Σχεδιάστε ένα έργο με βασικά εργαλεία διαχείρισης έργου

Ακριβώς αφιερώνοντας το χρόνο για να κατασκευάσει αυτή η απλή αλλά σημαντική δήλωση προσφέρει ισχυρή καθοδήγηση για την ομάδα που εμπλέκεται στο έργο. Ο καθένας κατανοεί τη φύση του έργου, το χρονοδιάγραμμα, τους πόρους και τον προϋπολογισμό.

Break the Scope Down σε διακριτά μπλοκ εργασίας:

Οι υπεύθυνοι του έργου δημιουργούν κάτι που ονομάζεται δομή κατανομής εργασιών, για να περιγράψει με σαφή και ενεργό τρόπο όλες τις εργασίες του έργου που πρέπει να ολοκληρωθούν από κάποιον σε συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο. Στην περίπτωσή σας, η διακοπή της εργασίας μπορεί να περιλαμβάνει:

• Προσδιορίστε την τοποθεσία.
• Επιβεβαιώστε τη διαθεσιμότητα δωματίου και κλειδώστε την με προκαταβολή.
• Επιλέξτε τις επιλογές τροφίμων.
• Επιβεβαιώστε τη γραμμή και τι περιλαμβάνει η μπάρα.
• Προσδιορίστε τις επιλογές επιδόρπιο.
• Δημιουργήστε και διανείμετε προσκλήσεις με επιλογές τροφίμων.
• Ολοκληρώστε τις επιλογές τροφίμων με βάση τις προσκλήσεις που επιστρέφονται.
• Αποφασίστε για τον τύπο ψυχαγωγίας.
• Ελέγξτε τις επιλογές για ψυχαγωγία και επιλέξτε.
• Επιβεβαιώστε τη ρύθμιση της τραπεζαρίας.
• Αγορά δώρων για τους επισκέπτες.
• Συντονίστε και παραδώστε το συμβάν.

Οι διαχειριστές έργων θα αναπτύξουν αυτή την κατανομή των εργασιών του έργου χωρίς να λάβουν υπόψη πόρους ή χρονοδιάγραμμα, αλλά περισσότερο σε μορφή καταιγισμού ιδεών. Μόλις προσδιοριστεί το σύνολο των εργασιών που απαιτούνται για την επίτευξη του πεδίου εφαρμογής του έργου, είναι καιρός να το θέσουμε σε τάξη, να αναθέσουμε ευθύνες και να ζητήσουμε εκτιμήσεις χρόνου και κόστους από τα μέλη της ομάδας σας.

Δημιουργία του Σχεδίου Έργου από την Ανάλυση Εργασίας:

Μετά την ολοκλήρωση της απλής ανάλυσης εργασιών που προσδιορίσατε στην προηγούμενη σελίδα, πρέπει τώρα:

• Επιβεβαιώστε ότι έχουν προσδιοριστεί όλα τα σημαντικά στοιχεία για την επίτευξη του πεδίου εφαρμογής του έργου.
• Επιβεβαιώστε ποιος θα χειριστεί τα στοιχεία εργασίας και θα δημιουργήσει ένα πίνακα ευθυνών που θα περιγράφει τα κύρια καθήκοντα εργασίας του υπεύθυνου μέρους.
• Ζητήστε από κάθε μέλος της ομάδας να αναθεωρήσει τα καθήκοντά του, να προσδιορίσει τις εκτιμήσεις του χρόνου και του κόστους, να σημειώσει τις προθεσμίες, να συνοψίσει τις ανάγκες σε πόρους και να διασφαλίσει ότι έχουν αξιολογήσει διεξοδικά το έργο για το οποίο πρέπει να λογοδοτήσουν.

Αφού ολοκληρωθούν τα παραπάνω βήματα, η ομάδα του έργου θα πρέπει να συνεργαστεί για να αναλύσει τα γεγονότα με σωστή σειρά, σημειώνοντας τυχόν διενέξεις για πόρους ή πιθανές προκλήσεις προγραμματισμού. Σημείωση: ένας διαχειριστής έργου θα ολοκληρώσει αυτό το βήμα αναπτύσσοντας ένα διάγραμμα δικτύου, υπολογίζοντας την κρίσιμη διαδρομή και στη συνέχεια προγραμματίζοντας πόρους, συχνά με τη βοήθεια λογισμικού υπολογιστή.

Για το μικρότερο έργο που χρησιμοποιείτε με ανεπίσημες μεθόδους, μπορεί να είναι απλώς μια απλή προσέγγιση τύπου μετά την επισήμανση των στοιχείων στην ακολουθία. Αυτή η διαδικασία θα σας επιτρέψει να αναπτύξετε την πλήρη εικόνα των σχετικών βημάτων και των προθεσμιών για τον προγραμματισμό και την παράδοση ενός μεγάλου πάρτι διακοπών!

Αφήστε το έργο να ξεκινήσει:

Τώρα που έχετε πάρει το χρόνο για την ορθή εφαρμογή του έργου, προσδιορίστε τις σημαντικές εργασίες, ακολουθήστε τις εργασίες και αξιολογήστε τις απαιτήσεις χρόνου και πόρων, είστε διατεθειμένοι να θέσετε την ομάδα να εργάζεται για τις αρμοδιότητές της. Ο ρόλος σας ως ανεπίσημος διαχειριστής του έργου είναι να παρακολουθείτε την εργασία, να υποστηρίζετε τα μέλη της ομάδας και να βοηθάτε στον εντοπισμό και την επίλυση των προκλήσεων που συμβαίνουν. Ένας καλός υπεύθυνος έργου συνεδριάζει τακτικά με τα μέλη της ομάδας για να αξιολογήσει την πρόοδο και να εντοπίσει και να πλοηγηθεί σε αναδυόμενους κινδύνους.

Η κατώτατη γραμμή:

Οι ίδιες προσεγγίσεις που περιγράφονται παραπάνω μπορούν να εφαρμοστούν σε οποιαδήποτε κατάσταση έργου στο τμήμα ή την επιχειρηματική μονάδα σας. Αναπτύξτε ένα σαφές πεδίο εφαρμογής, προσδιορίστε το έργο, αναθέστε τους πόρους, αναπτύξτε εκτιμήσεις και ένα χρονοδιάγραμμα και, στη συνέχεια, παρακολουθήστε και ελέγξτε το έργο.Οι πρακτικές σας θα αναγνωριστούν και θα εκτιμηθούν από τους επαγγελματίες διαχειριστές του έργου στον χώρο εργασίας σας και τα αποτελέσματά σας θα είναι πολύ καλύτερα από ό, τι απλά να πηδήσετε στο έργο χωρίς να το σκεφτείτε. Το καλύτερο της επιτυχίας με την επόμενη πρωτοβουλία σας!

--

Ενημερώθηκε από την Art Petty