Αίτηση υποβολής προτάσεων (RFP)

Όταν έχει καθοριστεί μια πολύπλοκη επιχειρηματική απαίτηση, μια επιχείρηση είναι έτοιμη να βρει έναν πωλητή για να εκπληρώσει τις απαιτήσεις. Το πρώτο βήμα για την εύρεση ενός πωλητή είναι η δημιουργία και η αποστολή μιας Αίτησης για Πρόταση (RFP). Το έγγραφο RFP θα πρέπει να περιέχει λεπτομερώς κάθε πτυχή των επιχειρηματικών απαιτήσεων και τι χρειάζεται η εταιρεία από έναν δυνητικό πωλητή για να εκπληρώσει τις απαιτήσεις που καθορίζονται στο RFP. Ο πωλητής θα καταρτίσει προσφορά με βάση την κατανόησή του για τις απαιτήσεις που καθορίζονται στην RFP και οι ανταγωνιστικές προσφορές θα αξιολογηθούν για να παράγουν είτε την επιλογή του νικητή πωλητή είτε έναν σύντομο κατάλογο των πωλητών που θα παραδώσουν στη συνέχεια παρουσιάσεις στην εταιρεία .

Καθορισμός της αίτησης υποβολής προτάσεων

Το έγγραφο RFP είναι ζωτικής σημασίας για την απόκτηση ενός πωλητή που μπορεί να εκπληρώσει τις επιχειρηματικές απαιτήσεις ενός πελάτη. Εάν το έγγραφο είναι λανθασμένο, είτε λόγω αμφιλεγόμενων απαιτήσεων, ελλείψεων απαιτήσεων ή αδικαιολόγητων απαιτήσεων στον πωλητή, τότε η διαδικασία RFP θα οδηγήσει σε ελλιπείς προσφορές ή, σε ορισμένες περιπτώσεις, καμία προσφορά καθόλου. Οι προμηθευτές δεν υποχρεούνται να υποβάλλουν προσφορές σε κάθε RFP που λαμβάνουν και ακόμη και αν μπορούν να εκπληρώσουν τις απαιτήσεις RFP, ενδέχεται να μην έχουν την ικανότητα έγκαιρης παράδοσης των απαιτήσεων.

Το τελευταίο βρίσκεται συχνά όταν ένας πελάτης στέλνει RFP σε μικρότερους πωλητές οι οποίοι μπορεί να είναι ηγέτες στον τομέα τους αλλά δεν έχουν τα μέσα ή την ικανότητα να ικανοποιήσουν τις ανάγκες του πελάτη.

Κάθε RFP θα είναι διαφορετικό με βάση τις απαιτήσεις που έχουν καθοριστεί και τις συγκεκριμένες ανάγκες του πελάτη. Ακόμη και στην ίδια εταιρεία, ένα έγγραφο RFP μπορεί να διαφέρει ως προς την εστίαση ανάλογα με τις βασικές απαιτήσεις. Για ορισμένα RFP, η εστίαση μπορεί να είναι στην τιμή, ενώ άλλα μπορεί να επικεντρωθούν στους χρόνους παράδοσης ή στις απαιτήσεις ποιότητας για τα στοιχεία που χρειάζονται.

Ειδικά χαρακτηριστικά του εγγράφου RFP

Υπάρχουν ορισμένα χαρακτηριστικά του εγγράφου RFP που απαιτούνται. Για παράδειγμα, κάθε RFP πρέπει να έχει συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα κατά την οποία ο πελάτης απαιτεί από όλους τους δυνητικούς προμηθευτές να έχουν υποβάλει προσφορά. Εάν οι προσφορές υποβληθούν μετά την ημερομηνία αυτή, πρέπει να απορριφθούν. Εάν ο πωλητής δεν μπορεί να υποβάλει έγκαιρα μια προσφορά, τότε αυτό θα μπορούσε να υποδεικνύει ένα πιθανό πρόβλημα με τον οργανισμό και ίσως και τις ανησυχίες σχετικά με την παράδοση.

Ωστόσο, ο πελάτης πρέπει να δώσει στους πωλητές επαρκή χρόνο για να υποβάλουν προσφορά. Εάν οι απαιτήσεις είναι ιδιαίτερα περίπλοκες, οι πωλητές μπορεί να χρειαστεί να συγκεντρώσουν μια ομάδα απαντήσεων για να καταργήσουν τις απαιτήσεις σε περιοχές που μπορούν να καταλάβουν και στη συνέχεια να συγκεντρώσουν μια προσφορά. Εάν ο χρονοδιάγραμμα που ορίζεται στο RFP είναι πολύ σύντομος, οι απαντήσεις μπορεί να βιαστούν και οι πωλητές μπορεί να μαντεύονται για την πολυπλοκότητα του έργου, αντί να την κατανοούν πλήρως. Αυτό θα οδηγήσει σε ανακριβείς προσφορές και σε χαμένη διαδικασία RFP.

Το έγγραφο RFP θα πρέπει να υποδεικνύει τη διαδικασία, εάν οι προμηθευτές έχουν επιπλέον ερωτήσεις σχετικά με τις απαιτήσεις που καθορίζονται στο RFP. Οι πωλητές δεν θα πρέπει να έχουν τη δυνατότητα να καλέσουν τον πελάτη, καθώς αυτό μπορεί να οδηγήσει σε έναν προμηθευτή να του παρασχεθούν πρόσθετες πληροφορίες που να του προσφέρουν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Είναι καλύτερο να οργανώσετε μια κλήση διάσκεψης έτσι ώστε οι εκπρόσωποι κάθε πωλητή να μπορούν να ρωτήσουν και να ακούσουν τις ερωτήσεις που απευθύνονται στον πελάτη. Αυτό εξασφαλίζει μια δίκαιη διαδικασία υποβολής προσφορών.

Ένα έγγραφο RFP πρέπει επίσης να καθορίζει με σαφήνεια τη μορφή της απάντησης RFP των προμηθευτών. Αν αυτό δεν έχει καθοριστεί σαφώς, θα σταλούν απαντήσεις που είναι σε διαφορετικές μορφές και θα ήταν αδύνατο να συγκριθούν οι προσφορές του πωλητή. Η μορφή απάντησης θα πρέπει να προσδιορίζει τι απαιτείται από τον πωλητή σε κάθε ενότητα, όπως παραπομπές, βιογραφικά των πιθανών μελών της ομάδας, έγγραφο με τους προμηθευτές που κατανοεί τις απαιτήσεις και μορφή για την τιμολόγηση. Εάν κάθε πωλητής συμμορφωθεί με τη σωστή μορφή απάντησης, θα γίνει ευκολότερη η σύγκριση των προσφορών.