Πώς να επιλέξετε μια επαγγελματική γραμματοσειρά γραμματοσειράς και μέγεθος γραμματοσειράς

Ποια είναι η καλύτερη γραμματοσειρά που πρέπει να χρησιμοποιήσετε για μια επιχειρησιακή επιστολή; Όταν γράφετε επίσημα γράμματα, βεβαίως θέλετε να βεβαιωθείτε ότι το περιεχόμενο της επιστολής σας είναι σαφές και εύκολο να κατανοηθεί. Ωστόσο, πρέπει επίσης να σκεφτείτε προσεκτικά τη γραμματοσειρά και το μέγεθος της γραμματοσειράς.

Η γραμματοσειρά είναι το στυλ του κειμένου που χρησιμοποιείτε στην επιστολή ή το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι η γραμματοσειρά που επιλέγετε για την αλληλογραφία σας, τόσο έντυπη όσο και ηλεκτρονική, είναι σαφής και εύκολη στην ανάγνωση. Διαφορετικά, ο αναγνώστης σας μπορεί να μην πάρει το χρόνο να διαβάσει την επιστολή σας.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν γράφετε γράμματα εφαρμογής εργασίας, όπως τα συνοδευτικά γράμματα. Αν ένας εργοδότης δεν μπορεί να διαβάσει εύκολα την επιστολή σας επειδή η γραμματοσειρά είναι πολύ μικρή ή είναι πολύ δύσκολο να διαβαστεί, μπορεί να μην ασχοληθούν με το βιογραφικό σας σημείωμα.

Το καλύτερο στοίχημά σας είναι να κρατάτε τη γραμματοσειρά και το μέγεθος της γραμματοσειράς απλές και επαγγελματικές. Βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας - όχι η γραμματοσειρά σας - ξεχωρίζει.

Διαβάστε παρακάτω για συμβουλές σχετικά με τον τρόπο επιλογής της σωστής γραμματοσειράς και του μεγέθους γραμματοσειράς για μια επαγγελματική επιστολή.

Τι είδους γραμματοσειρά πρέπει να επιλέξετε

Είναι σημαντικό να επιλέξετε μια γραμματοσειρά που να είναι εύκολη στην ανάγνωση. Θα πρέπει να επιλέξετε μια γραμματοσειρά αρκετά μεγάλη ώστε ο αναγνώστης να μην χρειάζεται να ψάχνει για να διαβάσει την επιστολή σας, αλλά όχι τόσο μεγάλη ώστε η επιστολή σας να μην ταιριάζει καλά σε μία σελίδα.

Χρησιμοποιώντας μια απλή γραμματοσειρά θα διασφαλιστεί ότι το μήνυμά σας είναι σαφές. Βασικές γραμματοσειρές όπως Arial, Cambria, Calibri, Verdana, New Courier και Times New Roman λειτουργούν καλά. Αποφύγετε τις γραμματοσειρές καινοτομίας, όπως το Comic Sans, ή τις γραμματοσειρές σε σενάριο ή χειρογράφημα.

Τι μέγεθος γραμματοσειράς πρέπει να επιλέξετε

Μόλις επιλέξετε το στυλ γραμματοσειράς σας, επιλέξτε μέγεθος γραμματοσειράς 10 ή 12 σημείων. Το μέγεθος θα εξαρτηθεί από το πόσο περιεχόμενο έχετε. είναι καλύτερο αν μπορείτε να διαμορφώσετε την επιστολή σας ώστε να χωρά σε μία σελίδα.

Εάν η επιστολή σας έχει τίτλο (όπως μια επικεφαλίδα με το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας σας), μπορείτε να επιλέξετε να κάνετε τη γραμματοσειρά τίτλου ελαφρώς μεγαλύτερη (14 ή 16). Ωστόσο, αυτό δεν είναι απαραίτητο.

Συμβουλές για το στυλ γραμματοσειράς

Επιπλέον, αποφύγετε τη γραφή με όλα τα κεφαλαία γράμματα όταν διαμορφώνετε την επιστολή σας. Τα γράμματα και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλα τα ανώτατα όρια κάνουν να φαίνεται σαν να φωνάζετε. Επίσης, αποφύγετε την υπογράμμιση, την τολμηρότητα και την πλάγια γραφή. αυτά μπορεί να κάνουν το κείμενο δύσκολο να διαβαστεί.

Συμπεριλάβετε λευκό χώρο

Ανεξάρτητα από τη γραμματοσειρά και το μέγεθος γραμματοσειράς που επιλέγετε, θα πρέπει να υπάρχει λευκός χώρος στην κορυφή, στο κάτω μέρος και στις πλευρές της επιστολής σας. Επίσης, θέλετε να αφήσετε κάποιο κενό μεταξύ κάθε παραγράφου, μετά το σώμα του γράμματος και πριν το κλείσιμο σας, και μεταξύ του κλεισίματος και της υπογραφής σας. Ένα σπάνιο γράμμα χωρίς αρκετό διάστημα είναι δύσκολο να το διαβάσεις.

Περισσότερες συμβουλές για την απόσταση μεταξύ του γράμματός σας:

• Κρατήστε τη συνοδευτική σας επιστολή σε μία σελίδα ή λιγότερο. Οι επιστολές συνοδευτικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να είναι μερικές παραγράφους και να είναι εύκολο να ανιχνευθούν
• Ευθυγραμμίστε το συνοδευτικό σας γράμμα προς τα αριστερά.
• Για τις συνοδευτικές επιστολές email, χρησιμοποιήστε τη μορφοποιημένη υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Δοκιμάστε μια ποικιλία τύπων γραμματοσειρών και μεγεθών για να δείτε ποιος σας επιτρέπει να τοποθετήσετε την επιστολή σας σε μία σελίδα, ενώ αφήνετε λίγο κενό χώρο. Επίσης, μπορείτε να ρυθμίσετε τα περιθώρια της σελίδας ώστε να είναι ελαφρώς μεγαλύτερα ή μικρότερα για να διατηρήσετε κάποιο κενό, ενώ το γράμμα ταιριάζει σε μία σελίδα. Κατά γενικό κανόνα, τα περιθώρια δεν πρέπει να είναι μεγαλύτερα από 1 "και όχι στενότερα από .7".

Διορθώνω τυπογραφικά δοκίμια

Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιμεληθεί λεπτομερώς την επιστολή σας για γραμματικά και ορθογραφικά λάθη. Ακόμη και αν η γραμματοσειρά και το μέγεθος της γραμματοσειράς σας είναι σαφείς και ευανάγνωστες, τα σφάλματα θα σας κάνουν να φαίνεστε αντιεπαγγελματικά.Εάν πρόκειται για μια συνοδευτική επιστολή, ένα λάθος ίσως σας κοστίσει ακόμη και μια προσφορά εργασίας. Περισσότερες συμβουλές διόρθωσης:

• Διαβάστε την επιστολή σας δυνατά. Θα βρείτε τυχόν τυπογραφικά λάθη και ίσως εντοπίσετε ευκαιρίες για να βελτιώσετε την επιλογή λέξεων και τη δομή των προτάσεων.
• Ελέγξτε και ελέγξτε ξανά την ορθογραφία όλων των εταιρικών και προσωπικών ονομάτων.
• Κάντε ένα διάλειμμα προτού αναθεωρήσετε το τελικό σας έγγραφο. Μπορεί να βρείτε λάθη με φρέσκα μάτια που δεν θα είχατε βρει αμέσως μετά τη σύνταξη της επιστολής.
• Ζητήστε από έναν φίλο αετού-ματιού να εξετάσει την επιστολή σας προτού στείλετε.
• Για τις συνοδευτικές επιστολές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φροντίστε να στείλετε τον εαυτό σας μια δοκιμή πριν στείλετε το έγγραφο σε ένα διαχειριστή μίσθωσης. Ενδέχεται να αποκαλύψετε ιδιότητες απόστασης και σφάλματα μορφοποίησης που δεν θα είχατε δει χωρίς δοκιμή.

Πώς να επιλέξετε μια γραμματοσειρά

Μπορεί να χρειαστεί να δοκιμάσετε μερικά στυλ γραμματοσειράς και παραλλαγές μεγέθους έτσι ώστε η επιστολή σας να ταιριάζει σε μία σελίδα με αρκετό λευκό χώρο που δεν είναι γεμάτο.

Ακολουθούν τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε όταν γράφετε ένα γράμμα και επιλέγετε ένα μέγεθος και στυλ γραμματοσειράς:

• Επιλέξτε μια γραμματοσειρά από τη λίστα στην κορυφή του εγγράφου σας προτού αρχίσετε να γράφετε την επιστολή σας ή:
• Πληκτρολογήστε την επιστολή σας.
• Επισημάνετε το περιεχόμενο της επιστολής σας.
• Είτε επιλέγετε τη γραμματοσειρά από το αναδυόμενο παράθυρο είτε επιλέγετε τη γραμματοσειρά από τη λίστα στην κορυφή του εγγράφου.
• Επιλέξτε το μέγεθος γραμματοσειράς που θέλετε να χρησιμοποιήσετε με τον ίδιο τρόπο. Δοκιμάστε μερικές διαφορετικές γραμματοσειρές και μεγέθη γραμματοσειρών μέχρι να προσαρμοστεί το γράμμα σε μία σελίδα. Και πάλι, βεβαιωθείτε ότι υπάρχει λευκό κενό στην επιστολή σας. Εξετάστε το ενδεχόμενο να παίζετε με τα διαστήματα και τα περιθώρια.
• Γραπτή επιστολή.

Αφού ολοκληρώσετε και διορθώσετε το σχέδιό σας, εκτυπώστε την επιστολή σας (ακόμη και αν πρόκειται να τη μεταφορτώσετε ηλεκτρονικά ή να την στείλετε με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), για να βεβαιωθείτε ότι είναι διαμορφωμένη, σωστά χωρισμένη και φαίνεται όπως θέλετε.