Πώς και πότε να κάνετε καταθέσεις φόρων μισθοδοσίας

Μία από τις σημαντικότερες ευθύνες σας για την καταβολή μισθοδοσίας είναι να βεβαιωθείτε ότι οι ομοσπονδιακοί φόροι μισθοδοσίας κατατίθενται σύμφωνα με τις απαιτήσεις του IRS.

Η διαδικασία μισθοδοσίας περιλαμβάνει (α) τον υπολογισμό και την προετοιμασία των μισθών, (β) την καταμέτρηση των ποσών που παρακρατούνται από αυτές τις μισθολογικές εκταμιεύσεις, (γ) την καταβολή των παρακρατηθέντων φόρων από τους μισθούς, (δ) την αναφορά των παρακρατηθέντων φόρων και των καταθέσεων.

Αυτό το άρθρο σας δίνει τα βασικά στοιχεία του τμήματος κατάθεσης αυτής της διαδικασίας.

Τι είναι οι φόροι μισθοδοσίας;

Πρώτον, ας ορίσουμε τι σημαίνει "φόροι μισθωτών υπηρεσιών". Είναι οι φόροι που πρέπει να πληρώσετε στην μισθοδοσία σας (τα ποσά που πληρώνετε στους υπαλλήλους για την εργασία που έχουν κάνει).

• Εκείνοι ομοσπονδιακούς φόρους εισοδήματος που παρακρατήσατε από τους μισθούς των υπαλλήλων σας,
• ο Φόροι FICA (Φόροι Κοινωνικής Ασφάλισης / Medicare) που έχετε παρακρατήσει από τους υπαλλήλους και το αντίστοιχο ποσό που έχετε θέσει εκτός της μισθοδοσίας που καταβάλλεται από την εταιρεία σας και
• Ομοσπονδιακοί φόροι ανεργίας, βάσει της συνολικής ακαθάριστης μισθοδοσίας σας.

Πώς καθορίζει το IRS τις Ημερομηνίες Καταβολής Φόρων Μισθοδοσίας

Το IRS καθορίζει το πρόγραμμα καταθέσεων φόρου μισθωτών υπηρεσιών για τους εργοδότες βάσει της συνολικής ακαθάριστης ασφάλισής τους για την περίοδο των δώδεκα μηνών που λήγει στις πιο πρόσφατες 30 Ιουνίου. Αυτή η χρονική περίοδος ονομάζεται περίοδος ανασκόπησης.

Πώς καθορίζεται η περίοδος Look-Back;

ΕΝΑπερίοδο ανασκόπησης είναι ο χρόνος και το ποσό που χρησιμοποιήσατε για τη μέθοδο που πρέπει να χρησιμοποιήσετε για την κατάθεση φόρου μισθοδοσίας σας. Το IRS αναφέρει ότι το συνολικό ποσό των φόρων απασχόλησης που αναφέρει ο εργοδότης κατά τη δωδεκάμηνη περίοδο που λήγει στις προηγούμενες 30 Ιουνίου. Έτσι, το πρόγραμμα καταθέσεων μισθοδοσίας που χρησιμοποιείτε εξαρτάται κυρίως από το ποσό των φόρων μισθωτών υπηρεσιών που οφείλετε, βάσει του παρελθόντος.

Αυτό είναι σύγχυση. Θα χρησιμοποιήσω ένα παράδειγμα από την Patriot Software: " Για παράδειγμα, η περίοδος ανασκόπησης για την υποβολή καταθέσεων φόρου απασχόλησης το 2017 θα είναι η δωδεκάμηνη περίοδος που λήγει στις 30 Ιουνίου του 2016. "

Όταν έχετε το σύνολο, μπορείτε να μεταβείτε στην παράγραφο "Καθορισμός του Φορολογικού Καταθετηρίου Φορολογίας" παρακάτω για να δείτε πόσο συχνά πρέπει να κάνετε καταθέσεις.

Εύρεση της συνολικής φορολογικής σας ευθύνης για μισθούς

Ο καλύτερος τρόπος για να βρείτε τα ποσά για τους φόρους μισθοδοσίας που καταβάλλονται κατά τη διάρκεια της περιόδου ανασκόπησης είναι να εξετάσετε τα Έντυπα 941 (Τριμηνιαία Αμοιβή και Φορολογική Απόδοση) για κάθε τρίμηνο. Μεταβείτε στη γραμμή 10: Συνολικοί φόροι μετά τις προσαρμογές. Αν προσθέσετε και τα τέσσερα 941 έντυπα μαζί, θα λάβετε το ποσό που χρησιμοποιήσατε για να καθορίσετε το χρονοδιάγραμμά σας.

Καθορισμός του χρονοδιαγράμματος καταβολής φόρου μισθοδοσίας

• Εάν είστε νέος εργοδότης και δεν είχατε υπαλλήλους κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου "επιστροφής", είστε ένας μηνιαίος καταθέτης
• Εάν η υποχρέωση φόρου μισθοδοσίας σας είναι μικρότερη από 2.500 δολάρια ανά τρίμηνο, μπορείτε να καταθέσετε αυτούς τους φόρους με μια "έγκαιρη καταγεγραμμένη επιστροφή" (υποθέτοντας ένα Έντυπο 941).
• Εάν οι συνολικοί σας φόροι μισθοδοσίας για την περίοδο "look back" ήταν $ 50.000 ή λιγότερο , είστε ένας μηνιαίος καταθέτης
• Εάν οι συνολικοί σας φόροι μισθοδοσίας για την περίοδο "look back" ήταν περισσότερα από $ 50.000 , κάνετε καταθέσεις στο ημι-εβδομαδιαίο πρόγραμμα.

Περισσότερα για τις Ημερομηνίες Φορολογικής Κατάθεσης

• Μηνιαίες καταθέσεις πρέπει να γίνει μέχρι την 15η ημέρα του επόμενου μήνα. Έτσι, η κατάθεση μισθοδοσίας σας για τον Μάρτιο πρέπει να γίνει μέχρι τις 15 Απριλίου.
• Οι εβδομαδιαίες καταθέσεις γίνονται με το ακόλουθο χρονοδιάγραμμα:
  • Φόροι κατάθεσης από μισθοδοσίες που καταβάλλονται το Σάββατο, την Κυριακή, τη Δευτέρα ή την Τρίτη μέχρι την επόμενη Παρασκευή.
  • Φόροι κατάθεσης από μισθοδοσίες που καταβάλλονται την Τετάρτη, Πέμπτη ή Παρασκευή την επόμενη Τετάρτη.
• Εάν η υποχρέωση φόρου μισθοδοσίας σας είναι $100.000 ή περισσότερα, πρέπει να καταθέσετε την επόμενη ημέρα και πρέπει να συνεχίσετε να κάνετε καταθέσεις την επόμενη ημέρα για το υπόλοιπο του έτους και για το επόμενο έτος.
• Τα λάθη κατάθεσης δεν τιμωρούνται εάν δεν υπερβαίνουν τα 100 ή 2 τοις εκατό του ποσού των φόρων απασχόλησης που απαιτείται να κατατεθούν. Πρέπει να αντισταθμίσετε το υπόλοιπο που οφείλεται σε μια προκαθορισμένη ημέρα μακιγιάζ για να αποφύγετε περαιτέρω ποινές.
• Εάν απαιτείται να γίνει κατάθεση σε μια ημέρα που δεν είναι τραπεζική ημέρα, η κατάθεση θεωρείται έγκαιρα εάν πραγματοποιηθεί μέχρι το κλείσιμο της επόμενης τραπεζικής ημέρας. Εκτός από τις ομοσπονδιακές και κρατικές τραπεζικές αργίες, το Σάββατο και η Κυριακή αντιμετωπίζονται ως μη τραπεζικές ημέρες.
• Οι εβδομαδιαίως καταθέτες έχουν τουλάχιστον τρεις εργάσιμες ημέρες μετά το πέρας της εξαμηνιαίας περιόδου για να καταθέσουν τους φόρους που έχουν συσσωρευτεί κατά τη διάρκεια της εβδομαδιαίας περιόδου.

Πώς να κάνετε ομοσπονδιακές καταβολές φόρου μισθοδοσίας

Το IRS απαιτεί όλες οι καταθέσεις φόρου μισθωτών να γίνονται ηλεκτρονικά, χρησιμοποιώντας το ηλεκτρονικό σύστημα EFTPS. Δεν μπορείτε να ταχυδρομήσετε τις καταθέσεις χρησιμοποιώντας ένα κουπόνι καταθέσεων. δεν υπάρχουν πια.

Μεταβείτε στον ιστότοπο EFTPS. Εγγραφείτε και χρησιμοποιήστε την ιστοσελίδα για να πληρώσετε τους φόρους σας. τα ποσά αφαιρούνται από τον τραπεζικό λογαριασμό της επιχείρησής σας.

Έτοιμοι για υπηρεσία μισθοδοσίας ή λογισμικό μισθοδοσίας;

Εάν όλες αυτές οι εργασίες φαίνεται συντριπτική, ίσως θελήσετε να εξετάσετε είτε μια υπηρεσία μισθοδοσίας ή λογισμικό μισθοδοσίας.

Το λογισμικό μισθοδοσίας μπορεί να σας βοηθήσει με όλες τις λεπτομέρειες και μπορεί να κάνει τις καταθέσεις για εσάς, συνδέοντας με τον λογαριασμό μισθοδοσίας σας. Βεβαιωθείτε ότι το λογισμικό μπορεί να σας υπενθυμίσει πότε οφείλονται οι πληρωμές.

Μια υπηρεσία μισθοδοσίας είναι μια εξωτερική εταιρεία που αναλαμβάνει όλες τις λειτουργίες μισθοδοσίας σας, συμπεριλαμβανομένης της αποστολής εκθέσεων και πληρωμών όταν οφείλονται, τόσο για τους ομοσπονδιακούς φόρους όσο και για τους κρατικούς φόρους μισθοδοσίας.

Η κατοχή λογισμικού μισθοδοσίας ή υπηρεσίας μισθοδοσίας δεν σας δίνει τη δυνατότητα να γνωρίζετε τις ευθύνες σας ως εργοδότη. Πρέπει ακόμα να γνωρίζετε ποιες εκθέσεις και πληρωμές οφείλονται και πότε.