Βασική Διαχείριση Έργων 101: Τι είναι η Διαχείριση Έργων;

Η διαχείριση του έργου είναι ένα από τα πιο κρίσιμα συστατικά μιας επιτυχημένης επιχείρησης. Επηρεάζει τα έσοδα και τις υποχρεώσεις και τελικά αλληλεπιδρά με την ικανοποίηση των πελατών και πελατών και τη διατήρηση τους. Η επιχείρησή σας μπορεί να έχει μόνο ένα έργο στα έργα κάθε φορά, ενώ άλλες μεγάλες εταιρείες και οντότητες θα μπορούν να ζυγίζουν πολλά έργα ταυτόχρονα. Από τη φύση τους, τα σχέδια είναι προσωρινά.

Τα έργα είναι ένα μέσο προς ένα στόχο και ο στόχος τελικά θα επιτευχθεί. Η επιχείρησή σας μπορεί να μεταβεί σε άλλο έργο … ή όχι. Ίσως να ήταν ένας στόχος ενός χρόνου.

Τα έργα προκαλούν μια αυξανόμενη ανάγκη στο εργατικό δυναμικό. Το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων εκτιμά ότι κατά την περίοδο 2010-2020 θα προστεθούν παγκοσμίως πάνω από 15 εκατομμύρια νέες θέσεις διαχείρισης έργων.

Τι είναι η Διαχείριση Έργων;

Η διαχείριση του έργου δεν είναι η όλη λειτουργία της εταιρείας σας. Είναι ένα μόνο τμήμα, ένα συγκεκριμένο έργο με λεπτομερές σχέδιο για το πώς εσείς και η επιχείρησή σας θα επιτύχετε αυτόν τον στόχο. Πρόκειται για ένα σχέδιο λεπτομερούς σε μια σειρά βημάτων, καθένα από τα οποία είναι τόσο σημαντικό όσο και τα άλλα. Πρέπει να επιτύχετε ένα για να προχωρήσετε σωστά στο επόμενο.

Σκεφτείτε τη διαχείριση του έργου ως σκάλα που πρέπει να αναρριχηθείτε. Δεν μπορείτε να πηδήσετε στην κορυφή. Πρέπει να το παίρνετε σκαλισμένο από το σκαλοπάτι για μέγιστη απόδοση. Η ομάδα σας πρέπει να εφαρμόσει τα εργαλεία που έχουν στη διάθεσή τους καθώς και την τεχνογνωσία και τις γνώσεις τους για να εκτελέσει κάθε βήμα και να προχωρήσει στην επόμενη.

Είναι αρκετά εύκολο να πείτε ότι θέλετε να φτάσετε στο Κουτί Α, οπότε θα πάρετε 25 βήματα προς αυτή την κατεύθυνση. Αλλά πρέπει επίσης να λάβετε υπόψη το χρονικό σκέλος στο σχέδιο του έργου σας, και πιθανότατα πρέπει να εργαστείτε μέσα σε έναν προϋπολογισμό. Μπορείτε να ανιχνεύσετε αυτά τα 25 βήματα ή να κάνετε jog. Εξαρτάται από το πόσο γρήγορα πρέπει να φτάσετε εκεί για την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου. Μπορείτε να εξοικονομήσετε χρήματα με το ταξίδι με τα πόδια, ή μπορείτε να νοικιάσετε έναν οδηγό. Εξαρτάται από τον προϋπολογισμό που αφιερώσατε στο έργο.

Δεν υπάρχει προσέγγιση ενιαίου μεγέθους, συστήματος ή σχεδίου. Κάθε έργο που εσείς και η εταιρεία σας αντιμετωπίζετε πιθανότατα θα έχει το δικό του χρονοδιάγραμμα, στόχο και προϋπολογισμό. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι τόσο σημαντικό να έχουμε έναν καταλαβαίνω, ταλαντούχο υπεύθυνο έργου για να τρέξει το show.

Τα στοιχεία ενός Έργου

Ένας επιτυχημένος διαχειριστής έργου πρέπει ταυτόχρονα να διαχειρίζεται τέσσερα βασικά στοιχεία ενός έργου. Τα στοιχεία αυτά είναι αλληλένδετα.

• Πεδίο εφαρμογής: Αυτό συνεπάγεται το μέγεθος, τους στόχους και τις απαιτήσεις του σχεδίου.
• Πόροι:Θα χρειαστείτε άτομα, εξοπλισμό και υλικά στη θέση τους.
• Χρόνος: Αυτό δεν αφορά μόνο πόσο χρόνο θα πάρει συνολικά το έργο. Πρέπει να χωριστεί σε διάρκειες εργασίας, εξαρτήσεις και κρίσιμη διαδρομή.
• Χρήματα:Έχετε μια σταθερή αντίληψη για το κόστος, τα απρόβλεπτα και το κέρδος.

Το πιο σημαντικό στοιχείο: Πεδίο εφαρμογής

Το πεδίο εφαρμογής του έργου είναι ο ορισμός του τι πρέπει να υλοποιήσει το έργο και οι προϋπολογισμοί του χρόνου και του χρήματος που έχουν δημιουργηθεί για την επίτευξη αυτών των στόχων. Οποιαδήποτε αλλαγή στο πεδίο εφαρμογής του έργου πρέπει να έχει μια αντίστοιχη αλλαγή στον προϋπολογισμό, τον χρόνο, τους πόρους ή και τα τρία.

Εάν το πεδίο εφαρμογής του έργου είναι να κατασκευάσει ένα κτίριο για να φιλοξενήσει τρία widgets με προϋπολογισμό $ 100.000, ο διευθυντής έργου αναμένεται να το κάνει αυτό. Εάν το πεδίο μεταβληθεί σε ένα κτίριο για τέσσερα γραφικά στοιχεία, ο διαχειριστής του έργου πρέπει να λάβει την κατάλληλη αλλαγή στο χρόνο, τα χρήματα και τους πόρους.

Πόροι

Υπάρχουν τρεις πτυχές της κατανόησης και της διαχείρισης των πόρων: οι άνθρωποι, ο εξοπλισμός και το υλικό.

Ένας επιτυχημένος διαχειριστής έργου πρέπει να διαχειρίζεται αποτελεσματικά τους πόρους που έχουν ανατεθεί στο έργο, συμπεριλαμβανομένων των μελών της ομάδας έργου, του προσωπικού των πωλητών και των υπεργολάβων. Πρέπει να εξασφαλίσει ότι οι υπάλληλοί του διαθέτουν τις δεξιότητες και τα εργαλεία που χρειάζονται για να ολοκληρώσουν την εργασία και πρέπει να παρακολουθεί συνεχώς εάν έχει αρκετούς ανθρώπους να ολοκληρώσουν το έργο εντός της προθεσμίας. Η δουλειά του είναι να εξασφαλίσει ότι κάθε άτομο κατανοεί το καθήκον και τις προθεσμίες του έργου.

Το ανώτερο μέλος κάθε ομάδας εργαζομένων αναφέρει στον διευθυντή του έργου όταν διαχειρίζεται άμεσους υπαλλήλους, αλλά οι υπάλληλοι μπορεί επίσης να έχουν διευθυντή γραμμής που παρέχει τεχνική καθοδήγηση. Σε μια κατάσταση διαχείρισης μήτρας, όπως μια ομάδα έργου, η δουλειά του υπεύθυνου του έργου είναι να παρέχει διευθύνσεις έργων στους διαχειριστές γραμμών. Η διαχείριση των συμβάσεων εργασίας με υπεργολαβία σημαίνει συνήθως τη διαχείριση της ομάδας για τους υπεργολάβους εργαζομένους, οι οποίοι με τη σειρά τους διαχειρίζονται αυτούς τους εργαζομένους.

Ένας διαχειριστής έργου πρέπει συχνά να προμηθεύεται εξοπλισμό και υλικά και να διαχειρίζεται τη χρήση τους, έτσι ώστε η ομάδα να μπορεί να λειτουργήσει αποτελεσματικά. Είναι υπεύθυνος για τη σωστή τοποθέτηση στον κατάλληλο χώρο του κατάλληλου εξοπλισμού και υλικών.

χρόνος

Τα τρία στοιχεία της επιτυχούς διαχείρισης του χρόνου είναι τα καθήκοντα, το χρονοδιάγραμμα και η κρίσιμη πορεία.

Κατασκευάστε το χρονοδιάγραμμα του έργου, καταγράφοντας, με σειρά, όλες τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν. Ορισμένοι πρέπει να γίνονται διαδοχικά, ενώ άλλοι μπορούν να αλληλεπικαλύπτονται ή να γίνονται ταυτόχρονα. Ορίστε μια διάρκεια σε κάθε εργασία. Κατανομή των απαιτούμενων πόρων. Προσδιορίστε τους προκατόχους - ποιες εργασίες πρέπει να ολοκληρωθούν πριν από άλλους - και τους διαδόχους, τις εργασίες που δεν μπορούν να ξεκινήσουν παρά μόνο μετά την ολοκλήρωση κάθε άλλης εργασίας. Αυτή η πτυχή της διαχείρισης έργων αναφέρεται μερικές φορές ως διαχείριση καταρράκτη επειδή μια εργασία ακολουθεί μια άλλη σε κατά το μάλλον ή ήττον σειρά ακολουθία.

Το λογισμικό διαχείρισης έργων μπορεί να απλοποιήσει το έργο της δημιουργίας και της διαχείρισης του χρονοδιαγράμματος του έργου.

Ορισμένες εργασίες έχουν μικρή ευελιξία στις απαιτούμενες ημερομηνίες έναρξης και λήξης.Αυτό ονομάζεται "float". Άλλες εργασίες δεν έχουν ευελιξία. Έχουν μηδενική επίπλευση. Μια γραμμή μέσα από όλες τις εργασίες με μηδενικό πλωτήρα ονομάζεται κρίσιμη διαδρομή . Όλες οι εργασίες σε αυτή τη διαδρομή - και μπορεί να υπάρχουν πολλαπλές, παράλληλες διαδρομές - πρέπει να ολοκληρωθούν εγκαίρως, εάν το έργο πρόκειται να τεθεί εντός της προθεσμίας. Η βασική εργασία διαχείρισης χρόνου του διαχειριστή του έργου παρακολουθεί την κρίσιμη διαδρομή.

Χρήματα

Οι τρεις σκέψεις στη διαχείριση των χρημάτων είναι το κόστος, τα απρόβλεπτα και το κέρδος.

Κάθε εργασία έχει ένα κόστος, είτε πρόκειται για τις ώρες εργασίας ενός προγραμματιστή υπολογιστών είτε για την τιμή αγοράς ενός κυβικού σκυροδέματος. Κάθε ένα από αυτά τα κόστη εκτιμάται και αθροίζεται κατά την προετοιμασία του προϋπολογισμού του έργου.

Ορισμένες εκτιμήσεις θα είναι πιο ακριβείς από άλλες. Ως εκ τούτου, ο προϋπολογισμός του έργου πρέπει να περιλαμβάνει αποζημίωση έκτακτης ανάγκης - τα χρήματα που διατίθενται στον προϋπολογισμό "για κάθε περίπτωση", το πραγματικό κόστος ενός στοιχείου είναι πολύ διαφορετικό από την εκτίμηση.

Κέρδος είναι τα χρήματα που η εταιρεία θέλει να κάνει από το έργο. Είναι πάνω από το κόστος.

Έτσι, ο προϋπολογισμός του έργου αποτελείται από το εκτιμώμενο κόστος, συν το περιστατικό, καθώς και οποιοδήποτε κέρδος. Η δουλειά του διαχειριστή του έργου είναι να διατηρήσει το πραγματικό κόστος στο ή κάτω από το εκτιμώμενο κόστος και να μεγιστοποιήσει το κέρδος που κερδίζει η εταιρεία στο έργο.

Η διαχείριση του έργου είναι μια τέχνη και μια επιστήμη

Η επιτυχής διαχείριση του έργου απαιτεί πρακτική. Αυτές οι ιδέες μπορούν να σας δώσουν μια βασική κατανόηση της διαχείρισης του έργου, αλλά θεωρήστε ότι είναι μόνο αρχή. Εάν η δουλειά ή η πορεία της σταδιοδρομίας σας περιλαμβάνει τη διαχείριση έργων και εάν θέλετε να βελτιώσετε τις ικανότητές σας, μιλήστε σε επιτυχημένους διαχειριστές του έργου, διαβάστε και εφαρμόστε τις πρακτικές. Η διαχείριση του έργου μπορεί να είναι μια πολύ ικανοποιητική σταδιοδρομία.