Πώς να εξοικονομήσετε χρόνο στις εξερχόμενες κλήσεις

Η διαχείριση του χρόνου τηλεφώνου είναι σημαντική επειδή το τηλέφωνο εξακολουθεί να είναι το κύριο εργαλείο επικοινωνίας για τις περισσότερες μικρές επιχειρήσεις. Αλλά το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου που περνούν οι επιχειρήσεις χρησιμοποιώντας το τηλέφωνο είναι χάσιμο χρόνου. Αντί να επικοινωνούμε με τους ανθρώπους με τους οποίους θέλουμε να επικοινωνήσουμε όταν πραγματοποιούμε εξερχόμενες κλήσεις, φλερτάρουμε χρόνο να μιλάμε με άλλους ανθρώπους ή μηχανές, παίζοντας ατελείωτες γύρους τηλεφωνικής ετικέτας.

Αλλά τι θα μπορούσαμε αν μπορούσαμε να καλέσουμε και να μιλήσουμε με τους ανθρώπους με τους οποίους θέλαμε να μιλήσουμε, να πούμε τι θέλαμε να πούμε και να συνεχίσουμε; Φανταστείτε πόσο πιο παραγωγικό θα μπορούσαμε να είμαστε και πόσο χρόνο θα έπρεπε να κάνουμε άλλα πράγματα.

Λοιπόν, μπορούμε - και το μόνο που χρειάζεται είναι λίγο προετοιμασία εκ των προτέρων.

Συμβουλές τηλεφωνικής συνδιάλεξης ώρας για εξερχόμενες κλήσεις

• Είτε πρόκειται για προμηθευτές, τακτικούς πελάτες είτε εργολάβους, πολλοί από εμάς καλούμε κατ 'επανάληψη τους ίδιους ανθρώπους. Κρατήστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας ενημερωμένα με χρονοβόρες λεπτομέρειες, ώστε να μην χάνετε χρόνο προσπαθώντας να προσεγγίσετε ανθρώπους που δεν είναι διαθέσιμοι.
  • Για παράδειγμα, αν γνωρίζετε ότι ένα συγκεκριμένο άτομο που θέλετε να φτάσετε παίρνει ένα γεύμα από τις 1 έως τις 2 μ.μ. κάθε μέρα, γιατί χάνεις το χρόνο μου προσπαθώντας να την τηλεφωνήσω αυτή τη φορά;
• Προγραμματίστε τους αριθμούς για όσους καλείτε τακτικά στο τηλέφωνό σας. Είμαι έκπληκτος από τους ανθρώπους που δεν το κάνουν αυτό, καθώς ο χρόνος που αποθηκεύετε όταν δεν βλέπετε τους αριθμούς και τους χτυπάτε είναι εξίσου καταπληκτικός.
• Προγραμματίστε τις εξερχόμενες κλήσεις. Πριν καλέσετε, σημειώστε τον κύριο στόχο της κλήσης και τα βασικά σημεία που θέλετε να καλύψετε. Αυτό θα σας βοηθήσει να κολλήσετε στο σημείο όταν βρίσκεστε στο τηλέφωνο και να βεβαιωθείτε ότι καλύπτετε όλα όσα θέλετε να καλύψετε, εξοικονομώντας χρόνο κατά τη διάρκεια της κλήσης και αποφεύγοντας να χρειαστεί να καλέσετε ξανά, επειδή ξεχάσατε κάτι.
• Εάν καλείτε κάποιον που έχει εισαχθεί στη βάση δεδομένων των επαφών σας, έχετε όλες τις πληροφορίες σχετικά με το άτομο που καλείτε μπροστά σας όταν καλείτε. Είτε χρησιμοποιείτε έναν επιτραπέζιο υπολογιστή, μια κινητή συσκευή ή ένα Rolodex, αυτό είναι ένα εξαιρετικό βοήθημα μνήμης κατά τη διάρκεια της κλήσης. Επιπλέον, αν δεν χρειάζεται να αναζητήσετε κάτι όπως το όνομα του συζύγου του πελάτη, θα έχετε τη δυνατότητα να κάνετε σημειώσεις κατά τη διάρκεια της κλήσης, εξοικονομώντας ακόμα περισσότερο χρόνο.

• Φυσικά, αν θέλετε να κάνετε σημειώσεις κατά τη διάρκεια μιας κλήσης (ή να κάνετε οτιδήποτε άλλο ενώ μιλάτε στο τηλέφωνο), είναι απαραίτητο ένα καλό ηχείο ή ακουστικό. Ελευθερώνοντας τα χέρια σας μπορεί να απελευθερώσει πολύ χρόνο.
• Αν φτάσετε στον αυτόματο τηλεφωνητή ή στο φωνητικό ταχυδρομείο, αφήστε ένα πλήρες μήνυμα που δίνει τον αριθμό τηλεφώνου σας δύο φορές και δηλώνει τον λόγο για τον οποίο καλείτε. Για παράδειγμα, "Αυτή είναι η Susan Ward στο (αριθμός τηλεφώνου). Καλώ να συζητήσω την εκτίμηση για το σχέδιό σας και μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μου στο τηλέφωνο το απόγευμα".
  • Η δήλωση του αριθμού σας δίνει δύο φορές στον παραλήπτη του μηνύματος πολύ περισσότερες πιθανότητες να το κάνει σωστό και να το καταγράψει χωρίς να επαναλάβει το μήνυμα.
• Μην παραβιάζετε τον τηλεφωνικό καταναγκασμό. Όταν προσπαθείτε να προσεγγίσετε κάποιον και δεν έχετε, είναι δελεαστικό να καλέσετε πίσω - ίσως κάθε μισή ώρα! Αλλά αν έχετε αφήσει ένα σωστό μήνυμα, δεν χρειάζεται να σπαταλάτε το χρόνο σας αφήνοντας επαναλαμβανόμενα μηνύματα (και γεμίζοντας τον τηλεφωνητή του ατόμου ή το φωνητικό ταχυδρομείο). Δώστε στο άτομο που καλείτε ένα εύλογο χρονικό διάστημα για να καλέσετε ξανά, όπως μέχρι την επόμενη εργάσιμη ημέρα.
• Προγραμματίστε τις τηλεφωνικές σας κλήσεις και τις κάνετε όλοι μαζί σε ένα μόνο χρονικό διάστημα, αν είναι δυνατόν. Οι περισσότεροι από εμάς δεν είναι τόσο καλοί στο multitasking και χάνουν μεγάλη παραγωγικότητα όταν γυρίζουμε πίσω και πίσω από το ένα έργο στο άλλο. Έτσι, εάν έχετε μια δωδεκάδα κλήσεων σε μια συγκεκριμένη ημέρα, είναι πιο αποτελεσματικό να τα κάνετε όλα σε μία ώρα από το να κάνετε ένα ή δύο, και στη συνέχεια να κάνετε άλλες τρεις κλήσεις μία ώρα αργότερα και άλλες δύο μετά από 45 λεπτά.
• Κρατήστε τις εξερχόμενες τηλεφωνικές σας κλήσεις, ει δυνατόν. Εάν δεν πρόκειται να κάνετε μια γρήγορη κλήση, όταν καλέσετε κάποιον για πρώτη φορά, εισαγάγετε τον εαυτό σας, πείτε της για ποιο λόγο καλείτε και στη συνέχεια ρωτήστε τον αν είναι κατάλληλη η ώρα να μιλήσετε ή αν προτιμάτε να κλείσετε χρόνο για να το συζητήσετε . Τότε κανονίστε ότι θα την καλέσετε εκείνη τη στιγμή. Αυτό δεν μπορεί μόνο να σας εξοικονομήσει χρόνο επί τόπου, αλλά εξοικονομείτε χρόνο όταν καλείτε το άτομο πίσω, επειδή θα είστε και οι δύο έτοιμοι να συζητήσετε το ζήτημα που κάνατε αρχικά.
• Εάν είναι δυνατόν, πραγματοποιήστε τις εξερχόμενες τηλεφωνικές σας κλήσεις σε "prime time". Η έρευνα έδειξε ότι περισσότεροι άνθρωποι βρίσκονται στα γραφεία τους νωρίς το πρωί και μπορούν να φτάσουν μεταξύ 8 π.μ. και 11 μ.μ.