Συμβουλές για την απενεργοποίηση ενός αιτήματος αναφοράς

Τι μπορείτε να κάνετε εάν σας ζητηθεί να γράψετε μια επιστολή σύστασης ή να δώσετε μια αναφορά σε κάποιον που δεν θέλετε να συστήσετε; Ίσως να είστε εντυπωσιασμένοι με τις εργασιακές δεξιότητες του ατόμου, την ομαδική εργασία ή την ηθική της εργασίας. Ίσως απλά δεν τους γνωρίζετε αρκετά καλά για να περιγράψετε αποτελεσματικά τις δουλειές τους. Σε κάθε περίπτωση, είναι καλύτερο να απενεργοποιήσετε το αίτημα από ό, τι είναι να υποστηρίξετε κάποιον που δεν είστε άνετοι παρέχοντας μια σύσταση.

Ποτέ δεν υπάρχει υποχρέωση να δοθεί κάποιος αναφορά. Εάν δεν μπορείτε να πιστοποιήσετε με ειλικρίνεια τα προσόντα και τις δεξιότητες του ατόμου με θετικό και ενθουσιώδη τρόπο, είναι προτιμότερο να εξαιρεθείτε από την αναφορά τους.

Υπάρχουν τρόποι να απορριφθεί ευγενικά και διπλωματικά η αίτηση χωρίς να παραβιάσετε το άτομο που σας ζήτησε. Το κόλπο είναι να το κάνετε χωρίς να κάνετε την απόρριψή σας να ακούγεται σαν προσωπική κριτική ή επαγγελματική απόρριψη.

Πώς να απορρίψετε ένα αίτημα αναφοράς

Εάν σας ζητηθεί να γράψετε ή να δώσετε μια σύσταση και δεν αισθάνεστε άνετα να κάνετε κάτι τέτοιο, εδώ είναι μερικοί τρόποι να είστε ευγενικά αλλά απευθείας λέτε όχι.

Τι να πείτε όταν δεν γνωρίζετε καλά το άτομο

Αν κάποιος ζητήσει μια αναφορά και δεν γνωρίζετε πολύ καλά τον άνθρωπο ή δεν αισθάνεστε άνετα να τα συστήσετε, μπορείτε απλά να πείτε: "Λυπάμαι, αλλά δεν αισθάνομαι ότι σας γνωρίζω αρκετά καλά (ή εγώ δεν έχουν συνεργαστεί μαζί σας αρκετά καιρό) για να σας παράσχουμε μια ακριβή και εμπεριστατωμένη σύσταση. "

Εάν το πρόσωπο επιδιώκει το θέμα, απλά εξηγήστε ότι η ακεραιότητά σας και το επαγγελματικό εμπορικό σήμα είναι στη γραμμή με κάθε σύσταση που κάνετε και απλά δεν αισθάνεστε άνετα να γράψετε τη σύσταση.

Τι να πείτε όταν δεν θέλετε να δώσετε μια αναφορά

Εάν γνωρίζετε καλά το άτομο, αλλά δεν αισθάνεστε ότι μπορείτε να τους δώσετε μια θετική σύσταση, μπορείτε απλά να πείτε, "Δεν αισθάνομαι ότι θα ήταν το καλύτερο άτομο να σας γράψω μια σύσταση" και ίσως να δώσετε μια πρόταση σε κάποιον άλλο θα μπορούσαν να ρωτήσουν.

Μην αισθάνεστε άσχημα για να πείτε όχι. Μερικές φορές είναι δύσκολο να βρούμε έναν τρόπο να απορρίψουμε ευγενικά το αίτημα, αλλά θα εκτιμούσατε την ειλικρίνεια εάν κάποιος που ζητήσατε μια σύσταση θα μειωνόταν. Είναι προτιμότερο να μην δοθεί μια σύσταση καθόλου παρά μια ευσεβής ή μάλιστα αρνητική αναφορά, την οποία κάνουν μερικοί άνθρωποι χωρίς να σκέφτονται πώς θα επηρεάσουν το άτομο, επαγγελματικά ή ψυχολογικά, που τους ζήτησε.

Τι να κάνετε όταν οι πολιτικές ανθρώπινου δυναμικού απαγορεύουν τις επιστολές αναφοράς

Είναι λυπηρό το γεγονός ότι υπάρχει μια αυξανόμενη τάση, στην εταιρία μας, να δημιουργηθούν πολιτικές που απαγορεύουν τη χορήγηση αναφορών και συστάσεων στο προσωπικό. Αυτές οι πολιτικές μη αναφοράς έχουν αναπτυχθεί λόγω των πολλών περιπτώσεων κατά τις οποίες οι εργαζόμενοι έχουν ασκήσει αγωγή εναντίον ενός εργοδότη για την παροχή αρνητικής αναφοράς.

Συμβουλευτείτε το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού του οργανισμού σας για να διαπιστώσετε εάν τέθηκε σε εφαρμογή μια τέτοια πολιτική. Εάν ναι, μπορείτε να εξηγήσετε στο άτομο που ζητάει τη σύσταση ότι οι μόνες πληροφορίες που θα σας επιτρέψουν να δώσετε θα είναι επιβεβαίωση του τίτλου εργασίας, των ημερομηνιών απασχόλησης και του ιστορικού μισθών. Έτσι, θα ήταν προς το συμφέρον τους να βρουν κάποιον άλλο για να τους παράσχει μια αναφορά.

Δείγματα επιστολών που απορρίπτουν αίτημα συστάσεως

Εδώ είναι δείγματα επιστολών και μηνυμάτων email που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως μοντέλα για να απορρίψετε το αίτημα.

Όπως πάντα, όταν χρησιμοποιείτε αυτά τα δείγματα επιστολών δειγματοληψίας, φροντίστε να προσαρμόσετε το γράμμα ώστε να αντικατοπτρίζει τις δικές σας συνθήκες και τον τόνο της έκφρασης. Θυμηθείτε επίσης ότι πρέπει να είστε προσεκτικοί και μετρημένοι στη γλώσσα που χρησιμοποιείτε όταν αρνείστε μια αναφορά - δεν θα πρέπει σε καμία περίπτωση να επικρίνει κανείς τον αιτούντα.

Πάντοτε να χρησιμοποιείτε δηλώσεις "Ι" και όχι "εσείς δηλώσεις": "Αισθάνομαι ότι δεν σας γνωρίζω αρκετά καλά" και όχι "Δεν έχετε κάνει μεγάλη εντύπωση για μένα." Η διατήρηση ενός σεβασμού και ώριμου διαλόγου θα πάει πολύ μακριά από το γεγονός ότι η δύσκολη άρνηση μιας αναφοράς είναι λιγότερο οδυνηρή.