Τα οφέλη μιας ευέλικτης προσέγγισης στη διαχείριση έργων

Η πιο παραδοσιακή προσέγγιση "Καταρράκτη" στη διαχείριση έργων, την οποία προήλθαν όλα τα μεγάλα πλαίσια έργων όπως τα PRINCE2®, APM BoK και PMBoK®, λειτουργεί καλά σε πιο σταθερά περιβάλλοντα.Υπάρχει μια ξεκάθαρη περίπτωση ότι ο κόσμος που δραστηριοποιούμαστε από το PRINCE2 ® που ξεκίνησε το 1996 είναι τώρα πιο ασταθής, αβέβαιος, σύνθετος και διφορούμενος (που θα δούμε σύντομα ως VUCA.) Οι προσεγγίσεις των καταρρακτών που ενθαρρύνουν τον ολοκληρωμένο σχεδιασμό στην αρχή εξακολουθούν να ισχύουν όπου μπορούμε να είμαστε σίγουροι για τις απαιτήσεις πριν αρχίσει η εργασία αυτά δεν θα χρειαστεί να αλλάξουν σημαντικά κατά τη διάρκεια του έργου.

Ωστόσο, τέτοια είναι η αστάθεια των επιχειρησιακών οδηγών που επιφέρουν στις επιχειρήσεις που συχνά ο πελάτης απλά πρέπει προσαρμόζω. Ο επείγων χαρακτήρας αυτών των οδηγών δεν θα τους επιτρέψει να περιμένουν μέχρι το τέλος του έργου. Επομένως, αυτό μπορεί να απαιτεί συχνές αλλαγές σε όλο το έργο. Με μια διαδικασία καταρράκτη, αυτό σημαίνει πιθανώς δαπανηρή εκ νέου επεξεργασία του σχεδίου και χαμένη προσπάθεια.

Αυτό οδηγεί στην πεποίθησή μας ότι η υιοθέτηση της Agile προσέγγισης των συχνών μικρών παραδόσεων, σε συνδυασμό με μια πιο συνεχή συνομιλία με τον πελάτη, επιτρέπει μεγαλύτερη ευελιξία και προσφέρει αποτελέσματα και επομένως οφέλη πολύ πιο γρήγορα.

Η ομορφιά του Agile είναι ότι οι πελάτες μπορούν να αποφασίσουν τι θέλουν να επιτύχουν καθώς βλέπουν τι μπορούν να επιτύχουν οι προμηθευτές. Η προσέγγισή του είναι η «μάθηση μέσω της πράξης», επιτρέποντας στις ομάδες να αντανακλούν τις εμπειρίες τους καθώς προχωρούν και προσαρμόζονται ανάλογα.

Η επιτυχία του Agile καταλήγει σε ορισμένα βασικά στοιχεία. Οι 3 κύριοι παράγοντες για την επιτυχία του Agile παρατίθενται παρακάτω.

Παράγοντας επιτυχίας # 1: Ομάδα αυτο-οργάνωσης

Αρχικά, χρειάζεστε μια ομάδα αυτορρύθμισης. Απομακρύνοντας από τη λειτουργία του σιλό, τα μέλη της ομάδας ενθαρρύνονται να χρησιμοποιούν τις αλληλεπικαλυπτόμενες δεξιότητές τους και να δουλεύουν μαζί, γεγονός που με τη σειρά τους τους δίνει μεγαλύτερη εμπιστοσύνη και ικανοποίηση.

Παράγοντας Επιτυχίας # 2: Διαχείριση Χρόνου-Πυγμαχίας και Απαιτήσεων

Στη συνέχεια, υπάρχει «timeboxing», όπου δίνεται έμφαση στον καθορισμό των στοιχείων χρόνου και κόστους ενός έργου, αλλά και στην εξέλιξη του σχεδίου, ώστε να μπορούν να δοθεί προτεραιότητα στις απαιτήσεις, με τη σημαντική συμβολή του αντιπροσώπου του πελάτη, καθώς προχωράει η εργασία. Η σύμβαση Agile μεταξύ πελάτη και προμηθευτή είναι ριζικά διαφορετική από τις προσδοκίες του Waterfall. οι απαιτήσεις είναι ευέλικτες, εντός των συμφωνημένων παραμέτρων, αλλά ο χρόνος και το κόστος δεν είναι.

Είναι πάντα δελεαστικό να τοποθετούνται πολλές προτεραιότητες στην ενότητα "πρέπει να έχουν" οι απαιτήσεις. Η ευέλικτη πρακτική συνήθως κρατά αυτά τα ποσοστά περίπου στο 40% της συνολικής προσπάθειας. Η εμβέλεια εμβέλειας είναι ένα από τα 7 πράγματα που μπορούν να εκτροχιάσουν το σχέδιό σας, οπότε πρέπει να το διαχειριστείτε αποτελεσματικά.

Παρομοίως, οι ομάδες Agile θα διασφαλίσουν ότι υπάρχει μόνο ένας πεπερασμένος αριθμός καθηκόντων στην κατηγορία «κάνει» - οι εργασίες που εκτελούνται αυτή τη στιγμή αυτή τη στιγμή - για να μειωθεί η πολυπλοκότητα των έργων ανά πάσα στιγμή.

Παράγοντας επιτυχίας # 3: Η εμπλοκή των ανθρώπων

Η αφοσίωση των ανθρώπων είναι ένα κρίσιμο μέρος της εργασίας της Agile και είναι επιτυχής επειδή όλοι οι διάφοροι εμπλεκόμενοι στο πλαίσιο μιας ομαδικής εργασίας είναι πιο κοντά και έχουν την εξουσία να έχουν περισσότερη άποψη τόσο σε αυτό που κάνουν όσο και στη σειρά των εργασιών. Αυτό αναγνωρίζεται ως πολύ πιο κίνητρο από ό, τι οι κλασικές προσεγγίσεις «διοίκησης και ελέγχου» που τείνουν να είναι κοινές μεταξύ των διοικήσεων.

Το ευκίνητο δεν είναι αυτό που νομίζετε

Φυσικά, δεν είναι όλοι έτοιμοι να αγκαλιάσουν την Agile και μια από τις κοινές παρανοήσεις είναι ότι υπάρχει κάποια γενική ενοποιητική μέθοδος Agile.

Αυτό μάλλον λείπει το σημείο. Δεν υπάρχει κανένας σωστός τρόπος για την οργάνωση και τη διαχείριση ενός έργου Agile και αυτό το καθιστά τόσο ελκυστικό για ορισμένους και απειλώντας τους άλλους.

Μερικοί προσπαθούν να υιοθετήσουν τις τεχνικές της Agile ενώ ταυτόχρονα συνεχίζουν με μια προοπτική του καταρράκτη, αλλά όπως αναμένετε, αυτό είναι απίθανο να αποδώσει επιτυχία - είναι ο ευέλικτος τρόπος εργασίας που κάνει τις τεχνικές να λειτουργούν και όχι το αντίστροφο.

Τέλος, υπάρχουν όσοι σκέφτονται ότι η Agile σχετίζεται μόνο με την ανάπτυξη λογισμικού, αλλά αυτό απλά δεν είναι αληθές - μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί σε διάφορα παραδείγματα μη λογισμικού, όπως η ανακαίνιση ενός μεγάλου κτιρίου, η βελτίωση των επιχειρηματικών διαδικασιών ή η βελτίωση των βοηθημάτων εργασίας το προσωπικό που είναι πελάτης.

Κοινά εμπόδια στην ευκίνητη εργασία

Ένας από τους κύριους λόγους για τους οποίους η Agile δεν θα λειτουργήσει είναι εάν ένας οργανισμός εφαρμόζει μια κουλτούρα μικροδιαχείρισης και εδραιωμένο σιλό εργασίας που δεν θα επιτρέψει συνεργατικές συμπεριφορές.

Άλλα θέματα είναι πιθανό να περιλαμβάνουν την αδύναμη ηγεσία της ομάδας ή την προσπάθεια να την εφαρμόσουν σε οργανισμούς όπου η φύση της εργασίας είναι τέτοια που οι απελευθερώσεις εργασίας είναι αδιανόητες σε μικρές επαναλήψεις.

Γιατί η Agile είναι εδώ για να μείνει

Ο Agile έχει σημειώσει τόσο σημαντικές προσδοκίες ότι δεν μπορεί να απορριφθεί ως μανία και θα πρέπει να γίνει κατανοητή από όλους τους διευθυντές που εμπλέκονται στην καινοτομία και την ανάπτυξη. Το να το αγνοήσουμε τώρα είναι να χάσετε μια ευκαιρία που μπορεί να αποφέρει γρήγορα αποτελέσματα και να επιτύχει εξοικονόμηση κόστους.

Η Apple, η Amazon, η GE Healthcare και η Salesforce.com συγκαταλέγονται μεταξύ των οργανισμών που χρησιμοποιούν ήδη Agile, έχοντας αναγνωρίσει ότι είναι καλύτερα προσαρμοσμένη στις πολυπλοκότητες των οργανώσεων του 21ου αιώνα.

Και πάνω απ 'όλα, ο Agile ξέρει πώς να αποκτήσει τους καλύτερους από τους εργαζομένους της γνώσης και να εξασφαλίσει ότι παραμένουν κίνητρα. Εδώ είναι 5 τρόποι για να παρακινήσετε την ομάδα σας, είτε εργάζεστε σε περιβάλλον Agile είτε όχι.

Αντιμετωπίζοντας αυτά τα συμπεράσματα - γιατί δεν θα ήθελες να είσαι πιο Ευκίνητος;