Πώς να απαντήσετε αποτελεσματικά στην αίτηση υποβολής προτάσεων (RFP)

01 Κατανοείτε ποιες υπηρεσίες απαιτούνται;

Πρέπει να κατανοήσετε και να απαντήσετε πλήρως στις ανησυχίες και τις προσδοκίες του πελάτη σας. Θυμηθείτε ότι δεν μπορείτε να απαντήσετε με τον ίδιο τρόπο που έλαβε κάθε Αίτηση Υποβολής Προτάσεων. Φροντίστε να δώσετε έμφαση σε αυτό που θέλει ο πελάτης και πώς μπορείτε να το προσφέρετε στον πελάτη.



02 Ποιο είναι το πρόβλημα που λύνεται;

Εάν εκδοθεί Αίτηση για Πρόταση, τότε συμβαίνει κάποιο πρόβλημα. Πρέπει να αξιολογήσετε τη μέθοδο που θα χρησιμοποιήσετε για να λύσετε ή να αντιμετωπίσετε το πρόβλημα. Παρουσιάστε τις δεξιότητες, τους πόρους και τις διαθέσιμες μεθοδολογίες που θα χρησιμοποιήσετε για την επίλυση του προβλήματος. Συγκεντρώστε ένα σχέδιο που εξηγεί πώς θα ανταποκριθείτε στον στόχο του πελάτη και θα κάνετε αυτή την προτεραιότητα όταν απαντάτε στο RFP.

03 Καθιέρωση και αναγνώριση των προτεραιοτήτων του πελάτη

Οι περισσότεροι οργανισμοί που εκδίδουν Αίτηση Υποβολής Προτάσεων έχουν συγκεκριμένες απαιτήσεις που πρέπει να πληρούνται, ξεκινώντας από τον σημαντικότερο παράγοντα. Αξιολογήστε τον εαυτό σας και καθορίστε πόσο βάρος δίνετε σε αυτόν τον συγκεκριμένο παράγοντα στην απάντησή σας. Να παρουσιάσετε έναν σαφή και συνοπτικό τρόπο αντιμετώπισης αυτού του σημαντικού παράγοντα.

04 Πεδίο εφαρμογής

Η κατανόηση του πεδίου εφαρμογής του έργου θα σας επιτρέψει να προετοιμάσετε την καλύτερη ομάδα, τους πόρους και το χρονοδιάγραμμα που χρειάζεται για να αντιμετωπίσετε το ζήτημα. Το πεδίο εφαρμογής πρέπει να οριστεί από τον πελάτη και πρέπει να αντιμετωπιστεί στο RFP με πόρους, logistics, ιδέες και να παρέχει προηγούμενες εμπειρίες σχετικά με το πώς η εταιρεία σας έχει να αντιμετωπίσει αυτό.

05 Προσδοκίες πελάτη

Μην δημιουργείτε ιδεαλιστικά σενάρια με απίθανες λύσεις και μεθοδολογίες, προετοιμάζετε πραγματικές λύσεις, αληθινά μέλη της ομάδας και απαντάτε με συγκεκριμένες λύσεις και αντιμετωπίζετε, αν είναι διαθέσιμα, τα τρέχοντα ζητήματα που επιλύονται. Ένα χρονοδιάγραμμα πρέπει να αποτελεί μέρος της απάντησής σας στο RFP και πρέπει να περιλαμβάνει τις προσδοκίες για το πότε να ξεκινήσει, τι να κάνει όταν έχει οριστεί να ολοκληρωθεί και ακόμη και πώς να παρουσιάσει τις προσωρινές λύσεις εάν χρειαστεί.

06 Δύο είναι καλύτερα από ένα

Προσπαθήστε να παρουσιάσετε εναλλακτικούς τρόπους επίλυσης του προβλήματος. Παρουσιάζοντας πολλές εναλλακτικές επιλογές, θα επιτρέψετε στον πελάτη να πιστεύει ότι έχετε μεγάλη εμπειρία και ότι μπορείτε να αντιμετωπίσετε απροσδόκητες συνθήκες που προκύπτουν από το τρέχον πρόβλημα. Καταχωρίστε τις επιλογές σας, εκτός και αν έχετε εντολή για κάτι διαφορετικό, έτσι ώστε ο πελάτης να μπορεί να απαντήσει σε πολλαπλές επιλογές επιλογής.



07 Ανθρώπινο Δυναμικό - Διδάγματα

Παρουσιάστε συγκεκριμένα παραδείγματα προηγούμενων εμπειριών. εντοπίστε παρόμοιες λύσεις και παρόμοια προβλήματα στα οποία έχετε εργαστεί. Θα αυξήσει την πίστη σε εσάς και θα σας μετατρέψει σε έναν από τους φιναλίστ. Δώστε την ομάδα σας μαζί, θυμηθείτε ότι μιλάμε για την ομάδα που θα συμμετάσχει στο έργο και να τους εξηγήσει πώς θα ξεπεράσουν τα κοινά προβλήματα.

08 Δεν είσαι ο μόνος

Εκτός από την απάντηση στον πελάτη, πρέπει επίσης να εξουδετερώσετε τον αντίπαλό σας.Μην νομίζετε ότι είστε ο μόνος που απαντά στην πρόταση. Παρουσιάστε πραγματικές ιδέες για το πλεονέκτημα της επιλογής σας σε σχέση με τις άλλες επιχειρήσεις. Επισημάνετε τις δυνάμεις σας και προσπαθήστε να ελαχιστοποιήσετε την αδυναμία σας. Αποφύγετε σε όλα τα μέσα να μιλήσετε για τους ανταγωνιστές σας, θυμηθείτε ότι είναι όλα σχετικά με εσάς.

09 Προστιθέμενη αξία

Παρουσιάστε στον πελάτη ευρύτερες εναλλακτικές λύσεις που θα συμπληρώσουν το συγκεκριμένο ζήτημα της υποβολής προτάσεων. Προτείνετε άλλα πράγματα και ενέργειες που θα αντιπροσωπεύουν προστιθέμενη εξοικονόμηση στον πελάτη. Αναφέρετε τις εναλλακτικές λύσεις τεχνικής αξίας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ή πώς να εξοικονομήσετε χρήματα στους πελάτες σας, αλλά εξακολουθείτε να επιλύετε το πρόβλημα που αναφέρεται στο RFP.

10 Ομάδα

Συμπεριλάβετε βασικούς ανθρώπους με εμπειρία που εργάζεται σε παρόμοια έργα. Χρησιμοποιήστε τα μέλη της ομάδας με εξωσχολικές δραστηριότητες, εκπαίδευση και άλλες εκπαιδευτικές εμπειρίες. Παρουσιάστε ένα οργανικό διάγραμμα για τους πόρους, τον χρόνο που αφιερώνεται στο έργο, πότε θα συμμετάσχουν και πότε θα αφαιρεθούν οι πόροι από το έργο.

11 Χρονικό πλαίσιο

Παρουσιάστε το χρονοδιάγραμμα και τα ειδικά χρονοδιαγράμματα για το πώς θα επιλυθεί το πρόβλημα ή πώς θα διαρκέσει η διαδικασία εφαρμογής. Ένα πρόγραμμα P6 ή MS Project θα αποδείξει την κατανόησή σας για το έργο, και εάν οι πόροι του φορτωθούν, ακόμα καλύτερα.

12 Παρέχετε αναφορές

Προσδιορίστε παρόμοιους οργανισμούς με παρόμοια προβλήματα που έχετε εργαστεί και ποιο είδος λύσεων και προβλημάτων αντιμετωπίσατε. Καταχωρίστε τους παίκτες κλειδιών επαφής, το μέγεθος του έργου, τα χρονοδιαγράμματα, το κόστος και τα προβλήματα που αντιμετωπίζουν όταν αντιμετωπίζετε παρόμοια προβλήματα με άλλους πελάτες.