Πώς να γράψετε μια ετήσια έκθεση μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα

Παρόλο που οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί κάνουν αναφορά στην IRS με την ετήσια δεκαετία του '90, γνωρίζουν επίσης ότι πρέπει να δημιουργήσουν μια δημοσίευση που παρουσιάζει τα επιτεύγματά τους στους υποστηρικτές τους και στο ευρύ κοινό.

Μια ετήσια έκθεση μπορεί να σας βοηθήσει να επιδείξετε τα επιτεύγματά σας στους σημερινούς και μελλοντικούς δωρητές, να καλλιεργήσετε νέες συνεργασίες και να δώσετε αναγνώριση σε σημαντικούς ανθρώπους.

Ωστόσο, οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί αγωνίζονται συχνά με το τι θα πρέπει να περιληφθεί σε μια ετήσια έκθεση και τι πρέπει να αποφευχθεί.

Οι ετήσιες εκθέσεις έχουν επίσης αλλάξει σημαντικά με την πάροδο του χρόνου.

Μόλις μάλλον βαρετά φυλλάδια γραμμένα σε γλώσσα που μόνο οι εμπιστευματοδόχοι θα μπορούσαν να καταλάβουν, οι ετήσιες εκθέσεις μιλούν τώρα σε μια ευρύτερη ομάδα ανθρώπων και χρησιμοποιούν εύχρηστο κείμενο και πολλές άλλες φωτογραφίες και infographics.

Οι ετήσιες αναφορές έρχονται σε όλες τις μορφές, μεγέθη και παρουσιάσεις. Πολλοί δημοσιεύονται σε ιστότοπους αντί για έντυπο και ταχυδρομικώς. Μια ετήσια έκθεση θα μπορούσε να είναι ένα βίντεο, μια καρτ ποστάλ ή μια παρουσίαση διαφανειών. Πολλές ετήσιες εκθέσεις γίνονται η περίπτωση μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα για υποστήριξη, για να πλαισιώσουν μια εκστρατεία συγκέντρωσης χρημάτων.

Οι ετήσιες αναφορές ίσως να μην το ονομάζουν καν. Μπορεί να είναι μια «αναφορά στην κοινότητά μας» ή μια «πρόσκληση για δράση». Συχνά χρησιμοποιούν θέματα για να οργανώσουν τις πληροφορίες, όπως «μια μέρα στη ζωή» ή «μετασχηματισμό».

Το κλειδί για μια επιτυχημένη ετήσια έκθεση σήμερα μπορεί να είναι απλά να χρησιμοποιήσετε τη φαντασία σας, να κυνηγάτε πολλά παραδείγματα από φιλανθρωπικές οργανώσεις παρόμοιες με τις δικές σας και να υπολογίζετε τι απολαμβάνει το κοινό σας. Ένα νεότερο κοινό θα αγαπά κάτι ψηφιακό ενώ μια παλαιότερη ομάδα δωρητών θα προτιμούσε μια πιο παραδοσιακή προσέγγιση.

Οι ακόλουθες δέκα συμβουλές θα σας βοηθήσουν να αναπτύξετε μια εξαιρετική μη κερδοσκοπική ετήσια έκθεση, είτε θα επιμείνετε στο δοκιμασμένο και αληθινό είτε θα ωθήσετε τα όρια όλων των μέσων που έχετε στη διάθεσή σας.

Επικεντρωθείτε στις επιτυχίες, όχι στις δραστηριότητες

Οι δωρητές θέλουν να μάθουν τι κάνατε, αλλά το πιο σημαντικό, θέλουν να μάθουν γιατί το κάνατε. Ποια ήταν τα αποτελέσματα; Γιατί ξοδέψατε το χρόνο και τα χρήματά σας με τον τρόπο που κάνατε; Τι διαφορά έκανε; Συνδέστε τις καθημερινές δραστηριότητες του οργανισμού σας με την δήλωση αποστολής σας. Μην υποθέσετε ότι οι αναγνώστες θα κατανοήσουν αυτόματα πώς οι δραστηριότητές σας σας βοηθούν να επιτύχετε την αποστολή σας. Συνδέστε τις τελείες για αυτούς.

Σταματήστε να μιλάτε για τα εσωτερικά πράγματα

Η απόκτηση μιας υψηλής ταχύτητας σύνδεσης στο Internet στο γραφείο και το νέο λογισμικό λογιστικής μπορεί να είναι μεγάλα επιτεύγματα από το σημείο που κάθεστε στο γραφείο σας, αλλά δεν έχουν καμία σχέση με την αποστολή σας. Εμπλουτίστε τους δωρητές με επιτεύγματα που σχετίζονται με την αποστολή σας στην ετήσια έκθεσή σας και αφήστε όλα τα διοικητικά στοιχεία για την έκθεσή σας στο συμβούλιο σας.

Μην καυχήσετε για τις επιτυχίες σας για τη συγκέντρωση κεφαλαίων

Οι δωρητές αναμένουν να συγκεντρώσετε χρήματα, αλλά τα επιτεύγματα για τη συγκέντρωση κεφαλαίων δεν θα πρέπει να γιορτάζονται στην ετήσια έκθεσή σας στο ίδιο επίπεδο με τα αποτελέσματα της αποστολής σας. Οι αναγνώστες θα ήθελαν να μάθουν τι κάνατε με τα χρήματα από το πώς το βάλατε. Παρόλο που είναι σκόπιμο να συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με το πόσο καλά οι προσπάθειές σας για τη συγκέντρωση κεφαλαίων πηγαίνουν, είναι καλύτερο να τοποθετήσετε αυτές τις πληροφορίες στο οικονομικό τμήμα της έκθεσής σας, αντί να είστε μπροστά και κέντρο.

Συμπεριλάβετε φωτογραφίες στην ετήσια έκθεση

Ναι, οι φωτογραφίες αξίζουν χίλιες λέξεις. Πολλοί από τους ανθρώπους που διαβάζουν την ετήσια έκθεσή σας δεν θα το διαβάσουν. Λοιπόν, δείξτε τους τι κάνετε με τη φιλελεύθερη χρήση των φωτογραφιών. Αυτές οι εικόνες πρέπει να δείχνουν στους ανθρώπους ή τα ζώα που βοηθάτε, όχι τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου, τον διευθύνοντα σύμβουλό σας ή τους σημαντικούς δωρητές.Οι σημερινοί δωρητές περιμένουν μια ιστορία από εσάς, και αυτή η ιστορία μπορεί να ειπωθεί ακόμα καλύτερα με εξαιρετικές φωτογραφίες.

Επενδύστε σε μια καλή ψηφιακή φωτογραφική μηχανή ή ξοδέψτε χρήματα σε έναν επαγγελματία φωτογράφο. Είναι επίσης ωραίο να χρησιμοποιείτε τη φωτογραφία αποθέματος εάν είστε σε σφιχτό προϋπολογισμό, αρκεί να επιλέγετε αυτές τις εικόνες προσεκτικά. Τύπος «δωρεάν αποθέματα φωτογραφίες» στην αγαπημένη μηχανή αναζήτησής σας, και θα βρείτε πολλές τοποθεσίες. Οι φωτογραφίες σας θα πρέπει να διαθέτουν πρόσωπα περισσότερα από τα πράγματα. Γράψτε λεζάντες που λένε την ιστορία σας.

Τώρα που τους έχετε δει στις φωτογραφίες, μιλήστε σε μια ιστορία με τους τίτλους σας. Μη δηλώνετε μόνο τι υπάρχει στην εικόνα. Συνδέστε τη φωτογραφία σε ένα επίτευγμα. Αν οι άνθρωποι δεν διαβάσουν τίποτα, αλλά τις λεζάντες στην ετήσια έκθεσή σας, θα πρέπει ακόμα να έχουν νόημα για την καλή δουλειά που κάνατε πέρυσι.

Συμπεριλάβετε προσωπικά προφίλ

Οι δωρητές αγαπούν πραγματικές ιστορίες για τους πραγματικούς ανθρώπους. Οι γενικές περιλήψεις της δουλειάς σας θα θέσουν τους δότες σας να κοιμηθούν. Εξηγήστε τι έχετε επιτύχει συνολικά και, στη συνέχεια, επεξεργαστείτε τα στατιστικά σας με κάποια προσωπικά προφίλ. Επισημάνετε πώς η εργασία σας βοήθησε ένα συγκεκριμένο άτομο. Μοιραστείτε μια ιστορία του εθελοντή για το πώς έχουν κάνει μια θετική διαφορά.

Εξηγήστε τα οικονομικά σας

Πολλοί από τους δωρητές σας δεν θα ξέρουν πώς να διαβάσουν ένα οικονομικό δελτίο ή δεν θα αφιερώσουν χρόνο για να το διαβάσουν. Συμπεριλάβετε μια ή δύο παραγράφους που εξηγούν σε απλό αγγλικό τι λένε οι πίνακες. Δοκιμάστε να τοποθετήσετε μερικές από αυτές τις πληροφορίες σε ένα infographic. Η ίδια η πράξη του σχεδιασμού ενός infographic σας αναγκάζει να απλοποιήσετε και να απλοποιήσετε λίγο περισσότερο. Το κείμενο σχετικά με τους αριθμούς κάνει τα μάτια των ανθρώπων να γλιστράνε. Ένα infographic αρπάζει την προσοχή τους, και αυτά τα στοιχεία θα είναι πιθανώς να θυμόμαστε. Ποιοι αριθμοί θα πρέπει να συμπεριλάβετε; Πόσο περίπου προέρχονται τα χρήματά σας και πώς τα ξοδεύετε;

Πόσα άτομα φτάσατε; Ποιες είναι οι κύριες στρατηγικές συλλογής κεφαλαίων; Δημιουργήσατε φέτος οποιαδήποτε τακτική εξοικονόμησης κόστους;

Εάν χρειάζεστε περισσότερο χώρο, τεμαχίστε τις λίστες των δωρητών

Οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί πρέπει να επιτύχουν ισορροπία μεταξύ της χρήσης του χώρου στην ετήσια έκθεσή τους για να συζητήσουν τα επιτεύγματά τους και να τα χρησιμοποιήσουν για να αναγνωρίσουν τους δωρητές. Εάν μέχρι και το ήμισυ της ετήσιας έκθεσής σας είναι λίστες δωρητών, θα πρέπει να εξετάσετε την κλιμάκωση των λιστών πίσω για να κάνετε περισσότερο χώρο για κείμενο και φωτογραφίες. Μικρότεροι δωρητές μπορούν να αναγνωριστούν με άλλους τρόπους, όπως λίστες σε ενημερωτικά δελτία. Επίσης, εξετάστε το ενδεχόμενο να τιμάτε τους χορηγούς με άλλους τρόπους, όπως να τους καλείτε σε κοινωνικά μέσα ή να τους δημοσιεύετε φωτογραφίες μετά από μια εκδήλωση.

Τρίκλινο - Ελέγξτε τις δωρητές σας

Δεν υπάρχει καλύτερος τρόπος να σαμποτάρετε μια μελλοντική δωρεά από το να γράψετε λάθος το όνομα του δότη στην ετήσια έκθεσή σας. Εάν δεν είστε σίγουροι για ένα όνομα, μην το μαντέψετε. Ελέγξτε το με τον δωρητή. Επίσης, ελέγξτε προσεκτικά τα ονόματα κυβερνητικών φορέων και ιδρυμάτων που σας έδωσαν επιχορηγήσεις. Τα ονόματα που οι άνθρωποι ονομάζουν αυτές οι οργανώσεις σε συνομιλία είναι συχνά βραχυπρόθεσμα για τα πλήρη νομικά ονόματα που ανήκουν στην ετήσια έκθεσή σας.

Ενημερώστε τους δωρητές πώς μπορούν να βοηθήσουν

Ποτέ μην αφήνετε έναν πιθανό υποστηρικτή να κρέμεται, αναρωτιέται πώς μπορούν να σας βοηθήσουν. Μόλις εμπνεύσατε τους αναγνώστες σας με τα καλά έργα στην ετήσια έκθεσή σας, ολοκληρώστε λέγοντάς τους πώς μπορούν να σας βοηθήσουν να κάνετε περισσότερα. Πώς μπορούν να σας υποστηρίξουν με τα χρήματα ή το χρόνο τους; Ζητήστε τους να προσφερθούν εθελοντικά. Υπενθυμίστε τους σχεδιαζόμενους επιλογές παροχής. Πείτε τους για τα δώρα του αποθέματος. Οδηγήστε τους σε τρόπους για να χρησιμοποιήσετε την πιστωτική τους κάρτα για δωρεά. Να είστε σαφείς σχετικά με τους καλύτερους τρόπους για να βοηθήσετε.