Πριν αγοράσετε ένα φωτοαντιγραφικό για το μικρό σας γραφείο ή το σπίτι σας

Παρόλο που η έννοια ενός γραφείου χωρίς χαρτί ακούγεται εξαιρετικά καταρχήν, η πραγματικότητα είναι ότι πολλές επιχειρήσεις μικρού ή οικιακού γραφείου (SOHO) εξακολουθούν να έχουν ανάγκη να αντιγράφουν τα έντυπα έγγραφα σε τακτική βάση.

Τα παλαιά αυτόνομα μηχανήματα αντιγραφής γραφείου έχουν σχεδόν εξαφανιστεί στην ψηφιακή εποχή, αντικαθίστανται από εκτυπωτές πολλαπλών λειτουργιών που συνδυάζουν τις λειτουργίες εκτύπωσης, αντιγραφής, σάρωσης και προαιρετικής αποστολής φαξ σε μία μόνο συσκευή. Τεχνικά ένας "φωτοαντιγραφέας" στους σημερινούς όρους είναι συνήθως ένας εκτυπωτής που διαθέτει μια ενσωματωμένη συσκευή σάρωσης έτσι ώστε ένα έγγραφο που μπορεί να αντιγραφεί μπορεί να σαρωθεί και να αναπαραχθεί από τον εκτυπωτή.

Όπως συμβαίνει με τα περισσότερα ηλεκτρονικά είδη, οι συσκευές φωτοαντιγραφικών συσκευών / εκτυπωτών συνεχίζουν να μειώνουν την τιμή τους, αλλά ακόμα έχουν περισσότερες δυνατότητες από ποτέ και η ευκολία της αντιγραφής μέσα από την οδήγηση σε ένα κατάστημα εκτύπωσης / αντιγραφής δεν μπορεί να χτυπηθεί.

Εδώ είναι οι βασικοί παράγοντες αγοράς για να σας βοηθήσουμε να επιλέξετε έναν εκτυπωτή / φωτοαντιγραφικό για το SOHO σας.

Μελάνι έναντι λέιζερ / LED

Για την αντιγραφή υψηλής ταχύτητας εγγράφων κειμένου, οι εκτυπωτές λέιζερ / LED είναι γενικά η καλύτερη επιλογή. Τα inkjets είναι ικανά να εκτυπώνουν σε πολύ υψηλότερες αναλύσεις και έτσι είναι πιο κατάλληλα για γραφικά και ειδικά για φωτογραφίες.

Κόστος

Όταν εξετάζετε το κόστος ενός εκτυπωτή / φωτοαντιγραφικού μηχανήματος, είναι σημαντικό να λαμβάνετε υπόψη το συνεχές κόστος των αναλωσίμων, εάν σχεδιάζετε να κάνετε περισσότερα από περιστασιακή εκτύπωση / αντιγραφή. Οι κατασκευαστές έχουν αλλάξει το κόψιμό τους τα τελευταία χρόνια και αντί να κάνουν κέρδη για την πώληση εκτυπωτών / φωτοαντιγραφικών μηχανών, τα πωλούν συχνά με κόστος (ή ακόμη και με ζημία) και αντί να κάνουν τεράστια περιθώρια κέρδους στην πώληση μελανιού και γραφίτη.

Πολλές μονάδες έρχονται τώρα με μελάνια / κασέτες γραφίτη που έχουν ενσωματωμένα μικροτσίπ που εμποδίζουν τη χρήση "ανεπίσημων" κασετών ή έχουν κασέτες γραφίτη "εκκίνησης" που έχουν το ήμισυ της κανονικής χωρητικότητας. Αυτό το πακέτο inkjet ή laser δεν φαίνεται τόσο φθηνό όταν έρχεται χρόνος να αντικατασταθεί η ακριβή μελάνη ή κασέτα γραφίτη.

Οι έγχρωμοι εκτυπωτές / φωτοαντιγραφικά μηχανήματα είναι ιδιαίτερα δαπανηροί για να λειτουργούν καθώς χρειάζονται 4 κασέτες (ασπρόμαυρο, κυανό, ματζέντα και κίτρινο). Χαρακτηριστικό είναι το κόστος αντικατάστασης των κασετών ψεκασμού / κασέτας γραφίτη να υπερβεί την τιμή αγοράς μιας ολόκληρης μονάδας, καθιστώντας τους εκτυπωτές κοινό κάτοικο των αποθηκών ανακύκλωσης ηλεκτρονικών ειδών και των χώρων υγειονομικής ταφής.

Ευτυχώς, οι περισσότερες κασέτες μελανιού και μερικές κασέτες γραφίτη μπορούν να ξαναγεμιστούν με πολύ χαμηλότερο κόστος - εταιρείες όπως η Costco προσφέρουν, για παράδειγμα, ανταλλακτικά inkjet μιας ώρας. Τα κιτ αναπλήρωσης είναι επίσης διαθέσιμα για τους τύπους do-it-yourself, αλλά η επαναπλήρωση των μελανιών inkjet ή των κασετών γραφίτη είναι βρώμικο και όχι για μηχανικά προβληματικά. Και μπορείτε να κάνετε τα δοχεία μελάνης για εκτυπωτές να διαρκούν περισσότερο με λίγη προσπάθεια.

Πριν αγοράσετε έναν εκτυπωτή / φωτοαντιγραφικό, βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει το δημοσιευμένο κόστος του κατασκευαστή ανά σελίδα.

Ενταση ΗΧΟΥ

Οι περισσότεροι εκτυπωτές / φωτοαντιγραφικά μικρού μεγέθους επιχειρήσεις δεν έχουν σχεδιαστεί για μεγάλη ένταση, επομένως ελέγξτε τη συνιστώμενη χρήση της μονάδας (σελίδες ανά μήνα). Η απόδοση ISO για τα μελάνια / κασέτες γραφίτη θα σας δώσει μια γενική ιδέα για το πόσο συχνά θα χρειαστεί αντικατάσταση των κασετών.

Σημειώστε ότι ακόμη και αν διαθέτετε εσωτερικό εκτυπωτή / φωτοαντιγραφικό εξοπλισμό, μπορεί να έχετε νόημα να χρησιμοποιείτε τοπικές ή σε απευθείας σύνδεση υπηρεσίες αντιγραφής / εκτύπωσης (όπως Staples ή UPS) για μεγαλύτερες εργασίες εκτύπωσης / αντιγραφής ή εκτύπωση ειδικών, όπως φυλλάδια. Με την τιμή των αναλωσίμων (όπως περιγράφεται παραπάνω), απλά δεν είναι οικονομικά αποδοτικό να εκτυπώνετε / αντιγράφετε μεγάλα ποσά σε λιγότερο ακριβούς εκτυπωτές / φωτοαντιγραφικά, ειδικά με έγχρωμα έγγραφα ή φωτογραφίες. Η αγορά ενός εκτυπωτή / φωτοαντιγραφικού με χαμηλότερο κόστος για βασικές ανάγκες και η ανάθεση μεγαλύτερων εργασιών εκτύπωσης / αντιγραφής είναι ένας ιδανικός συμβιβασμός για τις περισσότερες μικρές επιχειρήσεις - η απόρριψη 500 αντιτύπων ενός έγχρωμου επιχειρηματικού φυλλαδίου είναι μια δουλειά για ένα επαγγελματικό τυπογραφείο.

Διπλή εκτύπωση

Η εκτύπωση διπλής όψης είναι η δυνατότητα εκτύπωσης / αντιγραφής στις δύο πλευρές της σελίδας και είναι ένα ιδιαίτερα επιθυμητό χαρακτηριστικό. Εκτός από την εξοικονόμηση χαρτιού, είναι απαραίτητο για την παραγωγή επαγγελματικών αντιγράφων διπλής όψης εκτυπωμένου υλικού.

Συνδεσιμότητα

Για να χρησιμοποιήσετε το μηχάνημα ως εκτυπωτή, τόσο περισσότερες επιλογές σύνδεσης στη συσκευή τόσο καλύτερα. Εκτός από την άμεση σύνδεση USB με έναν υπολογιστή, οι περισσότεροι εκτυπωτές / φωτοαντιγραφικά έρχονται με δυνατότητα σύνδεσης στο δίκτυο - ενσύρματο, wi-fi ή και τα δύο. Εάν χρειάζεστε εκτύπωση από το cloud ή από κινητές συσκευές, βεβαιωθείτε ότι ο εκτυπωτής σας υποστηρίζει τεχνολογίες όπως το Google Cloud Print ή το Apple AirPrint.

Ασπρόμαυρο ή Χρώμα;

Η έγχρωμη αντιγραφή είναι πιο αργή και πιο ακριβή, αλλά μπορεί να είναι ένα χαρακτηριστικό που θέλετε να έχει ο εκτυπωτής / φωτοαντιγραφικό σας, εάν σκοπεύετε να δημιουργήσετε διαφημιστικά υλικά για τη μικρή επιχείρησή σας, όπως φυλλάδια ή αντίγραφα φωτογραφιών.

Ευελιξία μέσων

Καθώς ο κύριος λόγος για να αγοράσετε ένα φωτοαντιγραφικό για το μικρό σας γραφείο ή το γραφείο στο σπίτι σας είναι η ευκολία, θα θέλατε να είστε βέβαιοι να επιλέξετε ένα φωτοαντιγραφικό που να μπορεί να χειρίζεται μια ποικιλία μεγεθών χαρτιού και βάρη και άλλα μέσα, όπως διαφάνειες και κάρτες ευρετηρίου . Ψάξτε για φωτοαντιγραφικά που προσφέρουν επίπεδη αντιγραφή εάν ανησυχείτε για αντιγραφή από βιβλία ή αντιγραφή άλλων αντικειμένων που δεν θα χωρέσουν σε τροφοδότη φύλλων.

Χειρισμός χαρτιού

Ως άτομο μικρής επιχείρησης, έχετε καλύτερα πράγματα να κάνετε από το να ξαναγεμίζετε δίσκους χαρτιού ή να τροφοδοτείτε μεμονωμένα φύλλα μέσω εκτυπωτή / φωτοαντιγραφικής συσκευής. Εάν εκτυπώνετε / αντιγράφετε τακτικά αναζητήστε ένα μοντέλο με χωρητικότητα χαρτιού τουλάχιστον 250 φύλλων - ή περισσότερο. Θα θελήσετε επίσης σίγουρα έναν αυτόματο τροφοδότη εγγράφων που περιέχει τουλάχιστον 30 φύλλα.

Χρόνος απόκρισης

Οι εκτυπωτές / φωτοαντιγραφικά που δεν έχουν χρόνο προθέρμανσης είναι ιδανικοί για μικρά και οικιακά γραφεία, όπου το μηχάνημα μπορεί να παραμένει αδρανές για ώρες ή ημέρες. Οι υψηλές ταχύτητες εκτύπωσης / αντιγραφής είναι τέλειες, αλλά δεν θα σας εξοικονομήσουν χρόνο εάν πρέπει να περιμένετε λεπτά για να θερμανθεί η μονάδα κάθε φορά που βγαίνει από κατάσταση αναστολής λειτουργίας. Ορισμένοι εκτυπωτές / φωτοαντιγραφικά προσφέρουν τώρα ένα χρόνο αντιγραφής μικρότερο από 10 δευτερόλεπτα.