Πώς να αναπτύξετε μια διαδικασία υποβολής προτάσεων υποτροφιών

01 Καθορισμός προτεραιοτήτων χρηματοδότησης

Ο οργανισμός σας θα πρέπει να προσδιορίζει σε ετήσια βάση ποιες είναι οι ανάγκες σας για χρηματοδότηση για το εγγύς μέλλον. Θα έχετε όλα τα προγράμματα και τις δραστηριότητες που λειτουργείτε σήμερα, καθώς και ιδέες για νέα προγράμματα ή την επέκταση των υπαρχόντων.

Κάθε δραστηριότητα ή πρόγραμμα θα έχει πηγή χρηματοδότησης ή ομάδα πηγών, όπως οι τρέχουσες επιδοτήσεις, το ετήσιο ταμείο, οι πωλήσεις προϊόντων, τα έξοδα εισόδου κλπ.

Σε αυτό το σημείο, θα προσδιορίσετε τα σχέδια ή τα έργα που είναι πιθανό να μεταφραστούν καλά στις προτάσεις επιδοτήσεων και να ξεκινήσει η διαδικασία ανάπτυξης τους.

02 Προετοιμασία σχεδίου πρότασης επιχορήγησης

Πριν προχωρήσετε πολύ περισσότερο, συνθέστε ένα σχέδιο πρότασης επιχορήγησης για ένα από τα έργα ή τα προγράμματα που έχετε εντοπίσει ως υποψήφια για χρηματοδότηση. Σε αυτό το στάδιο, θα συγκεντρώσετε τις λεπτομερείς γενικές πληροφορίες που χρειάζεστε, θα αποφασίσετε ποιος θα γράψει την πρόταση και θα συντάξει τα βασικά στοιχεία της πρότασης επιδότησης, όπως:

• την εκτελεστική σύνοψη
• δήλωση ανάγκης
• Περιγραφή Έργου
• προϋπολογισμός
• οργανωτικές πληροφορίες

03 Εύρεση πιθανών χρηματοδοτών για την πρόταση υποτροφιών σας

Με ένα σχέδιο της πρότασης επιχορήγησης στο χέρι, μπορείτε να αναζητήσετε τους κατάλληλους χρηματοδότες. Αναπτύξτε μια λίστα κριτηρίων, ώστε να μπορείτε να βρείτε χρηματοδότες που ταιριάζουν με την πρότασή σας. Θα θέλατε να εντοπίσετε τους χρηματοδότες που ενδιαφέρονται για τη συγκεκριμένη τοποθεσία σας, τον τομέα του προγράμματος στον οποίο εργάζεστε (εκπαίδευση, φτώχεια, υγεία) και χρηματοδότες που επιθυμούν να παρέχουν το ποσό των κονδυλίων που θα χρειαστεί το έργο σας. Αναπτύξτε έναν ευρύ κατάλογο των πιθανών χρηματοδότες και, στη συνέχεια, καταγράψτε τις σε αυτές που ταιριάζουν καλύτερα στις ανάγκες σας.

04 Επικοινωνία και καλλιέργεια πιθανών χρηματοδοτών για την πρόταση υποτροφιών σας

Δεν είναι σωστό να αρχίσετε να ρίχνετε προτάσεις στο ταχυδρομείο ή να συμπληρώνετε ηλεκτρονικές αιτήσεις επιδότησης. Θα εξοικονομήσετε πολύ χρόνο και λάθος εάν κάνετε μια κλήση ή στείλετε μήνυμα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο ίδρυμα και μιλήστε με έναν υπεύθυνο προγράμματος.

Εν συντομία, εξηγήστε το σχέδιό σας και ρωτήστε αν ανταποκρίνεται στα συμφέροντα του ιδρύματος. Αυτή η έρευνα μπορεί να οδηγήσει σε απροσδόκητες πληροφορίες ή απλά να σας προειδοποιήσει ότι αυτό το συγκεκριμένο ίδρυμα δεν είναι μια καλή αντιστοιχία για την πρότασή σας επιχορήγησης.

Μπορεί να διαπιστώσετε ότι τα συμφέροντα του ιδρύματος αξίζει να σκεφτείτε για ένα μελλοντικό έργο και πρόταση.

05 Συσκευασία της πρότασης επιχορήγησης

Μόλις διαπιστώσετε ότι η πρότασή σας είναι ένας αγώνας για έναν συγκεκριμένο χρηματοδότη, προσαρμόστε τη βασική σας πρόταση στις προτεραιότητες του χρηματοδότη.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε κατανοήσει τις οδηγίες του χρηματοδότη για τις προτάσεις επιχορήγησης και ότι τις ακολουθείτε. Προσθέστε μια συνοδευτική επιστολή και όλα τα συνοδευτικά έγγραφα των αιτημάτων του χρηματοδότη.Βεβαιωθείτε ότι η πρόταση είναι ακριβής και εύκολη στην ανάγνωση.

06 Ανταποκρινόμενοι στην αποδοχή ή την απόρριψη της πρότασης επιχορήγησης

Εάν η πρόταση υποτροφίας σας γίνει δεκτή, αναλάβετε την ευθύνη για την παρακολούθηση. Η άμεση παρακολούθηση θα είναι σημαντική για τη συνεχή σχέση σας με τον χρηματοδότη.

Φροντίστε το έγγραφο συμφωνίας ή σύμβαση ASAP. Ζητήστε από τον πρόεδρο του διοικητικού συμβουλίου ή τον ΕΔ σας προσωπική ευχαριστία. Προγραμματισμός ενημερώσεων και αναφορών. Αναπτύξτε μια σχέση που θα αντέξει.

Εάν η πρόταση επιχορήγησης σας απορριφθεί, απαντήστε ευγενικά. Επικοινωνήστε με τον χρηματοδότη για να σας ρωτήσω αν ενδέχεται να προσπαθήσετε να υποβάλετε ξανά με τις κατάλληλες αλλαγές ή αν μπορεί να ενδιαφέρεστε αργότερα για ένα διαφορετικό έργο.

Μην παραπονεθείτε ποτέ. Ποτέ μην καλέσετε μέλος του διοικητικού συμβουλίου. Μην γίνετε παράσιτο. Μη καίνε αυτή τη γέφυρα. Ίσως χρειαστείτε αργότερα.