Σχέδιο Συνέχειας Επιχειρήσεων - Τι είναι ένα Σχέδιο Συνέχισης Επιχειρήσεων

Τι είναι ένα Σχέδιο Συνέχειας Επιχειρήσεων;

Ένα σχέδιο που προφυλάσσει από την αναστάτωση των επιχειρήσεων σε περίπτωση απρόβλεπτων γεγονότων. Ή, αν θέλετε, "… τις διαδικασίες που χρησιμοποιούνται για να εξασφαλιστεί η έγκαιρη και ομαλή επανάληψη του επιχειρηματικού κύκλου ενός οργανισμού μέσω της ικανότητάς του να εκτελεί σχέδια με ελάχιστη ή μηδενική διακοπή σε επιχειρηματικές ή εξυπηρετικές υπηρεσίες που εξαρτώνται από το χρόνο" Facility Management Journal).

Οι στόχοι του σχεδιασμού της συνέχισης των δραστηριοτήτων περιλαμβάνουν:

• Εξασφάλιση της υγείας και της ασφάλειας του συνόλου του προσωπικού
• Ελαχιστοποίηση των διακοπών στην ικανότητα της επιχείρησης να παρέχει τα προϊόντα και / ή τις υπηρεσίες της
• Ελαχιστοποίηση οικονομικών ζημιών
• Είναι σε θέση να επαναλάβει κρίσιμες λειτουργίες εντός καθορισμένου χρόνου μετά από καταστροφή

Ένα καλά σχεδιασμένο σχέδιο επιχειρηματικής συνέχειας μπορεί να σημαίνει τη διαφορά μεταξύ της επιβίωσης της επιχείρησής σας και της αποτυχίας σας σε περίπτωση καταστροφής. Μια πυρκαγιά, μια πλημμύρα, μια αποτυχία σκληρού δίσκου ή κλοπή δεδομένων - κάποια ή όλα αυτά θα μπορούσαν να θέσουν την επιχείρησή σας εκτός προμήθειας. Λαμβάνοντας το χρόνο για να δημιουργήσετε ένα σχέδιο επιχειρησιακής συνέχειας θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι η επιχείρησή σας θα είναι σε θέση να επαναλάβει τις εργασίες σας στο συντομότερο δυνατό χρονικό διάστημα.

Δημιουργία σχεδίου έκτακτης ανάγκης για επιχειρήσεις:

1) Καθορίστε ποιοι είναι οι κύριοι κίνδυνοι για τη μικρή επιχείρησή σας.

Είναι κλοπή δεδομένων; Πλημμύρα? Σεισμός? Η καταγραφή των καταστροφών που είναι πιθανότατα θα σας βοηθήσει να εστιάσετε το σχέδιο συνέχειας και να μην σπαταλάτε χρόνο και χρήμα για να προετοιμαστείτε για κάτι που είναι πολύ απίθανο να συμβεί. Δεν έχει νόημα να προγραμματίζετε πώς να ανακάμψετε από σεισμό, για παράδειγμα, εάν η επιχείρησή σας δεν βρίσκεται σε σεισμική ζώνη. Αλλά μην ξεχνάτε τους αυξανόμενους κινδύνους που συχνά παραβλέπονται από τις μικρές επιχειρήσεις, όπως επιθέσεις στον κυβερνοχώρο, δραστηριότητα χάκερ και δολιοφθορά.

2) Αποφασίστε τι θα ήταν απολύτως απαραίτητο για τη μικρή επιχείρησή σας να αρχίσει να λειτουργεί και πάλι εάν μια επιχειρηματική καταστροφή σας έκλεισε και να λάβει μέτρα για να εξασφαλίσει ότι αυτά τα βασικά θα είναι διαθέσιμα γρήγορα.

Αυτά τα βασικά στοιχεία μπορεί να περιλαμβάνουν το προσωπικό, τα δεδομένα, τον εξοπλισμό, τη χρηματοδότηση και την προστασία της υποδομής.

Ποιοι άνθρωποι είναι βασικοί για τις δραστηριότητές σας; Τι εξοπλισμό χρειάζεστε για να συνεχίσετε να παράγετε και να παραδώσετε τα κρίσιμα προϊόντα και / ή υπηρεσίες σας; Ίσως μια ρύθμιση μπορεί να γίνει με μια άλλη επιχείρηση που διαθέτει τον εξοπλισμό που χρειάζεστε. Ποιες προμήθειες είναι απαραίτητες; Μάθετε εκ των προτέρων ποιοι είναι οι εναλλακτικοί προμηθευτές ή οι φορτωτές εάν η τρέχουσα ρύθμιση σας μπορεί να μην είναι λειτουργική. Πόσο καιρό θα μπορούσε να λειτουργήσει η επιχείρησή σας αν το ρεύμα του εισοδήματος είχε διακοπεί; Από πού θα πάρετε τα χρήματα για να συνεχίσουμε;

2) Προετοιμάστε ένα σχέδιο εκκένωσης σε περίπτωση φυσικής καταστροφής.

Πηγαίνετε με το προσωπικό και τοποθετήστε το εμφανώς σε όλους τους χώρους της επιχείρησής σας. Πώς θα γνωρίζει το προσωπικό ότι πρέπει να εκκενωθεί; Τι πρέπει να κάνουν όταν ειδοποιηθούν για εκκένωση; Ποιες διαδρομές διατίθενται από το κτίριο (-ες); Πού πρέπει να συναντήσουν οι άνθρωποι εκτός του κτιρίου (κτιρίων); Ποιος είναι υπεύθυνος για τον έλεγχο για να δει ότι όλοι είναι έξω έξω με ασφάλεια;

3) Δημιουργήστε ένα σύστημα ανεμιστήρων επικοινωνίας.

Αν συμβεί κάτι στην επιχείρησή σας, ποιος θα είναι υπεύθυνος για την κοινοποίηση σε κάθε άτομο που εργάζεται εκεί; Βεβαιωθείτε ότι οι λίστες επαφών του τηλεφώνου και του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ενημερωμένες και ότι οι υπεύθυνοι για την επικοινωνία με άλλους έχουν εκτυπωμένους καταλόγους, καθώς όλες οι τεχνολογίες αποτυγχάνουν αργά ή γρήγορα και συνήθως στην πιο άβολη ώρα.Επίσης, αποφασίστε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία με το κοινό και πώς (ενημέρωση του ιστοτόπου της επιχείρησης, δημοσίευση σε κοινωνικά μέσα, δελτία τύπου, πινακίδες στα παράθυρα, ραδιοφωνικές ανακοινώσεις κ.λπ.)

4) Βεβαιωθείτε ότι τα κιτ εκτάκτου ανάγκης που διαθέτετε είναι πλήρη και ενημερωμένα.

Αυτά τα κιβώτια ελέγχου πρώτων βοηθειών στο χώρο εργασίας από το ιατρείο Αγίου Ιωάννη δείχνουν ακριβώς τι πρέπει να περιέχουν τα κιτ πρώτων βοηθειών για διάφορες επιχειρήσεις μεγέθους βάσει του αριθμού των εργαζομένων. Ανάλογα με το είδος των καταστροφών που μπορεί να συμβεί στην περιοχή σας, μπορεί να θέλετε να προσθέσετε άλλες προμήθειες. Για παράδειγμα, ένα γαλόνι νερού ανά άτομο ημερησίως αποτελεί μία από τις προτεινόμενες προμήθειες σε αυτόν τον κατάλογο προμηθειών έκτακτης ανάγκης για το κατάστημα λιανικής πώλησης.

5) Κάντε τώρα τα βήματα για να προστατεύσετε τα δεδομένα της επιχείρησής σας.

Τα δεδομένα της επιχείρησής σας είναι το πιο πολύτιμο στοιχείο σας. Αν είχε κλαπεί ή καταστραφεί, θα μπορούσε η επιχείρησή σας να ξεκινήσει γρήγορα και να λειτουργήσει ξανά ή ακόμα και να συνεχίσει καθόλου; 3 βήματα για την επιτυχημένη δημιουργία αντιγράφων δεδομένων εξηγεί πώς μπορείτε να έχετε την ειρήνη του μυαλού της γνώσης των δεδομένων της επιχείρησής σας προστατεύεται και θα είναι προσβάσιμη ξανά γρήγορα. Η προστασία δεδομένων είναι ένα από τα πολλά πλεονεκτήματα της μετατροπής της επιχείρησής σας σε σύννεφο.

6) Βεβαιωθείτε ότι η επιχείρησή σας φέρει επαρκή ασφάλιση.

Η ασφάλιση πυρκαγιάς είναι ο τύπος που αναδύεται στο μυαλό, αλλά η φωτιά σίγουρα δεν είναι η μόνη πιθανή καταστροφή που θα μπορούσε να βιώσει η μικρή επιχείρησή σας. Εκτός από άλλες προφανείς φυσικές καταστροφές, όπως πλημμύρες ή ζημιές από τον άνεμο, εξετάστε, για παράδειγμα, τη ζημία που θα μπορούσε να προκύψει από την κλοπή. Και τότε υπάρχει ο πιθανός παράγοντας ευθύνης εάν η μικρή επιχείρησή σας ασχολείται με δραστηριότητες που θα μπορούσαν να σας ανοίξουν σε αγωγές.

Η επιλογή του σωστού τύπου ασφάλισης για την κάλυψη των κινδύνων σας και η καλή, επικαιροποιημένη ασφαλιστική κάλυψη θα οδηγήσει σε μακρούς τρόπους για να φτάσετε και πάλι η μικρή επιχείρησή σας σε περίπτωση επέλευσης καταστροφής.

8) Γνωρίστε τους γείτονές σας.

Το άνοιγμα των γραμμών επικοινωνίας με τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων γύρω σας μπορεί να ωφελήσει πραγματικά τον προγραμματισμό της συνέχισης της επιχείρησής σας. Αφήστε τους να γνωρίζουν τι ελπίζετε να κάνετε και να δείτε αν μπορείτε να τους εμπλέξετε. Ίσως να είστε σε θέση να μοιράζεστε το κόστος ορισμένων δαπανών που σχετίζονται με το σχεδιασμό συνέχειας ή να κάνετε συμφωνίες tit-for-tat για να βοηθήσετε ο ένας τον άλλον σε περίπτωση καταστροφής. Τα συντονισμένα σχέδια έκτακτης ανάγκης είναι ιδιαίτερα σημαντικά για επιχειρήσεις που μοιράζονται παρακείμενους χώρους, όπως σε εμπορικά κέντρα ή σε δρόμους της πόλης.

9) Ελέγξτε τοπικά προγράμματα και πόρους.

Η πόλη, η πόλη σας ή η Επιτροπή Επιχειρήσεων σε Δράση μπορεί να έχει σχέδια αντιμετώπισης καταστάσεων έκτακτης ανάγκης / αντιμετώπισης καταστροφών ή να παρέχει πόρους που θα σας διευκολύνουν να βάλετε μαζί το δικό σας σχέδιο. Για παράδειγμα, η πόλη της Οττάβα παρέχει πληροφορίες σχετικά με την ετοιμότητα έκτακτης ανάγκης για τις επιχειρήσεις της Οττάβα στην ιστοσελίδα της και προσφέρει σεμινάρια κατάρτισης για το θέμα. Δείτε τι είναι διαθέσιμο στην πόλη σας πριν αρχίσετε να γράφετε το δικό σας επιχειρηματικό σχέδιο καταστροφής.

10) Βάλτε όλα μαζί.

Καθώς εργάζεστε μέσω του σχεδίου συνέχειας, βάζετε όλα τα κομμάτια μαζί σε έντυπη μορφή. (Τα ψηφιακά αντίγραφα είναι ωραία αλλά δεν είναι πολύ χρήσιμα εάν η ισχύς σβήσει και / ή οι ψηφιακές συσκευές δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν.) Ένα τρισδιάστατο συνδετικό υλικό λειτουργεί καλά. Συμπεριλάβετε το σχέδιο εκκένωσης της επιχείρησής σας, το σχέδιο επικοινωνίας, τις πληροφορίες σχετικά με τα κιτ έκτακτης ανάγκης και τις ασφαλιστικές πολιτικές, τα μέτρα προστασίας δεδομένων και τα επιχειρησιακά βασικά στοιχεία, καθώς και τις λεπτομέρειες των ρυθμίσεων που έχετε κάνει για να διατηρήσετε ή να επαναφέρετε τα πράγματα.

11) Κρατήστε το επιχειρησιακό σχέδιό σας έκτακτης ανάγκης πρακτικό.

Τελευταίο αλλά όχι ασήμαντο, θέλετε να βεβαιωθείτε ότι κρατάτε το σχέδιο καταστροφής σας σε ένα εύκολα προσβάσιμο μέρος και βεβαιωθείτε ότι όλοι όσοι πρέπει να γνωρίζουν πού γνωρίζει τη θέση του.Θα πρέπει επίσης να εκχωρήσετε ένα άτομο και ένα δευτερόλεπτο για να αρπάξετε το επιχειρηματικό σχέδιο έκτακτης ανάγκης σχετικά με τη διέξοδο εάν η επιχειρηματική καταστροφή απαιτεί την έξοδο από τις εγκαταστάσεις.

12) Χρησιμοποιήστε την ιστοσελίδα της επιχείρησής σας και τα κοινωνικά μέσα

Ο ιστότοπος της επιχείρησής σας και οι πλατφόρμες κοινωνικών μέσων όπως το Facebook, το LinkedIn και το Twitter είναι εξαιρετικοί τρόποι επικοινωνίας με πελάτες και επιχειρηματικούς συνεργάτες σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Μην αφήνετε τους πελάτες σας να αναρωτιούνται αν είστε ανοιχτοί ή όχι όταν καταστροφικές καταστροφές - μια γρήγορη ανάρτηση στο Facebook μπορεί να τους κρατήσει ενήμερους.

Ο Σχεδιασμός Συνέχισης Επιχειρήσεων αποδίδει

Είναι εύκολο να απωθήσετε τον προγραμματισμό της συνέχειας των επιχειρήσεων. Υπάρχουν πάντα άμεσες "κρίσεις" που απαιτούν την προσοχή μας. Αλλά πόσο σημαντικό είναι πραγματικά σε σύγκριση με ένα γεγονός που κλείνει την επιχείρησή σας για ώρες, ημέρες ή εβδομάδες; Λαμβάνοντας το χρόνο για την προετοιμασία ενός σχεδίου συνέχειας της επιχείρησης θα έχει μια τεράστια αποπληρωμή, αν καταστροφή ποτέ.