Χρησιμοποιώντας το Gmail για επιχειρήσεις

Το Gmail είναι ένα από τα πολλά δωρεάν εργαλεία και υπηρεσίες του Google που βασίζονται στον ιστό. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι μια υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρόμοια με το Yahoo Mail ή το Hotmail. Στο παρελθόν, έχοντας έναν δωρεάν λογαριασμό, οι επιχειρήσεις στο σπίτι φαίνονται αντιεπαγγελματικές, αλλά το Gmail είναι διαφορετικό. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο πολλοί επιχειρηματίες έχουν αλλάξει ή περιλαμβάνουν το Gmail ως έναν από τους παροχείς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους.

Οι λειτουργίες του Gmail περιλαμβάνουν:

• Αποτελεσματικό φιλτράρισμα spam και προστασία από ιούς
• 15 GB ελεύθερης αποθήκευσης αλληλογραφίας
• Πρόσβαση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μέσω κινητών συσκευών
• Ενσωματωμένες δυνατότητες συνομιλίας
• Προσαρμόσιμες καρτέλες για να οργανώσετε τα εισερχόμενα email σας
• Θέματα για να αλλάξετε την εμφάνιση του Gmail
• Βιντεοκλήσεις
• Δυνατότητα προβολής συνημμένων στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (σε αντίθεση με τη λήψη)
• Δυνατότητα αποστολής χρημάτων

Η δωρεάν έκδοση του Gmail υποστηρίζεται από διαφημίσεις χρησιμοποιώντας διαφημίσεις που εμφανίζονται στα δεξιά και όχι στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, καθιστώντας τις πολύ διακριτικές.

Η δωρεάν έκδοση λειτουργεί πολύ καλά, αλλά αν θέλετε κάποια πρόσθετα προνόμια και διαφημίσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια πληρωμένη επαγγελματική έκδοση του Gmail που προσφέρει περισσότερο χώρο αποθήκευσης, ενσωμάτωση με άλλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (π.χ. MS Outlook), υποστήριξη μέσω τηλεφώνου και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 24 ώρες το 24ωρο, 99,9 % uptime και μπορείτε να δημιουργήσετε ένα προσωπικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (π.χ. [email protected]). Η Google προσφέρει δύο αμειβόμενα σχέδια, ένα για $ 5 και ένα για $ 10 το μήνα.

Για να ρυθμίσετε το Gmail δεν χρειάζεστε έναν λογαριασμό Google. Στην πραγματικότητα, το μόνο που χρειάζεστε είναι μια έγκυρη υπάρχουσα διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συμφωνείτε με τους όρους και τις προϋποθέσεις της Google. Η κατοχή ενός λογαριασμού Gmail διευκολύνει τη χρήση άλλων υπηρεσιών Google, όπως το AdSense, το AdWords ή η Κονσόλα αναζήτησης Google (επίσημα Εργαλεία για Webmasters), το Blogger, το Youtube, το Google+ και όλες οι άλλες ιδιότητες της Google.

Πώς το Gmail μπορεί να βοηθήσει τον ιδιοκτήτη επιχείρησης κατοικίας

Υπάρχουν πολλά εξαιρετικά χαρακτηριστικά και πρόσθετα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να κάνετε το Gmail ένα εργαλείο στο σπίτι σας. Ορισμένα περιλαμβάνουν:

1. Δημιουργήστε φακέλους για την οργάνωση και την αποθήκευση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα φάκελο για κάθε έργο στο οποίο εργάζεστε.
2. Ετικέτα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ταξινομήσετε και να οργανώσετε ακόμα περισσότερα - για παράδειγμα, αν θέλετε να εντοπίσετε συγκεκριμένα θέματα ή πελάτες σε ένα φάκελο. Αν έχετε ένα φάκελο για εργασία ανεξάρτητου γραψίματος, μέσα σε αυτόν τον φάκελο μπορείτε να επισημάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με όνομα πελάτη.
3. Τα ασπρόμαυρα αστέρια σας βοηθούν να οργανώσετε ακόμη περισσότερα. Μπορείτε να επιλέξετε ποια και πόσα αστέρια θέλετε να είναι διαθέσιμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσδιορίσετε τι είναι υποχρεωτικό σε σχέση με το προς ανάγνωση από το χρώμα αστέρι που επιλέγετε.
4. Προσαρμόστε τις καρτέλες του Gmail για να οργανώσετε τα εισερχόμενά σας. Αυτό σας βοηθά να διαχωρίζετε τα προσωπικά email από τις επιχειρήσεις. Ή εμπορικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (δηλαδή κουπόνια από τους αγαπημένους σας λιανοπωλητές) από τα κανονικά εισερχόμενά σας.
5. Διαχειριστείτε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ένα σημείο, συμπεριλαμβανομένων των λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου pop-3. Αυτό σας επιτρέπει να ελέγχετε και να απαντάτε σε όλους τους λογαριασμούς email σας από ένα μέρος. Μπορείτε ακόμη να έχετε περισσότερους από έναν λογαριασμούς Gmail, αλλά να τις διαχειριστείτε όλοι μέσω ενός λογαριασμού (θα χρειαστεί να ρυθμίσετε την προώθηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου).

Επιπλέον, υπάρχουν πολλά πρόσθετα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να κάνετε το Gmail να λειτουργεί καλύτερα για εσάς. Ακολουθούν μερικά πράγματα που μπορείτε να βρείτε στα Εργαστήρια Gmail για να προσθέσετε στο Gmail:

• Το εικονίδιο ελέγχου ταυτότητας για τους επαληθευμένους αποστολείς θα σας βοηθήσει να προστατεύεστε από απάτες ηλεκτρονικού "ψαρέματος" (phishing scams) ελέγχοντας τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Για παράδειγμα, εάν λάβετε ένα μήνυμα από το PayPal, το πρόσθετο θα σας ενημερώσει αν είναι πραγματικά από το PayPal ή ένα ψεύτικο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ηλεκτρονικού "ψαρέματος".
• Πολλές γραμμές υπογραφής. Χρησιμοποιώντας κονσερβοποιημένες απαντήσεις, μπορείτε να έχετε διαφορετικές γραμμές υπογραφής. Για παράδειγμα, μπορεί να μην έχετε κάποια γραμμή sig για προσωπική ηλεκτρονική αλληλογραφία, αλλά θέλετε ένα στις ανταλλαγές της επιχείρησής σας. Μπορείτε να επιλέξετε και να επιλέξετε, ποιες, αν υπάρχουν, γραμμές sig χρησιμοποιούνται με κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε.
• Ορίστε πολλά εισερχόμενα. Εάν είστε άνθρωπος εκτός οράματος, που προτιμά να έχει όλες τις ανάγκες σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (σε αντίθεση με την ετικέτα και την καταχώρηση), μπορείτε να ρυθμίσετε πολλαπλά εισερχόμενα στην κύρια σελίδα σας. Χρησιμοποιώντας αυτήν την επιλογή, δημιουργούνται τα γενικά εισερχόμενά σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα αριστερά δίπλα στο μενού Gmail και στα δεξιά μπορείτε να ορίσετε πολλά άλλα εισερχόμενα εισερχομένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για πράγματα όπως "Να κάνει" και "Να διαβάσει", "Πελάτης Email, "κ.λπ. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία αστέρια για να ορίσετε ποια εισερχόμενα θα πρέπει να μεταβεί σε ένα email. Μόλις προσθέσετε μια ετικέτα με ένα αστέρι, επιλέξτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πατήστε το κουμπί "Αρχείο". Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα μετακινηθεί από το κύριο πλαίσιο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και θα εμφανιστεί στα άλλα εισερχόμενα που έχετε επιλέξει (ίσως χρειαστεί να ανανεώσετε τη σελίδα). Αυτό το άρθρο στο PC Mag που σας λέει πώς να το ρυθμίσετε. Πρέπει να χρησιμοποιήσετε τα πολλαπλά Εισερχόμενα από τα Εργαστήρια Gmail.
• Γρήγοροι σύνδεσμοι. Εάν θέλετε να έχετε γρήγορα πρόσβαση σε συγκεκριμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να ρυθμίσετε γρήγορους συνδέσμους που εμφανίζονται στο μενού πλοήγησης Gmail αριστερά. Άλλα πράγματα που μπορείτε να δημιουργήσετε γρήγορους συνδέσμους για αποθηκευμένες αναζητήσεις και ετικέτες.
• Προεπισκόπηση εξωτερικών υπηρεσιών σε μηνύματα. Αυτό σας επιτρέπει να βλέπετε τους χάρτες, τα βίντεο και άλλα αντικείμενα μέσα στο email σας, σε αντίθεση με το να κάνετε κλικ σε μια νέα σελίδα.
• Αναίρεση αποστολής. Εάν έχετε χτυπήσει ποτέ την αποστολή και αμέσως επιθυμείτε να μπορέσετε να πάρετε το email σας πίσω, θα σας αρέσει αυτή η επιλογή εργαστηρίου Gmail. Με το εργαστήριο Undo Send, όταν πατάτε αποστολή, το Gmail θα περιμένει για μια καθορισμένη ώρα (δηλ. 10, 20 ή 30 δευτερόλεπτα - μπορείτε να αποφασίσετε στις ρυθμίσεις) πριν από την πραγματική αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Έχετε το χρόνο να πατήσετε το κουμπί "Αναίρεση αποστολής" αν αλλάξετε γνώμη. Εάν δεν πατήσετε την αποστολή αναίρεσης, θα σταλεί το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Για να αποκτήσετε πρόσβαση στα εργαστήρια, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι στο επάνω δεξιό μέρος του λογαριασμού σας Gmail και στη συνέχεια ενεργοποιήστε το Ρυθμίσεις.Θα δείτε πολλές επιλογές σε όλη την κορυφή, συμπεριλαμβανομένων ετικετών, εισερχομένων, θεμάτων κλπ. Θα δείτε επίσης Εργαστήρια, που θα κάνετε κλικ. Ενεργοποιημένα εργαστήρια και αυτά που μπορείτε να ενεργοποιήσετε παρατίθενται. Τα εργαστήρια είναι το έδαφος δοκιμών του Gmail για δροσερά χαρακτηριστικά, επομένως ορισμένες επιλογές μπορεί να έρθουν και να πάνε. Επιπλέον, επειδή αυτά είναι χαρακτηριστικά ελέγχου, το Gmail δεν παρέχει καμία εγγύηση σχετικά με τις εφαρμογές εργαστηρίου.