Διαχείριση συμβάντων έναντι προγραμματισμού

Η βιομηχανία σχεδιασμού εκδηλώσεων φιλοξενεί πολυάριθμους τίτλους εργασίας και περιγραφές θέσεων εργασίας. Οργανωτή εκδηλώσεων. Συντονιστής συναντήσεων. Συντονιστής εκδήλωσης. Συντονιστής της Συνέλευσης. Διαχειριστής εκδηλώσεων. Ο κατάλογος φαίνεται ατελείωτος. Καθώς η βιομηχανία αναπτύσσεται, το ίδιο συμβαίνει και με τη λίστα λειτουργιών εργασίας. Ενώ η ανάπτυξη θέσεων εργασίας είναι πάντα καλό, το φάσμα των λειτουργιών του σχεδιασμού εκδηλώσεων και των τίτλων εργασίας για τη διαχείριση των γεγονότων μπορεί να προκαλέσει σύγχυση σε όσους ξεκινούν από τη βιομηχανία. Είναι εξίσου απογοητευτικό για έμπειρους επαγγελματίες που αντιμετωπίζουν πελάτες που παρερμηνεύουν τις προσφερόμενες υπηρεσίες.

Η "διοργάνωση εκδηλώσεων" και ο "προγραμματισμός εκδηλώσεων" συχνά ρίχνονται γύρω από την εναλλαγή, αν και είναι δύο πολύ διαφορετικά πράγματα. Πολύ απλά, ο σχεδιασμός και η διαχείριση δεν είναι τα ίδια. Ενώ τα σύνολα δεξιοτήτων αυτών των δύο λειτουργιών επικαλύπτονται, είναι δύο ξεχωριστές λειτουργίες. Δημιουργεί προβλήματα για όσους ασχολούνται με πελάτες που πιστεύουν λανθασμένα ότι χρειάζονται έναν διαχειριστή εκδηλώσεων όταν αυτό που χρειάζονται είναι ένας προγραμματιστής εκδηλώσεων. Και για εκείνους τους πελάτες που έχουν την εντύπωση ότι όλοι οι διαχειριστές εκδηλώσεων χειρίζονται και τον σχεδιασμό εκδηλώσεων.

Ας ξεκαθαρίσουμε τη σύγχυση γιατί είναι σημαντικό να έχετε την ίδια κατανόηση με εσάς και τους πελάτες σας.

Διοργάνωση δεξίωσης

Ας ξεκινήσουμε με το σχεδιασμό εκδηλώσεων. Η βασική λειτουργική λέξη εδώ είναι σχεδίαση . Όλα τα γεγονότα - από τις νυφικές ντουζιέρες μέχρι τις γιορτές γενεθλίων για μεγάλες εταιρικές συναντήσεις - ξεκινούν με ένα σχέδιο κάποιου είδους. Οι αρχικές συζητήσεις με τους πελάτες σχετικά με ιδέες εκδηλώσεων, θέματα, επιθυμητές ημερομηνίες και κατευθυντήριες γραμμές για τον προϋπολογισμό αποτελούν μέρος της διαδικασίας σχεδιασμού εκδηλώσεων.

Ο σχεδιασμός των εκδηλώσεων ξεκινάει από τα πρώτα στάδια της ιδέας και συνεχίζεται μέχρι την πραγματοποίηση του πραγματικού γεγονότος. Και, ειλικρινά, για λίγες εβδομάδες μετά την εκδήλωση, οι υπεύθυνοι σχεδιασμού γεγονότων ολοκληρώνουν λεπτομέρειες και χειρίζονται τα στοιχεία παρακολούθησης. Ο σχεδιασμός των εκδηλώσεων προϋποθέτει στενή συνεργασία με τον πελάτη για τον σχεδιασμό ενός γεγονότος που αντανακλά το όραμα του πελάτη για τη συγκέντρωση και ανταποκρίνεται στον στόχο του γεγονότος. Οι πελάτες που προσλαμβάνουν έναν προγραμματιστή εκδηλώσεων προσλαμβάνουν κάποιον για να προγραμματίσει όλες τις πτυχές της εκδήλωσης, συμπεριλαμβανομένων των σχετικών στοιχείων και στοιχείων δράσης, και να δει το συμβάν μέχρι την ολοκλήρωσή του.

Οι αρμοδιότητες προγραμματισμού εκδηλώσεων μπορούν να περιλαμβάνουν αλλά δεν περιορίζονται σε:

• επιλέγοντας ένα γενικό θέμα για το συμβάν
• την ανάπτυξη ενός προϋπολογισμού
• επιλέγοντας ένα χώρο
• διαπραγμάτευση συμβολαίων ξενοδοχείων
• μίσθωση εξωτερικών πωλητών
• σχεδιάσετε το μενού
• μίσθωση μιας τροφοδοσίας
• οργάνωση ομιλητών ή ψυχαγωγίας
• συντονίζοντας τη μεταφορά
• επιλέγοντας το συνδυασμό χρωμάτων
• ανάπτυξη προσκλήσεων

Ο προγραμματισμός εκδηλώσεων είναι το μόνο που κάνει τη συγκέντρωση ενός γεγονότος. Αυτή η λειτουργία εμπίπτει στη μεγαλύτερη ομπρέλα της διαχείρισης συμβάντων.

Διαχείρηση γεγονότων

Κάθε τύπος γεγονότος αποτελείται από πολλά μέρη που ταιριάζουν μαζί σαν κομμάτια ενός παζλ. Όλα αυτά τα κομμάτια έρχονται τελικά μαζί για να δημιουργήσουν ένα γεγονός. Τα επιτυχημένα γεγονότα έχουν όλα αυτά τα συναφή κομμάτια που συναντώνται την κατάλληλη στιγμή και τη σωστή θέση, ομαλά και αποτελεσματικά και σύμφωνα με το σχέδιο. Αυτή η διαδικασία ονομάζεται διαχείριση συμβάντων. Είναι, με απλά λόγια, διαχείριση του έργου της ίδιας της εκδήλωσης.

Η διοργάνωση εκδηλώσεων περιλαμβάνει τη δημιουργία, το συντονισμό και τη διαχείριση όλων των διαφορετικών συνιστωσών ενός γεγονότος καθώς και τις ομάδες ατόμων που είναι υπεύθυνα για κάθε πτυχή. Ορισμένες πτυχές της διαχείρισης συμβάντων μπορεί να περιλαμβάνουν, αλλά δεν περιορίζονται σε:

• διατηρώντας μια τοποθεσία για ένα συμβάν
• συντονίζοντας εξωτερικούς προμηθευτές
• αναπτύσσοντας ένα σχέδιο στάθμευσης
• σχεδιασμό σχεδίων έκτακτης ανάγκης έκτακτης ανάγκης
• εξασφαλίζοντας την τήρηση των προδιαγραφών υγείας και ασφάλειας
• διαχείριση του υπεύθυνου προσωπικού για κάθε λειτουργία
• την επίβλεψη εκτέλεσης ενός συμβάντος
• παρακολούθηση της εκδήλωσης
• την επίλυση καταστάσεων εκδήλωσης στο χώρο του ξενοδοχείου

Οι διευθυντές συμβάντων και οι υπεύθυνοι σχεδιασμού συμβάντων συνεργάζονται

Ο καθορισμός αυτών των δύο λειτουργιών είναι προκλητικός επειδή, όχι μόνο συνδέονται στενά, οι αρμοδιότητες συχνά επικαλύπτονται. Οι μελετητές ατομικών εκδηλώσεων μπορούν να προσφέρουν υπηρεσίες διαχείρισης εκδηλώσεων και οι διαχειριστές συμβάντων μπορούν επίσης να προσφέρουν προγραμματισμό εκδηλώσεων Όλα εξαρτώνται από την ατομική ομάδα σχεδιασμού ή διοργάνωσης εταιρικών εκδηλώσεων, τον τόπο διοργάνωσης και το ίδιο το γεγονός.

Είναι σημαντικό να κατανοήσετε τις διαφορές μεταξύ των δύο και να καθορίσετε ποιες υπηρεσίες θα παράσχετε. Για παράδειγμα; Αν προσφέρετε υπηρεσίες σχεδιασμού εκδηλώσεων για εκδηλώσεις μεγάλης κλίμακας, θα συνεργαστείτε με έναν διαχειριστή εκδηλώσεων ο οποίος θα συντονίσει τις υπηρεσίες σας με εκείνους του διαχειριστή τροφοδοσίας, της οπτικοακουστικής ομάδας κλπ. Καθορίστε το ρόλο σας και τις υπηρεσίες που παρέχετε και σαφώς επικοινωνήστε αυτά στους υποψήφιους πελάτες για να αποφευχθεί οποιαδήποτε σύγχυση κατά τη διαδικασία σχεδιασμού.