Πώς να διαμορφώσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Όταν στέλνετε μια ερώτηση για μια δουλειά ή υποβάλλετε αίτηση για δουλειά, είναι σημαντικό να μορφοποιήσετε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο επαγγελματικά όπως και οποιαδήποτε άλλη επιχειρησιακή επιστολή. Εξάλλου, όλοι - οι υπεύθυνοι προσλήψεων και οι διαχειριστές μίσθωσης που περιλαμβάνονται - λαμβάνουν πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Βεβαιωθείτε ότι τα μηνύματά σας ξεχωρίζουν εξαιτίας του περιεχομένου και όχι εξαιτίας πλαστών σφαλμάτων, κακής μορφοποίησης ή υπερβολικά απλής γλώσσας.

Χρησιμοποιήστε μια αναγνώσιμη γραμματοσειρά σε μέγεθος 10 ή 12 σημείων στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με την αναζήτηση εργασίας από μια επαγγελματική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - στην ιδανική περίπτωση, η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας πρέπει να περιλαμβάνει μόνο κάποιο συνδυασμό του ονόματος και της επωνυμίας σας ή του πρώτου και του επωνύμου σας. Δείτε τι πρέπει να συμπεριλάβετε κατά την αποστολή αλληλογραφίας αναζήτησης εργασίας και τη μορφή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να χρησιμοποιήσετε όταν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με την απασχόληση.

Θέμα Γραμμή

Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε μια γραμμή θέματος στο email σας.

Εάν ξεχάσετε να συμπεριλάβετε ένα, το μήνυμά σας πιθανότατα δεν πρόκειται να ανοίξει καν. Χρησιμοποιήστε τη γραμμή θέματος για να συνοψίσετε γιατί στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μερικά παραδείγματα ισχυρών θέσεων υποκειμένων:

• Αίτηση για συνεργάτη μάρκετινγκ - Jane Smith
• Ενημερωτικό αίτημα συνέντευξης
• Ευχαριστώ - Μάρκετινγκ Συνεργάτης Συνέντευξη
• Αναφέρεται από το [Όνομα του ατόμου] για [Ενημερωτική Συνέντευξη, Συζήτηση για το XYZ κ.λπ.]

Χαιρετισμός

Αν έχετε ένα πρόσωπο επικοινωνίας, απευθυνθείτε στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας στο Αγαπητέ κ. / Μ. Επίθετο. Εάν είναι δυνατόν, ανακαλύψτε το όνομα του διαχειριστή μίσθωσης. Αυτές οι πληροφορίες περιλαμβάνονται μερικές φορές στη λίστα εργασίας. Αν δεν συμβαίνει, χρησιμοποιήστε ιστότοπους όπως το LinkedIn για να προσδιορίσετε το άτομο επαφής ή για να ενημερωθείτε για τον ιστότοπο της εταιρείας.

Αν υπάρχει αριθμός επικοινωνίας, μπορείτε επίσης να καλέσετε τη ρεσεψιόν της εταιρείας και να δείτε αν ο ρεσεψιονίστ μπορεί να σας παράσχει πληροφορίες.

Ελέγξτε επίσης το δικό σας δίκτυο: Γνωρίζετε κάποιον που εργάζεται στην εταιρεία και μπορεί να μοιραστεί περισσότερες πληροφορίες;

Εάν δεν έχετε το όνομα του ατόμου επικοινωνίας, απλά απευθυνθείτε στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο στη διεύθυνση Dear Hiring Manager. Μια άλλη επιλογή είναι να μην συμπεριλάβετε μια χαιρετισμό και απλά να ξεκινήσετε με την πρώτη παράγραφο του μηνύματός σας.

Το Σώμα του Μήνυμα

Αντιγράψτε και επικολλήστε την συνοδευτική σας επιστολή στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή γράψτε τη συνοδευτική επιστολή στο σώμα ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν η δημοσίευση εργασίας σας ζητά να στείλετε το βιογραφικό σας ως συνημμένο, στείλτε το βιογραφικό σας ως έγγραφο PDF ή Word. Όταν ρωτάτε σχετικά με τις διαθέσιμες θέσεις ή τη δικτύωση, να είστε σαφείς σχετικά με το γιατί γράφετε και το σκοπό του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Διαμορφώστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας

Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα πρέπει να μορφοποιηθεί όπως ένα τυπικό επιχειρησιακό γράμμα, με διαστήματα μεταξύ των παραγράφων και χωρίς τυπογραφικά ή γραμματικά λάθη. Μην συγχέετε το μήκος για την ποιότητα - κρατήστε το email σας σύντομο και μέχρι το σημείο. Αποφύγετε υπερβολικά περίπλοκες ή μακρές προτάσεις. Διευκολύνετε τους παραλήπτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να πραγματοποιούν γρήγορη σάρωση μέσω του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να γνωρίζουν γιατί στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Εγγράψου το, όπως θα κάνατε και οποιαδήποτε άλλη αλληλογραφία. Εάν ανησυχείτε πραγματικά για τυπογραφικά λάθη, σκεφτείτε να εκτυπώσετε το σχέδιο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Συχνά, είναι ευκολότερο να εντοπίζετε τυπογραφικά λάθη και γραμματικά σφάλματα σε ένα αντίγραφο αντί της ανασκόπησης σε μια οθόνη. Ελέγξτε το πρότυπο μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το δείγμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρακάτω, για να δείτε πώς πρέπει να φαίνεται το μήνυμά σας.

Συμπεριλάβετε μια υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Είναι σημαντικό να δημιουργήσετε μια υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να συμπεριλάβετε την υπογραφή σας με κάθε μήνυμα που στέλνετε.Συμπεριλάβετε το πλήρες όνομά σας, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και τον αριθμό τηλεφώνου σας στην υπογραφή σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οπότε ο διαχειριστής προσλήψεων μπορεί να δει με μια ματιά πώς να επικοινωνήσει μαζί σας. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε μια σύνδεση με τη σελίδα ή την ιστοσελίδα του προφίλ LinkedIn, έτσι ώστε οι υπεύθυνοι προσλήψεων και οι διαχειριστές μίσθωσης να μπορούν εύκολα να ανακαλύψουν περισσότερες πληροφορίες για εσάς.

Μην ξεχάσετε τα συνημμένα

Η αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αναζήτησης εργασίας περιλαμβάνει συχνά την επισύναψη αρχείων, ένα βιογραφικό σημείωμα, ένα χαρτοφυλάκιο ή άλλο δείγμα εργασίας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επαληθεύσει ότι έχετε συνδέσει όλα τα αρχεία που αναφέρονται στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας πριν πατήσετε το κουμπί "αποστολή".

Πρότυπο μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Το παρακάτω πρότυπο μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνει τις πληροφορίες που πρέπει να συμπεριλάβετε στα μηνύματα email που στέλνετε κατά την αναζήτηση εργασίας. Χρησιμοποιήστε το πρότυπο ως κατευθυντήρια γραμμή για να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για αποστολή στους εργοδότες και τις συνδέσεις.

Θέμα Γραμμή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Θέση διαχειριστή καταστήματος - Το όνομά σας

Μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

Χαιρετισμός:

Αγαπητέ κ. / Μ. Επώνυμο ή αγαπητέ υπεύθυνος πρόσληψης,

Πρώτη παράγραφος:

Η πρώτη παράγραφος της επιστολής σας πρέπει να περιλαμβάνει πληροφορίες για το λόγο που γράφετε. Να είστε σαφής και άμεσος - εάν κάνετε αίτηση για δουλειά, αναφέρετε τον τίτλο εργασίας. Εάν θέλετε μια ενημερωτική συνέντευξη, δηλώστε ότι στις εισαγωγικές προτάσεις σας.

Μέση παράγραφος:

Η επόμενη ενότητα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να περιγράφει τι πρέπει να προσφέρετε στον εργοδότη ή εάν γράφετε για να ζητήσετε βοήθεια, τι είδους βοήθεια επιθυμείτε.

Τελική παράγραφος:

Συμπληρώστε την συνοδευτική επιστολή σας, ευχαριστώντας τον εργοδότη για το γεγονός ότι σκεφτήκατε για τη θέση ή τη σύνδεσή σας για βοήθεια στην αναζήτηση εργασίας σας.

Υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ονομα επίθετο

Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Τηλέφωνο

Προφίλ LinkedIn (προαιρετικό)

Επαγγελματικό παράδειγμα μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Θέμα: Επικεφαλής Θέσης Σχολής - Το όνομά σας

Αγαπητέ κ. / Μ./Δρ. Επίθετο,

Γράφω σήμερα για να ρωτήσω για τη δυνατότητα υποβολής αίτησης για θέση καθηγητή διδασκαλίας στο πανεπιστήμιο. Αυτό το καλοκαίρι θα μετακομίσω στην περιοχή σας. Μου δόθηκε το όνομά σου από τον Δρ Νέλσον, ο οποίος ήταν ένας από τους καθηγητές μου στο Πανεπιστήμιο των Βόρειων Σφαγών.

Έχω ένα μεταπτυχιακό δίπλωμα στις Αυτόχθονες Σπουδές από το Πανεπιστήμιο Βόρειας Σφαίρας και βοήθησα με διάφορες τάξεις ενώ τελείωσα το πτυχίο μου.

Επιπλέον, ενδιαφέρομαι να μάθω περισσότερα για το Ph.D. πρόγραμμα στην ιστορία της Βόρειας Αμερικής. Ίσως μπορούμε να προγραμματίσουμε μια συνάντηση για να μπορέσω να μάθω περισσότερα για το πρόγραμμα.

Έχω επισυνάψει το βιογραφικό μου για την εξέταση σας. Σας ευχαριστώ για το χρόνο σας και ελπίζω να σας ακούσω σύντομα.

Ονομα επίθετο

Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Τηλέφωνο

Προφίλ LinkedIn (προαιρετικό)