Δείγμα ημερήσιας διάταξης πρώτης συνεδρίασης για συνεδρίαση συμβουλευτικού συμβουλίου

Μετά την εύρεση των ατόμων να υπηρετήσουν στο συμβουλευτικό σώμα σας, την αποστολή επιστολών πρόσκλησης και την επιλογή των μελών του συμβουλίου, ήρθε η ώρα να ξεκινήσετε τον προγραμματισμό της πρώτης συνεδρίασης της συμβουλευτικής επιτροπής. Το κλειδί για να βγείτε από τη σωστή εκκίνηση της συμβουλευτικής επιτροπής σας είναι να αρχίσετε όπως θέλετε να συνεχίσετε.

Έχετε ήδη σκεφτεί πολλά για αυτό που ελπίζετε να κερδίσετε από την ύπαρξη Συμβουλευτικού Συμβουλίου και ανυπομονούμε τις συμβουλές και την τεχνογνωσία που μπορούν να προσφέρουν τα μέλη της Συμβουλευτικής Επιτροπής σε διάφορες πτυχές της επιχείρησής σας, όπως διαχείριση, μάρκετινγκ, λογιστική, στελέχωση, εξυπηρέτηση πελατών, τεχνολογία κλπ.

Έτσι θέλετε να είστε βέβαιοι ότι σε αυτή την πρώτη συνάντηση αφήνετε τα μέλη της συμβουλευτικής επιτροπής σας να συνεισφέρουν.

Σχεδιάστε την ατζέντα της πρώτης συνάντησης γύρω από ένα θέμα ή θέμα συζήτησης

Επομένως, η πρώτη σας συνάντηση, όπως και όλες οι συναντήσεις της Συμβουλευτικής Επιτροπής, πρέπει να σχεδιαστεί γύρω από μια ερώτηση ή ένα πρόβλημα. Ίσως να είναι πιο εύκολο να δηλώσετε το πρόβλημα ως στόχο. Για παράδειγμα, "Θέλουμε να αυξήσουμε τις πωλήσεις μας κατά 25% αυτό το επόμενο τρίμηνο. Πώς μπορούμε να το κάνουμε αυτό;" Ή μπορείτε να δηλώσετε το θέμα για συζήτηση γενικότερα: "Πώς μπορούμε να μειώσουμε το επιχειρηματικό κόστος;" ή "Πώς μπορούμε να αυξήσουμε την παραγωγικότητα ή πώς μπορούμε να βελτιώσουμε την εξυπηρέτηση πελατών;"

Συγκεντρώστε τα σχετικά υπόβαθρα

Αφού αποφασίσετε για το θέμα συζήτησης, ήρθε η ώρα να συγκεντρώσετε τα υλικά που θα χρειαστούν τα μέλη της Συμβουλευτικής Επιτροπής.

Επειδή αυτή είναι η πρώτη συνάντηση της Συμβουλευτικής Επιτροπής, θα πρέπει να συμπεριλάβετε επιχειρηματικό σχέδιο και άλλα έγγραφα σχετικά με το θέμα της συζήτησης, όπως γραφήματα, γραφήματα και ενημερωτικά δελτία που απεικονίζουν το ιστορικό του θέματος συζήτησης.

Εάν είναι δυνατόν, θα πρέπει να στείλετε ένα αντίγραφο αυτών των εγγράφων σε όλα τα μέλη της συμβουλευτικής επιτροπής δύο εβδομάδες νωρίτερα μαζί με ένα αντίγραφο της ημερήσιας διάταξης.

Δημιουργήστε την ατζέντα του συνεδρίου

Παρακάτω είναι ένα παράδειγμα μιας πρώτης ημερήσιας διάταξης συνεδρίασης (με σχόλια για την αποτελεσματική διεξαγωγή της συνεδρίασης) που ίσως θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την πρώτη συνεδρίαση της Συμβουλευτικής Επιτροπής.

Παρατηρήστε ότι κάθε στοιχείο της ημερήσιας διάταξης χρονολογείται. η οικοδόμηση ενός χρονοδιαγράμματος στη συνάντησή σας και η προσκόλληση σε αυτό εξασφαλίζει ότι η συνάντησή σας δεν θα μπλοκαριστεί και θα τονώσει τη συζήτηση επί του θέματος.

Κάντε ρυθμίσεις για την καταγραφή των συνομιλιών

Θα θελήσετε επίσης να κάνετε ορισμένες ρυθμίσεις για την καταγραφή των πρακτικών της συνάντησης. Μην προσπαθήσετε να το κάνετε μόνοι σας. πρέπει να είστε σε θέση να συμμετέχετε πλήρως ακούγοντας και συμβάλλοντας. Αν δεν έχετε κάποιον που μπορεί να παρευρεθεί και να λειτουργήσει ως γραμματέας, ζητήστε άδεια από τα μέλη της Συμβουλευτικής Επιτροπής σας να καταγράψουν τη σύσκεψη.

Κάνετε διαθέσιμα αναψυκτικά

Έχοντας αναψυκτικά διαθέσιμα είναι μια καλή ιδέα. Ο καφές, το τσάι, το νερό, οι χυμοί και τα υγιεινά σνακ όπως τα φρούτα ή τα muffins είναι ωραία και πάντα ευπρόσδεκτα στις συναντήσεις. Μετά την πρώτη σας συνάντηση, θα έχετε την αίσθηση των προτιμήσεων των παρευρισκομένων για ποτά και σνακ και μπορείτε να σχεδιάσετε ανάλογα την επόμενη συνάντηση.

Χαλαρώστε!

Πάνω απ 'όλα, μην ανησυχείτε για την παρουσίασή σας. Είστε εκεί για να μοιραστείτε το όραμά σας και τις ελπίδες για την εταιρεία σας και να ζητήσετε συμβουλές, για να μην εντυπωσιάσετε κανέναν με εφέ παρουσίασης πολυμέσων.

Ο στόχος σας μεγάλης εμβέλειας είναι να δημιουργήσετε μια σχέση συνεργασίας εμπιστοσύνης με τα μέλη της συμβουλευτικής επιτροπής σας, ώστε να εστιάσετε στην εξασφάλιση ότι τα μέλη της συμβουλευτικής επιτροπής σας αποχωρούν από την αίσθηση ότι έχουν ακουστεί και ότι συνέβαλαν στη διαχείριση της εταιρείας σας - και προσβλέπουμε στην επόμενη συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου.

Δείγμα ημερήσιας διάταξης

Η ημερήσια συνάντηση συμβουλευτικών συμβουλίων για το δείγμα παρακάτω περιλαμβάνει προτεινόμενες δραστηριότητες με σημειώσεις που θα σας καθοδηγήσουν στη διαδικασία της συνεδρίασης. Εκτυπώστε αυτήν την ατζέντα και προσαρμόστε την στις ανάγκες σας.Μπορείτε να το αντιγράψετε απευθείας σε ένα έγγραφο του Word, Excel ή παρόμοιο έγγραφο, επιλέγοντας το κείμενο και χρησιμοποιώντας την αντιγραφή / επικόλληση.

[Το όνομα της εταιρίας σου]

Ημερήσια διάταξη

[Ημερομηνία]

[Τοποθεσία]

Χρόνος έναρξης / λήξης	Δραστηριότητα
10:00 - 10:05 π.μ.	Εισαγωγές(Υποθέτοντας ότι τα μέλη της Συμβουλευτικής Επιτροπής δεν έχουν συναντηθεί, εισάγετε τον εαυτό σας και όλα τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου δίνοντας μια σύντομη περιγραφή της εμπειρίας τους.)
10:05 - 10:10 π.μ.	Γιατί μια συμβουλευτική επιτροπή;(Σύντομη δήλωση για το πώς βλέπετε τη λειτουργία της Συμβουλευτικής Επιτροπής και τις συμβολές που ελπίζετε ότι μπορεί να κάνει η Συμβουλευτική Επιτροπή στην εταιρεία σας. Περιλάβετε λεπτομέρειες όπως πόσο συχνά θα συνεδριάζει το Συμβούλιο).
10:10 - 10:20 π.μ.	Ερωτήσεις(Εάν υπάρχουν, εάν δεν υπάρχουν, ρωτήστε τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου πώς βλέπουν τη λειτουργία της Συμβουλευτικής Επιτροπής και πώς ελπίζουν να συνεισφέρουν).
	Θέμα συζήτησης: [Εισάγετε την ερώτησή σας / τη δήλωση προβλήματος εδώ]
10:20 - 10:25 π.μ.	Παρουσίαση του θέματος συζήτησης(Μια περίληψη της ιστορίας του θέματος και του τρόπου με τον οποίο επηρεάζει επί του παρόντος την επιχείρηση · αποφύγετε να δώσετε τις απόψεις / λύσεις σας σε αυτό το σημείο.)
10:25 - 11:35 π.μ.	Συζήτηση(Θέλετε να διατηρήσετε τις ιδέες σας σε αυτή τη φάση, μην απορρίψετε ή απορρίψετε τις ιδέες σε αυτό το σημείο, συμβάλλετε επίσης στις ιδέες / τις απόψεις σας.)
11:35 - 11:50 π.μ.	Προτάσεις / Ψηφίσματα(Αξιολογώντας τις ιδέες που έχει ακούσει η ομάδα και επιλέγοντας τις καλύτερες "λύσεις").
11:50 - 11:55 π.μ.	Περίληψη(Συγκεντρώστε το θέμα, τη συζήτηση και τα αποτελέσματα για την ομάδα και πείτε τους τι σκοπεύετε να κάνετε.)
11:55 π.μ.	Αναβολή

[Ημερομηνία της επόμενης συνεδρίασης]

Εάν χρησιμοποιείτε αυτό το χρονοδιάγραμμα, είναι πολύ ωραίο να πάρετε τα μέλη της συμβουλευτικής επιτροπής σε ένα καλό γεύμα (ειδικά εάν τα σνακ δεν έχουν επιδοθεί κατά τη διάρκεια της συνάντησης). Θυμηθείτε ότι η συνάντηση έχει τελειώσει και το γεύμα πρέπει να είναι κατά κύριο λόγο μια κοινωνική περίσταση!

Κρατήστε τις συνόδους σύντομες

Δεν πρέπει ποτέ να έχετε συνάντηση συμβουλευτικής επιτροπής που να διαρκεί περισσότερο από δύο ώρες. Δύο ώρες είναι αρκετά μακρύς ώστε οι περισσότεροι άνθρωποι να δώσουν την αμέριστη προσοχή τους στο έργο.

Ξεκινήστε τις μελλοντικές συναντήσεις με μια επισκόπηση προηγούμενων θεμάτων της συζήτησης

Σε μελλοντικές συναντήσεις, θα πρέπει να αρχίσετε με μια ανασκόπηση του τι έχετε κάνει για το θέμα που συζητήθηκε κατά την τελευταία συνεδρίαση και να καλέσετε τα σχόλια των μελών της Συμβουλευτικής Επιτροπής σχετικά με τις ενέργειες της εταιρείας σας.

Επειδή η "συνάντηση και χαιρετισμός" είναι εκτός λειτουργίας, μπορεί να θέλετε να έχετε δύο θέματα συζήτησης σε μελλοντικές συναντήσεις της συμβουλευτικής επιτροπής σας. Ίσως έχετε τρία αν νομίζετε ότι θα ταιριάζουν άνετα στη μορφή δύο ωρών. Αλλά δεν πρέπει ποτέ να έχετε περισσότερα από τρία.