε μέρος της επιχείρησης μιας επιχείρησης, αλλά πρέπει να μπορεί να χαρτογραφηθεί για να προσδιορίσει τις ροές που αποτελούν τη διαδικασία.

Για παράδειγμα, στην αλυσίδα εφοδιασμού, μια επιχειρηματική διαδικασία μπορεί να είναι ο κατασκευαστής ενός τελικού προϊόντος, η αγορά αγαθών από έναν πωλητή ή η υπηρεσία ενός αντικειμένου που πωλείται στους πελάτες. Η χαρτογράφηση οποιασδήποτε από αυτές τις διαδικασίες περιλαμβάνει τον εντοπισμό και την τεκμηρίωση της φυσικής ροής καθώς και της ροής πληροφοριών.

Η χαρτογράφηση της διαδικασίας θα παρουσιάσει γραφικά τις ροές στη διαδικασία από την αρχή μέχρι το τέλος, η οποία θα περιλαμβάνει τις δραστηριότητες, το προσωπικό και τα αποτελέσματα.

Το όφελος που δίνει ο χάρτης διαδικασίας στην παροχή συνεχούς βελτίωσης είναι ότι ορίζει το πεδίο της διαδικασίας, τη διεπαφή με άλλες διαδικασίες και ένα σημείο εκκίνησης από το οποίο μπορεί να μετρηθεί η βελτίωση.

Ανάλυση των βαθύτερων αιτίων

Η ανάλυση της αιτίας της ρίζας είναι ο τρόπος με τον οποίο μια επιχείρηση θα καθορίσει τη βασική αιτία ενός προβλήματος, συμβάντος ή ανησυχίας ποιότητας. Αυτό επιτυγχάνεται με αυτά τα τρία βήματα, τα οποία οδηγούν στην αναγνώριση της αιτίας:

• Ανάλυση
• Συλλογή πληροφοριών
• Επικύρωση

Υπάρχουν τρεις φάσεις οι οποίες αποτελούν μια διαδικασία ανάλυσης βασικών αιτίων.

1. Ανοίξτε τη φάση

Αυτή η αρχική φάση επιτρέπει στους συμμετέχοντες να κατανοήσουν το θέμα για να εντοπίσουν όσο το δυνατόν περισσότερες αιτίες. Σε αυτή τη φάση, η ομάδα μπορεί να δημιουργήσει ένα διάγραμμα αιτίου-αποτελέσματος το οποίο μπορεί να είναι χρήσιμο κατά τη διάρκεια συνεδριών προβληματισμού.

Στο πλαίσιο αυτής της διαδικασίας, η ομάδα μπορεί να εντοπίσει τις πιθανές αιτίες τους με μία από τις πέντε περιοχές που αναφέρονται στο διάγραμμα αιτίου-αποτελέσματος. Αυτές οι κατηγορίες αιτιών είναι ανθρώπινο δυναμικό, μέθοδοι, υλικά, μηχανές και μετρήσεις. Η ομάδα μπορεί στη συνέχεια να οργανώσει τις ιδέες τους για τη βασική αιτία γύρω από αυτές τις κατηγορίες.

2. Στενή φάση

Σε αυτή τη φάση, η ομάδα μειώνει τον αριθμό των πιθανών αιτιών ρίζας σε έναν αριθμό στον οποίο μπορεί να επικεντρωθεί. Κάθε μία από τις πιθανές βασικές αιτίες που εντοπίστηκαν στην ανοιχτή φάση συζητείται από την ομάδα σε βάθος για να διαπιστωθεί εάν πρέπει να τηρούνται.

3. Κλειστή φάση

Σε αυτό το τελικό στάδιο, η ομάδα πρέπει να καταλήξει σε συναίνεση για μια βασική αιτία. Αυτό θα περιλαμβάνει την επικύρωση της βασικής αιτίας βάσει αποδεικτικών στοιχείων, είτε πρόκειται για μετρήσιμα δεδομένα είτε για υποκειμενικά στοιχεία από συνεντεύξεις με προσωπικό, πελάτες ή πωλητές.

Η ανάλυση των μετρήσιμων δεδομένων μπορεί να πραγματοποιηθεί με τη χρήση πολλών στατιστικών μεθόδων, όπως διάγραμμα διάγραμμα σκέδασης, φύλλα ελέγχου για να προσδιοριστεί η συχνότητα ενός συμβάντος ή χρησιμοποιώντας ένα γράφημα Pareto.

Κύκλος Plan-Do-Check-Act (PDCA)

Ο κύκλος PDCA αναπτύχθηκε από τον W. Edwards Demming, τον αρχιτέκτονα του TQM. Δημιούργησε μια απλή προσέγγιση για την πραγματοποίηση της αλλαγής. Ο κύκλος PDCA αποτελείται από τέσσερις φάσεις. προγραμματίζετε, κάνετε, ελέγχετε και ενεργείτε.

• Σχέδιο - Το στάδιο προγραμματισμού συνήθως ξεκινά αφού μια επιχείρηση έχει υποβληθεί σε μια ανάλυση βασικής αιτίας και έχει εντοπίσει ένα θέμα ή ένα πρόβλημα που πρέπει να αντιμετωπιστεί. Η επιχείρηση θα σχεδιάσει έπειτα τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να επιτευχθούν οι βελτιώσεις.
• Do - Μετά το στάδιο του σχεδιασμού, οι επιχειρήσεις θα προχωρήσουν στη συνέχεια με τις αλλαγές που έχουν προγραμματιστεί για την αντιμετώπιση του ζητήματος που εντοπίστηκε στην ανάλυση της βασικής αιτίας. Αυτό μπορεί να είναι τόσο απλό όσο η αγορά ενός νέου εξοπλισμού για μια γραμμή παραγωγής, ή ένα σύνθετο, όπως η αλλαγή του τρόπου με τον οποίο αξιολογούνται οι πωλητές.
• Έλεγχος - Αφού η επιχείρηση ακολουθήσει το σχέδιο και πραγματοποιήσει αλλαγές για να αντιμετωπίσει το ζήτημα ή το πρόβλημα, θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί η φάση ελέγχου για να επιβεβαιωθεί ότι οι αλλαγές που έγιναν είχαν τα απαιτούμενα αποτελέσματα. Εάν η φάση ελέγχου δεν επιβεβαιώσει ότι το πρόβλημα έχει επιλυθεί, τότε η επιχείρηση θα χρειαστεί να ξαναρχίσει τον κύκλο PDCA και πάλι στο στάδιο του σχεδιασμού και να αναπτύξει ένα νέο σχέδιο για την επίτευξη των απαραίτητων αποτελεσμάτων.
• Πράξη - Η τελική φάση του κύκλου PDCA προϋποθέτει ότι μετά την επίλυση του προβλήματος, η επιχείρηση θα πρέπει να ενσωματώσει τις αλλαγές στις τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας και, αν χρειαστεί, να μεταφέρει τις αλλαγές σε άλλα τμήματα της επιχείρησης.