Πώς να διατηρήσετε ένα αρχείο καταγραφής CRA για τα οχήματα

Αν έχετε χρησιμοποιήσει ένα ή περισσότερα από τα οχήματά σας για να κερδίσετε έσοδα από τις επιχειρήσεις κατά τη διάρκεια του προηγούμενου έτους, μπορείτε να διεκδικήσετε τα σχετικά έξοδα ως επιχειρηματικό έξοδο στον φόρο εισοδήματός σας στις Η.Π.Α. και τον Καναδά χρησιμοποιώντας ένα αρχείο καταγραφής χιλιομέτρων. Αλλά όπως πάντα, αν θέλετε να αφαιρέσετε αυτές τις δαπάνες, θα πρέπει να είστε σε θέση να τεκμηριώσετε την αξίωσή σας με αποδεικτικά στοιχεία με τη μορφή ενός βιβλίου ημερολογίου μιλίων αυτοκινήτου.

Πώς να διατηρήσετε ένα αρχείο καταγραφής μιλίων

Τόσο η υπηρεσία εσωτερικού εισοδήματος όσο και η υπηρεσία εισοδήματος του Καναδά (CRA) δηλώνουν ότι η τήρηση ενός ακριβούς ημερολογίου επαγγελματικών ταξιδιών που διατηρείται για ένα ολόκληρο έτος είναι η καλύτερη απόδειξη που μπορείτε να έχετε για να υποστηρίξετε τους ισχυρισμούς σας για τα έξοδα αυτοκινήτων.

Οι ακόλουθες πληροφορίες πρέπει να καταγράφονται στο ημερολόγιο κάθε φορά που το όχημα χρησιμοποιείται για επαγγελματικούς σκοπούς:

• η ημερομηνία,
• το σημείο εκκίνησης,
• ο προορισμός,
• ο σκοπός του ταξιδιού σας?
• το χιλιομετρημένο όχημα,
• το όχημα που τελειώνει χιλιόμετρα,
• τα συνολικά μίλια (ή τα χιλιόμετρα στον Καναδά).

Δείγμα καταγραφής διανυθέντων χιλιομέτρων

Τα βιβλία ημερολογίων μιλίων είναι συνήθως διαθέσιμα σε καταστήματα εφοδιασμού γραφείου ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ακόλουθο πρότυπο το οποίο μπορεί να αντιγραφεί σε ένα έγγραφο γραφείου Word, Excel ή παρόμοιο έγγραφο επιλέγοντας το κείμενο και χρησιμοποιώντας την αντιγραφή / επικόλληση (χρησιμοποιώντας Windows, περιγράψτε το κείμενο που θα επιλεγεί με το ποντίκι και πατήστε CTRL-C για αντιγραφή και CTRL-V για επικόλληση).

Απολογισμός διανυόμενου χιλιομέτρου / εξόδων οχημάτων Έτος _____ Οδόμετρο 1 Ιανουαρίου _____

Ημερομηνία	Εκκίνηση μίλια	Τέλος χιλιομέτρων	Συνολικό χιλιόμετρο	Επιχειρηματικός Σκοπός	Πάρκο $	Διόδια $	Άλλα $

Αυτόματη παρακολούθηση χιλιομέτρων

Η μη αυτόματη εισαγωγή πληροφοριών ταξιδιού σε ένα βιβλίο ημερολογίου είναι κουραστική, ιδιαίτερα αν κάνετε πολλά επαγγελματικά ταξίδια.

Ευτυχώς υπάρχουν διαθέσιμες πολλές εφαρμογές παρακολούθησης διανυθέντων χιλιομέτρων για τα smartphones της Apple και του Android που χρησιμοποιούν τα τηλέφωνα GPS για να παρακολουθούν όλα τα μίλια / χιλιόμετρο που κινούνται για επιχειρηματικούς σκοπούς. Για μια μικρή μηνιαία αμοιβή, η εφαρμογή θα καταγράψει τις πληροφορίες επαγγελματικού ταξιδιού σας και θα σας επιτρέψει να κατεβάσετε μια συνοπτική παρουσίαση της απόδειξης παραλαβής από το χιλιομετρητή.

Μερικές από τις πιο δημοφιλείς εφαρμογές παρακολούθησης χιλιομέτρων περιλαμβάνουν:

• MileIQ (IOS και Android)
• Μητρώο δαπανών μιλίων (μόνο IOS)
• TripLog (IOS και Android)
• QuickBooks (η παρακολούθηση διανυθέντων χιλιομέτρων περιλαμβάνεται στο QuickBooks Self-Employed)

Επαγγελματική Χρήση σε Versus Προσωπική

Τόσο η IRS όσο και η CRA είναι προσεκτικοί σχετικά με τις υπερβολικές αξιώσεις για επαγγελματική χρήση προσωπικών οχημάτων - η διεκδίκηση του μεγαλύτερου μέρους ή του συνόλου των οχημάτων σας για επαγγελματική χρήση είναι ένας σίγουρος τρόπος για να προσελκύσετε επιπλέον έλεγχο από τις φορολογικές αρχές και έναν πιθανό έλεγχο. (Δείτε 10 κόκκινες σημαίες που θα ελέγξουν την καναδική επιχείρησή σας για μικρές επιχειρήσεις.)

Επομένως, όταν έρχεται χρόνος να διεκδικήσετε τα επαγγελματικά σας έξοδα, θα πρέπει να γνωρίζετε πόσες χιλιόμετρα ή χιλιόμετρα που δεν σχετίζονται με τις επιχειρήσεις και ο ευκολότερος τρόπος να το κάνετε είναι να υπολογίσετε πόσα συνολικά μίλια ή χιλιόμετρα έχετε οδηγώντας στη διάρκεια του έτους, συγκρίνοντας την ανάγνωση του οδομέτρου του οχήματός σας στο τέλος του φορολογικού έτους με αυτό που ήταν στην αρχή του έτους.

Στη συνέχεια, μόλις έχετε τα δεδομένα σας για το έτος, για να υπολογίσετε τα δικά σας έξοδα για αυτοκίνητα, πρέπει να υπολογίσετε όλα τα μίλια / χιλιόμετρα που έχετε οδηγήσει για επαγγελματική χρήση κατά τη διάρκεια του έτους. Η προσωπική σας χρήση είναι τότε το συνολικό χιλιόμετρο για το έτος μείον τις χιλιόμετρα για τις επιχειρήσεις.

Επιχειρησιακή χρήση σε σχέση με το προσωπικό για τους υπαλλήλους

Οι εργαζόμενοι που χρησιμοποιούν εταιρικά οχήματα πρέπει επίσης να παρακολουθούν τις διανυθείσες χιλιόμετρα για επιχειρησιακούς σκοπούς σε σύγκριση με τις χιλιόμετρα προσωπικής χρήσης.Τα χιλιόμετρα που οδηγούνται για προσωπικούς λόγους είναι μια φορολογητέα παροχή που πρέπει να συμπεριληφθεί στο εισόδημα των εργαζομένων. Σημειώστε ότι τα χιλιόμετρα που οδηγούνται προς και από έναν κανονικό τόπο απασχόλησης (εκτός του σημείου κλήσης) θεωρούνται ότι μετακινούνται και ταξινομούνται ως προσωπική χρήση.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε μια σαφή πολιτική για την προσωπική χρήση εταιρικών οχημάτων, όπως:

• ποιος μπορεί να οδηγήσει το όχημα (π.χ. εργαζόμενος, σύζυγος κ.λπ.)
• τι είναι επιτρεπτό για προσωπική χρήση - για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας ένα φορτηγό της εταιρείας για να σύρει ένα τροχόσπιτο ή μια βάρκα
• πώς να διατηρήσετε ακριβή αρχεία χιλιομέτρων

Καλές ειδήσεις για καναδούς φορολογούμενους - Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα απλοποιημένο CRA διανυθέν χιλιόμετρο ως απόδειξη

Το γραφείο εσόδων του Καναδά επιτρέπει τώρα στους μικρούς επιχειρηματίες να περιορίσουν την τήρηση αρχείων στο ημερολόγιο και να χρησιμοποιήσουν ένα ημερολόγιο δειγματοληψίας τριών μηνών για την εξαγωγή της επιχειρησιακής χρήσης για ολόκληρο το έτος.

Για να χρησιμοποιήσετε ένα απλοποιημένο ημερολόγιο:

• Πρέπει να έχετε διατηρήσει προηγουμένως ένα ημερολόγιο χιλιομέτρων για ένα πλήρες έτος για να καθορίσετε την επαγγελματική χρήση ενός οχήματος από το έτος βάσης.
• Πρέπει να έχετε φυλάξει αυτό το ημερολόγιο για ένα ολόκληρο έτος το 2009 ή ένα μεταγενέστερο έτος.
• Η επαγγελματική σας χρήση του οχήματός σας για το έτος που χρησιμοποιείτε το απλοποιημένο ημερολόγιο πρέπει να είναι εντός 10% των αποτελεσμάτων της επαγγελματικής σας χρήσης του οχήματός σας που καταγράψατε για το έτος βάσης.

Η CRA αναφέρει επίσης ότι οι επιχειρήσεις θα πρέπει να αποδείξουν ότι η χρήση του οχήματος κατά το έτος βάσης παραμένει αντιπροσωπευτική της συνήθους χρήσης του.

Όλα αυτά τα πράγματα είναι αληθινά, θα μπορούσατε τότε να διατηρήσετε ένα ημερολόγιο για τρεις μήνες και στη συνέχεια να υπολογίσετε την επαγγελματική σας χρήση του οχήματος, πολλαπλασιάζοντας την επιχειρηματική χρήση όπως καθορίστηκε στο έτος βάσης με την αναλογία της περιόδου δειγματοληψίας και της περιόδου βάσης , χρησιμοποιώντας αυτόν τον τύπο:

(Περίοδος δειγματοληψίας% ÷ περίοδο βάσης%) × ετήσιο έτος βάσης% = υπολογισμένη ετήσια επιχειρηματική χρήση

Παρατηρήστε ότι, για να γίνει αυτό, θα πρέπει να γνωρίζετε ποιο ήταν το ποσοστό χρήσης της επιχείρησής σας για τη συγκεκριμένη περίοδο των τριών μηνών του έτους που χρησιμοποιείτε ως έτος βάσης, ώστε να μπορείτε να το συγκρίνετε με τη νέα περίοδο του δείγματος.

Έτσι, για παράδειγμα, εάν διατηρήσω ένα απλοποιημένο ημερολόγιο μετρητών CRA για τον Ιανουάριο, τον Φεβρουάριο και τον Μάρτιο του τελευταίου φορολογικού έτους, θα πρέπει επίσης να γνωρίζω ποιο ήταν το ποσοστό χρήσης του οχήματός μου τον Ιανουάριο, Φεβρουάριο και Μάρτιο κατά τη διάρκεια της βασικής μου χρονιάς όταν κράτησα ένα ημερολόγιο χιλιομέτρων για ολόκληρο το χρόνο.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα:

Ας υποθέσουμε ότι συνέχισα ένα απλοποιημένο ημερολόγιο για τους τρεις πρώτους μήνες του έτους και διαπίστωσα ότι η επαγγελματική μου χρήση του οχήματος είναι 64%.

Πηγαίνω πίσω στο πλήρες πλήρες έτος καταγραφής χιλιομέτρων για το φορολογικό έτος 2015, το οποίο έχω επιλέξει να χρησιμοποιήσω ως έτος βάσης μου, να ρίξω μια ματιά στα αρχεία για τον Ιανουάριο, Φεβρουάριο και Μάρτιο και να διαπιστώσω ότι η επιχειρηματική μου χρήση του οχήματος κατά το διάστημα αυτό ήταν 68%. Το ποσοστό μου που χρησιμοποίησα το όχημά μου για επαγγελματικούς σκοπούς για ολόκληρο το έτος βάσης ήταν 70%.

Στη συνέχεια, εφαρμόζοντας τον τύπο για την παρέκταση των τριών μηνών των δεδομένων μου στο απλοποιημένο ημερολόγιο μου για να καλύψω ολόκληρο το έτος:

(64% ÷ 68%) x 70% = 65%

Έτσι το 65% είναι η ετήσια επαγγελματική χρήση του ποσοστού των οχημάτων που ισχυρίζομαι χρησιμοποιώντας τα απλοποιημένα μου στοιχεία του ημερολογίου - ένα ποσό το οποίο θα είναι αποδεκτό από τον Οργανισμό Εσόδων του Καναδά επειδή εμπίπτει στο 10% επιτρεπόμενο εύρος διακύμανσης.

Για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με την αξίωση των επιχειρηματικών εξόδων που σχετίζονται με τη χρήση του οχήματός σας για να κερδίσετε επαγγελματικό εισόδημα, δείτε Τι Έξοδα Μηχανοκίνητου Οχήματος μπορείτε να ζητήσετε από τον Φόρο Εισοδήματος στον Καναδά;

Έξοδα αγοράς αυτοκινήτου και επίδομα κόστους κεφαλαίου στον Καναδά

Εάν έχετε αγοράσει ένα όχημα για να χρησιμοποιήσετε στην επιχείρησή σας, θα θέλετε επίσης να διαβάσετε πώς να διεκδικήσετε CCA για ένα αυτοκίνητο που αγοράστηκε για επαγγελματική χρήση, το οποίο εξηγεί πώς μπορείτε να διαγράψετε το κόστος του αυτοκινήτου σας μέσω της αποζημίωσης κόστους κεφαλαίου.