Συμβουλές για τη διαχείριση ροής πληροφοριών προγραμματισμού συμβάντων

Η διατήρηση πολλαπλών ομάδων στην ίδια σελίδα είναι ένας από τους μεγαλύτερους σχεδιαστές γεγονότων που αντιμετωπίζουν καθημερινά. Ενώ όλοι όσοι συμμετέχουν σε ένα γεγονός θέλουν να είναι επιτυχής, χωρίς μια καθορισμένη πορεία επικοινωνίας, θα υπάρχει πάντα η ευκαιρία για λεπτομέρειες να πέσουν μέσα στις ρωγμές. Η πρόληψη των παραβάσεων μπορεί να αποφευχθεί με την καθιέρωση ενός flowchart πληροφοριών από την αρχή. Ακολουθήστε τις παρακάτω οδηγίες για να διατηρήσετε όλες τις πλευρές να εργάζονται προς την ίδια κατεύθυνση.

Να είστε ο αρχηγός

Τα περισσότερα γεγονότα αποτελούν κοινή προσπάθεια μεταξύ διαφόρων τμημάτων, αλλά στο τέλος της ημέρας πρέπει να υπάρχει ένας ηγέτης για να επιβλέπει ολόκληρη την παραγωγή. Κάθε άτομο στην ομάδα θα πρέπει να επικεντρωθεί στην ειδικότητά τους και να κατανοήσει τη σημασία των ορίων τους. Προσδιορίστε τον εαυτό σας ως τον κύριο προγραμματιστή από την αρχή του έργου. Εξηγήστε στους συναδέλφους σας τη σημασία της ροής πληροφοριών και επεξηγήστε τι συμβαίνει όταν αγνοούνται τα πρωτόκολλα. Καθώς κανείς δεν θέλει να είναι υπεύθυνος για τη δημιουργία ενός προβλήματος, εξηγήστε τους κανόνες για τον εσωτερικό διάλογο την πρώτη μέρα.

Οργανώστε Επιτροπές

Ο στόχος εδώ είναι να συνδυαστούν οι εργαζόμενοι των οποίων οι ευθύνες πρόκειται να διασταυρωθούν με κάποιο τρόπο. Για παράδειγμα, το τμήμα μάρκετινγκ θα πρέπει να βρίσκεται στην ίδια επιτροπή με την ομάδα οπτικοακουστικών μέσων, ώστε να διασφαλίζεται ότι όλα τα γραφικά και τα λογότυπα εμφανίζονται σωστά. Η δημιουργία ομάδων που φυσικά πρέπει να συνεργαστούν, θα εξαλείψει πολλά από τα περιττά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που τείνουν να χαθούν στην τυχαία σειρά. Επιλέξτε μία επαφή από κάθε επιτροπή για να σας ενημερώσουμε για τις πρόσφατες εξελίξεις.

Προθεσμίες

Η καταγραφή των προθεσμιών πολύ νωρίτερα θα μειώσει τα επίπεδα άγχους για όλους τους εμπλεκόμενους. Μπορείτε να ενισχύσετε την αξία των προθεσμιών σας δημιουργώντας ένα διάγραμμα ροής που δείχνει πώς θα χρησιμοποιηθεί το έργο κάθε επιτροπής για να φέρει τα πάντα μαζί. Οι εργαζόμενοι ανταποκρίνονται καλύτερα όταν γνωρίζουν ότι ένα άλλο τμήμα περιμένει την απάντησή τους. Η κοινή χρήση αυτών των πληροφοριών διατηρεί τη διαδικασία διαφανή και τονίζει την ευθύνη χωρίς να χρησιμοποιεί αρνητικές ενέργειες.

Κρατήστε τα στελέχη ενημερωμένα

Ένα από τα μεγαλύτερα λάθη που μπορείτε να κάνετε είναι να εργαστείτε πίσω από τις σκηνές μέχρι να είστε έτοιμοι να παρουσιάσετε ιδέες στους εκτελεστικούς ηγέτες σας. Σπάνια, αν ποτέ, θα μπείτε στο γραφείο σας και θα φύγετε χωρίς να χρειάζεται να αλλάξετε κάποια πτυχή της εκδήλωσής σας. Αποθηκεύστε τον εαυτό σας αυτή την απογοήτευση προληπτικά συναντώντας μαζί τους σε τακτά χρονικά διαστήματα κατά τη διαδικασία σχεδιασμού. Είναι πολύ πιο εύκολο να κάνετε αλλαγές στη μέση του έργου σας σε αντίθεση με το γύρισμα πίσω στο τέλος.

Επικοινωνήστε με τους προμηθευτές σας

Ένα άλλο φαινομενικά αθώο λάθος που μπορεί να συμβεί είναι η δευτερογενής επικοινωνία με τους πωλητές. Συμβαίνει όταν κάποιος συνεργάτης αναλαμβάνει την πρωτοβουλία να επικοινωνήσει απευθείας με έναν πωλητή για να μοιραστεί λεπτομέρειες σχεδιασμού που δεν γνωρίζετε. Το αποτέλεσμα αυτών των πλευρικών συνομιλιών μπορεί να έχει μεγάλο αντίκτυπο στον τρόπο με τον οποίο συνέρχεται η εκδήλωση. Ο μόνος τρόπος για να αποφύγετε αυτό είναι να περιορίσετε τον πωλητή σας από τη λήψη παραγγελιών από άλλους υπαλλήλους. Ίσως να νομίζετε ότι ακούγεται σκληρός στην αρχή, αλλά θα κοιμάστε πολύ πιο εύκολα γνωρίζοντας όλες τις πληροφορίες που ρέουν μέσα από σας.

Προληπτικές ενημερώσεις

Όντας ο επικεφαλής σχεδιαστής για μια εκδήλωση απαιτεί να μοιραστείτε όσο περισσότερες πληροφορίες λαμβάνετε. Διατηρήστε ένα έγγραφο γενικού σχεδιασμού που περιγράφει τις λεπτομέρειες της εκδήλωσης και στείλτε εβδομαδιαίες ενημερώσεις σε όλα τα μέλη της επιτροπής σας. Κρατήστε τις επικοινωνίες σας σύντομες και μέχρι το σημείο.Θέλετε ο καθένας να διαβάσει τις σημειώσεις στις εβδομαδιαίες ενημερώσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά εάν συνεχίζετε αδιάκοπα, τότε θα χάσετε γρήγορα την προσοχή τους.

Η διαχείριση της ροής πληροφοριών των εκδηλώσεών σας απαιτεί τις ίδιες διαδικασίες με τις διυπηρεσιακές επικοινωνίες. Ενημερώστε όλους για τις ευθύνες τους και μοιραστείτε σημαντικές ενημερώσεις με όλα τα εμπλεκόμενα μέρη. Η κρίσιμη διαφορά είναι ότι είστε ο Διευθύνων Σύμβουλος του έργου. Ο ρόλος σας είναι να διαχειριστείτε όλες τις λεπτομέρειες που έρχονται και να τις μετατρέψετε σε ένα κοινό όραμα που ανταποκρίνεται στις ανάγκες κάθε τμήματος. Το θεμέλιο της επιτυχίας είναι να διασφαλιστεί ότι όλες οι πληροφορίες ρέουν προς την ίδια κατεύθυνση.