Διόρθωση σφαλμάτων σε επιχειρηματικά έγγραφα

Είμαστε όλοι εκεί. Διαβάζουμε ένα σημαντικό έγγραφο και ανακαλύπτουμε ένα λάθος. Και το λάθος ήταν σημαντικό. Η ανάμειξη του εκμισθωτή (ιδιοκτήτης του κτιρίου) και του μισθωτή (η εταιρεία που μισθώνει το χώρο) σε ένα έγγραφο μίσθωσης, για παράδειγμα, είναι ένα κοινό σφάλμα. Σφάλματα μπορεί να συμβούν σε μισθώσεις, συμβάσεις απασχόλησης, συμβάσεις ακινήτων, συμβάσεις πώλησης, φορολογικά έντυπα … οποιοδήποτε νομικό έγγραφο.

Σφάλματα στο νομικό σας έγγραφο

Όταν εντοπίσετε κάποιο σφάλμα, ακολουθήστε τα βήματα για να το διορθώσετε το συντομότερο δυνατό. Θα χρειαστεί να φέρει το σφάλμα στην προσοχή οποιουδήποτε άλλου μέρους ή των εμπλεκόμενων στο έγγραφο εγγράφων, ειδικά αν πρόκειται για οποιοδήποτε είδος υπογεγραμμένου συμβολαίου.

Ακολουθήστε αυτά τα τυπικά βήματα για τη διόρθωση λαθών σε σημαντικά έγγραφα:

1. Γραμμή μέσω εσφαλμένων πληροφοριών (βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες μπορούν ακόμα να διαβαστούν).
2. Κάνε την αλλαγή.
3. Ημερομηνία και έναρξη της αλλαγής.
4. Αφήστε το άλλο συμβαλλόμενο μέρος και αρχίστε την αλλαγή επίσης, οπότε είναι σαφές ότι η αλλαγή έχει αναγνωριστεί και από τα δύο μέρη.

Ένα άλλο παράδειγμα είναι η διόρθωση ενός σφάλματος σε ένα δελτίο χρόνου. Το σφάλμα θα πρέπει να ευθυγραμμιστεί με τις σωστές πληροφορίες που έχουν εισαχθεί. Στη συνέχεια, ο υπάλληλος και ο επιβλέπων (ή άλλος εξουσιοδοτημένος αντιπρόσωπος της εταιρείας) θα πρέπει να αρχίσουν / να υπογράψουν και να δώσουν ημερομηνία στην αλλαγή.

Σε μια σύμβαση πώλησης, όπως τα έγγραφα που σχετίζονται με την πώληση μιας επιχείρησης, ο αγοραστής και ο πωλητής μπορούν να προχωρήσουν και να κάνουν αλλαγές καθώς εργάζονται μέσω της διαπραγμάτευσης, να συμπεριλάβουν ή να καταργήσουν ένα συγκεκριμένο περιουσιακό στοιχείο ή περιουσιακά στοιχεία. Είναι σημαντικό όλες αυτές οι αλλαγές να επισημανθούν, να διορθωθούν ή να ενημερωθούν στην πιο πρόσφατη συμφωνημένη έκδοση, και στη συνέχεια να υπογραφούν και να χρονολογηθούν και από τα δύο μέρη.

Η Μηχανική των διορθώσεων

Για μερικές συμβάσεις, μπορείτε απλά να γράψετε τις αλλαγές σας, να χτυπήσετε ή να σχεδιάσετε μια γραμμή για να διαγράψετε τα παλιά δεδομένα και να αρχίσετε την αλλαγή. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις, οι λεπτομερείς συμβάσεις ενδέχεται να περιλαμβάνουν πολλές αλλαγές και είναι καλύτερο να αποκτήσετε πρόσβαση στο έγγραφο στον υπολογιστή, να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία περικοπής του λογισμικού επεξεργασίας κειμένου για να σχεδιάσετε μια γραμμή μέσω του ανεπιθύμητου κειμένου και πληκτρολογήστε το νέο κείμενο.

Για παράδειγμα, το πρόγραμμα Microsoft Word έχει τη δυνατότητα να κάνει αλλαγές σε ένα έγγραφο και να εμφανίσει το παλιό κείμενο με κόκκινη γραμμή μέσα από αυτό. Αυτή η συνάρτηση καλείται, όχι απροσδόκητα, redline και μπορεί να προσπελάσει ενεργοποιώντας πρώτα το Παρακολούθηση αλλαγών χαρακτηριστικό στο Ανασκόπηση μενού.

Πραγματοποιήστε τις διορθώσεις σφάλματος στο έγγραφό σας, αλλά μόνο μετά έχετε ενεργοποιήσει την επιλογή αλλαγών κομματιών. Στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή, Εμφάνιση όλων των σημείων σήμανσης για να δείτε το παλιό κείμενο επισημασμένο με κόκκινο χρώμα, με μια διαχωριστική γραμμή μέσα από αυτό. Μπορείτε να εκτυπώσετε αυτήν την προβολή χρησιμοποιώντας έναν έγχρωμο εκτυπωτή για να διατηρήσετε το κόκκινο χρώμα. Εάν χρησιμοποιείτε ασπρόμαυρο εκτυπωτή, θα δείτε τις γραμμές διαγραφής από το παλιό κείμενο.

Ο λάθος τρόπος για να διορθωθεί

Όταν κάνετε αλλαγές σε ένα έγγραφο, τα πράγματα μπορεί να αρχίσουν να φαίνονται ακατάστατα αν έχετε αρκετές αλλαγές και έχετε γραμμές που χτυπάνε μέσα από όλα αυτά.

Αντιστοιχίστε την παρόρμηση, ωστόσο, να καθαρίσετε τα πράγματα μόνο για να φανείτε "καθαρά". Μη χρησιμοποιείτε διορθωτικό υγρό ή προσπαθήστε να διαγράψετε το λάθος ή το σφάλμα. Εάν το έγγραφο τελικά κατέληξε στο δικαστήριο, θα μπορούσε να φανεί ότι σκόπιμα προσπαθούσατε να αποκρύψετε κάτι. Η απόκρυψη μιας αλλαγής μπορεί να σας κάνει να χρεωθείτε με απάτη, ή τουλάχιστον να θέσετε μια σκιά αμφιβολίας στο μυαλό του οπαδού σας, οπότε μην το επιχειρήσετε.