Σχεδιάστε ένα σχέδιο για τη διαχείριση αιτημάτων συντήρησης

Οι ενοικιαστές θα έχουν αιτήματα συντήρησης, είναι αναπόφευκτο. Ως ιδιοκτήτης, είναι προς το συμφέρον σας να καταρτίσετε ένα σχέδιο για να χειριστείτε αυτά τα αιτήματα από την αρχή. Έχοντας ένα σύστημα για το χειρισμό αυτών των καταγγελιών θα βοηθήσει να ελαχιστοποιηθεί το άγχος όταν ασχολείσαι πραγματικά με τα αιτήματα.

Τι είναι το σύστημά σας για τη διαχείριση των παραπόνων;

Για να καταστήσετε ευκολότερη τη διεκπεραίωση των καταγγελιών, θα πρέπει να έχετε ένα σύστημα που να μπορεί να ακολουθήσει ο ενοικιαστής όταν χρειάζεται να σας ειδοποιήσει για μια αίτηση συντήρησης. Υπάρχουν δύο βασικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να μεταβείτε:

1. Τυπική Αίτηση: Ορισμένοι ιδιοκτήτες προτιμούν να έχουν οι ενοικιαστές να υποβάλλουν αιτήματα συντήρησης μέσω μιας επίσημης διαδικασίας. Η διαδικασία αυτή θα πρέπει να διευκρινιστεί με σαφήνεια ως μέρος της σύμβασης μίσθωσης.
   1. Αυτή η διαδικασία συνήθως περιλαμβάνει κάποιο είδος γραπτής αίτησης. Η αίτηση συνήθως περιλαμβάνει τις ακόλουθες πληροφορίες:
   2. • Όνομα του ενοικιαστή
2. Διεύθυνση
3. Αριθμός μονάδας
4. Τηλεφωνικό νούμερο
5. Ημερομηνία Καταγγελίας
6. Είδος καταγγελίας
7. Περιγραφή της καταγγελίας
8. ειδικά αιτήματα
9. Θα μπορούσε να είναι:
   1. • Ένα ηλεκτρονικό έντυπο - Εάν έχετε έναν ιστότοπο για επενδύσεις σε ακίνητα, ίσως θελήσετε να προσθέσετε μια περιοχή για αιτήματα συντήρησης. Ο ενοικιαστής θα έπρεπε απλά να πάει στον ιστότοπό σας, να συμπληρώσει τη φόρμα και να στείλει την αποστολή.
      • ή
10. Μια φόρμα χαρτιού - Αυτό θα ήταν ένα έντυπο αντίγραφο που ο ενοικιαστής είτε θα σκανάρει και θα στείλει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εσάς, με φαξ, παραδίδει το χέρι ή θα τοποθετήσει σε κάποιο είδος γραμματοκιβωτίου που έχετε αφιερώσει για τέτοια αιτήματα.
11. Σιγουρευτείτε επίσης ότι υπάρχουν διαδικασίες έκτακτης ανάγκης στη θέση όπου οι ενοικιαστές έχουν τη δυνατότητα να επικοινωνήσουν μαζί σας, έναν διαχειριστή ακινήτων ή επισκευαστής μετά τις κανονικές εργάσιμες ώρες σε περίπτωση αίτησης συντήρησης που χρειάζεται άμεση προσοχή, όπως σωλήνας έκρηξης ή έλλειψη θερμότητας το χειμώνα .
12. Άτυπη Αίτηση: Μια άλλη επιλογή για τους ιδιοκτήτες είναι το ανεπίσημο αίτημα. Με αυτό το είδος αίτησης, όταν ένας ενοικιαστής έχει πρόβλημα συντήρησης, θα σας καλέσουν απλά ή θα σας στείλουν e-mail, ανάλογα με την προτιμώμενη μορφή επικοινωνίας σας, και θα εξηγήσουν την κατάσταση. Τα αιτήματα τηλεφώνου θα γίνονται κατά τη διάρκεια των κανονικών ωρών λειτουργίας που έχετε ορίσει, εκτός εάν πρόκειται για έκτακτη ανάγκη, οπότε θα ακολουθήσουν τις διαδικασίες έκτακτης ανάγκης που έχετε εφαρμόσει.

Ποιος θα χειριστεί τα αιτήματα συντήρησης;

Πρέπει να αποφασίσετε ποιος θα είναι υπεύθυνος για το χειρισμό των καταγγελιών και των αιτημάτων συντήρησης, έτσι ώστε να μην είστε παγιδευμένοι όταν οι καταγγελίες έρχονται σε τροχιά. Οι ενοικιαστές θα πρέπει να γνωρίζουν ποιοι πρέπει να έρθουν σε επαφή όταν έχουν κάποιο πρόβλημα.

• Εσύ: Θα είστε υπεύθυνοι για το χειρισμό αιτημάτων συντήρησης; Είστε άνετοι να έρθετε σε επαφή με ενοικιαστές για τέτοια αιτήματα; Είστε άνετοι να μπείτε σε διαμερίσματα ενός ενοικιαστή για τέτοια αιτήματα; Έχετε τη βάση γνώσεων και την ικανότητα να χειρίζεστε υδραυλικές και ηλεκτρικές επισκευές ή θα πρέπει να προσλάβετε έναν ειδικό;
  • Αν αποφασίσετε ότι θα λάβετε οι ίδιοι αυτές τις αιτήσεις συντήρησης, θα πρέπει να αναγνωρίσετε το σύνολο ικανοτήτων σας. Ενώ ίσως γνωρίζετε πώς να καθορίσετε μια πόμολα, κλείστε μια κύρια βαλβίδα νερού και πλακάκι ένα πάτωμα, ξέρετε πώς να κολλήσετε ένα σωλήνα ή να εγκαταστήσετε ανιχνευτές καπνού; Είναι σημαντικό να κατανοείτε τους περιορισμούς σας από την αρχή, ώστε να μπορείτε να προγραμματίσετε κατάλληλα για επισκευές που δεν μπορείτε να χειριστείτε μόνοι σας.
• Ένας διαχειριστής ακινήτων: Θα προσλάβετε διαχειριστή ακινήτων για να φροντίσετε τις αιτήσεις συντήρησης; Εάν δεν αισθάνεστε άνετα την εκτέλεση αιτημάτων συντήρησης ή απλά δεν θέλετε να τους ενοχλείτε, μπορείτε να προσλάβετε μια εταιρεία διαχείρισης ακινήτων για να το κάνετε αυτό. Θα έχουν είτε μια εξειδικευμένη ομάδα χειροτεχνών στο προσωπικό είτε θα προσλάβουν εξωτερικούς εργολάβους για να εκτελέσουν αυτά τα αιτήματα. Ενώ είναι μια πιο ακριβή επιλογή, σας εξοικονομούν τον πονοκέφαλο που πρέπει να αντιμετωπίζετε με συνεχείς αιτήσεις συντήρησης και σας εξοικονομεί το κόστος ευκαιρίας του χρόνου που μπορείτε να διαθέσετε για πιο παραγωγικές προσπάθειες.
• Κάποιος άλλος: Σε περίπτωση που δεν έχετε την ικανότητα, τη γνώση ή την επιθυμία να χειριστείτε τον εαυτό σας καταγγέλλοντας τον εαυτό σας και δεν θέλετε να ξοδέψετε χρήματα για να προσλάβετε μια εταιρεία διαχείρισης ακινήτων για να το κάνετε αυτό, δεν μπορείτε να αφήσετε την περιουσία σας να πέσει σε αταξία πρέπει να έχει κάποιον να φροντίσει αυτά τα θέματα. Με αυτήν την επιλογή, δεν θα πληρώσετε κάποιον μηνιαίο μισθό. Αντίθετα, θα τους πληρώσετε για να φροντίσετε κάθε θέμα, όπως προκύπτει. Πρέπει να κάνετε την έρευνά σας και να βρείτε τοπικούς επισκευαστές και εργολάβους στην περιοχή σας. Θα θελήσετε να αναζητήσετε:
  • • Ένας χειροτέχνης - Ποιος θα χειριστεί τις βασικές επισκευές.
  • Ενας ηλεκτρολόγος - Ποιος θα φροντίσει για ηλεκτρικά προβλήματα.
  • Ενας υδραυλικός - Ποιος μπορεί να ασχοληθεί με ζητήματα αγωγών και αποστράγγισης.
  • Τελευταίες νύχτες και Σαββατοκύριακα - Βεβαιωθείτε επίσης ότι γνωρίζετε τις ώρες που αυτά τα άτομα θα είναι διαθέσιμα. Εάν δεν είναι διαθέσιμες σε περίεργες ώρες, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε κάποιον που είναι. Δεν θέλετε να ψάχνετε ξέφρενα για έναν εφεδρικό επισκευαστή όταν βρίσκεστε στο μήνα του μέλιτος σας στη Χαβάη στα 2 μ.μ.
  • Αριθμοί επαφών έκτακτης ανάγκης - Να έχετε πάντα τα χέρια των αριθμών της τοπικής πυροσβεστικής υπηρεσίας, του αστυνομικού τμήματος και του κέντρου ελέγχου δηλητηριάσεων.