Η βασική εθιμοτυπία της μεταφοράς μιας επιχειρηματικής κλήσης

01 Εξηγήστε γιατί πρέπει να μεταφέρετε την κλήση

Πάντα να δίνετε στους καλούντες το όνομά σας και την επέκτασή σας μόνο σε περίπτωση που αποσυνδεθείτε. Αυτό τους επιτρέπει να γνωρίζουν ότι είστε προσωπικά ανήσυχοι για την κατάστασή τους. Επίσης, θέλετε να αποφύγετε μια κατάσταση όπου ο καλών έχει αποσυνδεθεί και πρέπει να ξαναρχίσει ξανά από την αρχή, εξηγώντας την κατάσταση σε έναν άλλο εκπρόσωπο της εταιρείας. Θα πρέπει επίσης να πείτε στους καλούντες το όνομα του ατόμου ή του τμήματος στο οποίο τις μεταφέρετε και να δώσετε και αυτόν τον αριθμό επέκτασης. Δεν έχει σημασία τι επιχείρηση βρίσκεστε, όλοι είναι στην επιχείρηση της καλής εξυπηρέτησης πελατών.

03 Ζητήστε άδεια για να ξεκινήσει η μεταφορά

Μόλις δημιουργήσετε την αναφορά με τον καλούντα, ζητήστε από τον καλούντα την άδεια να ξεκινήσει τη μεταφορά. Αυτό το αίτημα δίνει επίσης στον καλούντα την ευκαιρία να ζητήσει οποιεσδήποτε άλλες ερωτήσεις ή να εκφράσει οποιεσδήποτε άλλες ανησυχίες σας. Παρέχει επίσης στους καλούντες την ευκαιρία να πουν ότι θα τηλεφωνήσουν όταν έχουν περισσότερο χρόνο.

Μερικές φορές συμβαίνει ότι ο καλών δεν θέλει να μεταφερθεί. Αν ναι, μάθετε γιατί. Στη συνέχεια, εξηγήστε ότι η μεταφορά θα εξασφαλίσει ότι θα λάβουν βοήθεια όσο το δυνατόν γρηγορότερα. Επίσης, εξηγήστε ότι θα δώσετε στον επόμενο εκπρόσωπο όλες τις πληροφορίες σχετικά με την κλήση τους μέχρι τώρα και ότι δεν θα πρέπει να εξηγήσουν ξανά την κατάστασή τους

04 Περιμένετε για μια απάντηση

Μην μεταφέρετε τυφλά την κλήση μόλις ακούσετε το άλλο δακτύλιο του τηλεφώνου. Περιμένετε να απαντήσει ο άλλος χρήστης και να εξηγήσετε γιατί μεταφέρεται η κλήση. Αυτό το βήμα δίνει στον επόμενο υπάλληλο την ευκαιρία να προετοιμαστεί για την κλήση και αποτρέπει τον καλούντα να πρέπει να εξηγήσει την κατάστασή του ή το πρόβλημα ξανά.

05 Κάντε μια Εισαγωγή

Επιστρέψτε στον καλούντα και ανακοινώστε το όνομα ή / και το τμήμα στο οποίο τα μεταφέρετε. Ευχαριστήστε τον καλούντα για την υπομονή του και ρωτήστε αν μπορείτε να κάνετε οτιδήποτε άλλο για αυτούς πριν κρεμάσετε. Βοηθάει αν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το όνομα ή το επώνυμο του ατόμου στο οποίο μεταφέρεται ο καλών. Αυτό ενισχύει την προσωπική σύνδεση που έχετε δημιουργήσει και επιπλέον δημιουργεί την αίσθηση ότι ο καλών έχει καλώς ληφθεί μέριμνα.

06 Ολοκληρώστε τη μεταφορά

Ολοκληρώστε τη μεταφορά συνδέοντας τον καλούντα με το άλλο άτομο ή τμήμα. Θυμηθείτε να τερματίσετε τη σύνδεσή σας, κλείνοντας το τηλέφωνο ή αποσυνδέοντας το ακουστικό. Επειδή τα τηλεφωνικά συστήματα μπορεί να είναι περίπλοκα, ειδικά σε μεγάλες εταιρείες, θέλετε να διασφαλίσετε ότι έχετε αποσυνδεθεί πλήρως από την κλήση. Αν είστε νέος στη δουλειά, πληρώνει για να πειραματιστεί μερικές φορές με έναν συνάδελφό σας πριν μεταφέρει πραγματικά μια κλήση.

07 Πώς να τερματίσετε την κλήση

Υπάρχουν πολλοί λόγοι για να τερματίσετε μια κλήση μόλις συνδεθείτε με τον καλούντα. Ωστόσο, όποιος και αν είναι ο λόγος που έχετε, ανεξάρτητα από το πόσο νόμιμο είναι, πρέπει να αποδεσμεύσετε με επαγγελματικό τρόπο.Ο πιο συνηθισμένος λόγος για τον τερματισμό μιας κλήσης είναι ότι συναντήσατε έναν συνομιλητή με μεγάλο χρονικό διάστημα - κάποιος που θα καταναλώνει υπερβολικά μεγάλο μέρος του χρόνου σας και σας εμποδίζει να πάτε για την επιχείρησή σας.

Ένας άλλος λιγότερο συνηθισμένος λόγος είναι ότι ο καλών χρησιμοποιεί καταχρηστική, απειλητική ή χυδαία γλώσσα. Δυστυχώς, τα άτομα με προβλήματα διαχείρισης θυμού αισθάνονται ότι μπορούν να εξαπολύσουν την εχθρότητά τους σε ξένους, ειδικά εκείνους στον κλάδο των υπηρεσιών ή σε θέση υπηρεσίας. Συμβουλευτείτε την πολιτική και τις διαδικασίες της εταιρείας σας σχετικά με τον τρόπο αντιμετώπισης αυτού του είδους της κατάστασης, προκειμένου να αποφύγετε τυχόν νομικές επιπτώσεις. Και θυμηθείτε, είναι πάντα καλύτερο να θέσετε τον καλούντα σε αναμονή, ενώ αναζητάτε συμβουλές παρά να πείτε κάτι που θα μπορούσατε να μετανιώσετε αργότερα.