Τα βασικά στοιχεία βασικών δεικτών απόδοσης

Ένας βασικός δείκτης απόδοσης (KPI) είναι μια τιμή που χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση και τη μέτρηση της αποτελεσματικότητας. Αν και ορισμένοι, όπως το περιθώριο καθαρού κέρδους, είναι σχεδόν καθολικοί στην επιχείρηση, οι περισσότερες βιομηχανίες έχουν και τους δικούς τους βασικούς δείκτες απόδοσης.

Μερικά παραδείγματα KPIs

Οι δείκτες KPI συνδέονται εγγενώς με τους στρατηγικούς στόχους μιας επιχείρησης, οι Διευθυντές χρησιμοποιούν τους δείκτες για να αξιολογήσουν εάν είναι στόχοι καθώς εργάζονται για αυτούς τους στόχους.

• Μια ομάδα πωλήσεων μπορεί να παρακολουθεί τα νέα έσοδα, τα συνολικά έσοδα, τη νέα καταγραφή πελατών, το μέσο μέγεθος διαπραγμάτευσης και το μέγεθος των αγωγών διαπραγμάτευσης, προκειμένου να εκτιμήσει την πρόοδο προς τους στόχους εταιρικών εσόδων.
• Μια ομάδα υποστήριξης πελατών μπορεί να μετρήσει τον μέσο χρόνο αναμονής για τους πελάτες και το ποσοστό των κλήσεων που έχουν ως αποτέλεσμα μια θετική βαθμολογία έρευνας μετά την κλήση.
• Μια ομάδα μάρκετινγκ εξετάζει τη συμβολή των πωλήσεων που παράγονται από το μάρκετινγκ οδηγεί σε συνολικά έσοδα με την πάροδο του χρόνου.
• Οι τομείς παραγωγής του επιχειρηματικού μέτρου, η αποτελεσματικότητα των διαδικασιών και οι διάφορες μετρήσεις ποιότητας.

• Τα τμήματα ανθρωπίνων πόρων μετρούν το κύκλο εργασιών των υπαλλήλων μεταξύ άλλων σχετικών μετρήσεων.

Οι διευθυντές και οι κύριοι ενδιαφερόμενοι παρακολουθούν αυτούς τους δείκτες με την πάροδο του χρόνου και προσαρμόζουν τα σχέδια και τα προγράμματα για να βελτιώσουν τους KPIs προς υποστήριξη των στρατηγικών στόχων της επιχείρησης.

Κατευθυντήριες και Οπλιστικές Ενδείξεις

Η ανάπτυξη δεικτών απόδοσης είναι τόσο η τέχνη όσο και η επιστήμη. Ο στόχος είναι να προσδιοριστούν τα μέτρα που μπορούν να μεταφέρουν ουσιαστικά την επίτευξη των βασικών στόχων.

• Δείκτες παρακέντησης μετρά την απόδοση σε μια περίοδο που έχει περάσει. Οι οικονομικές μετρήσεις είναι κλασικά παραδείγματα. Όπως προειδοποιεί η τυπική αποκήρυξη, οι προηγούμενες επιδόσεις δεν εγγυώνται μελλοντικές αποδόσεις.
• Κύριοι δείκτες περιέχουν καθοδήγηση σχετικά με τα μελλοντικά αποτελέσματα. Για παράδειγμα, η αύξηση των παραγγελιών για εξαρτήματα αυτοκινήτων υποδηλώνει αύξηση του αριθμού των νέων αυτοκινήτων και των πωλήσεων στο εγγύς μέλλον.

Στις περισσότερες επιχειρήσεις, ο στόχος είναι να υπάρχει η σωστή ισορροπία μεταξύ πρωτοπόρων και καθυστερημένων δεικτών KPI.

Τέσσερις προκλήσεις

Δεν είναι εύκολο να αναπτυχθεί ένα υψηλής ποιότητας σύνολο δεικτών απόδοσης. Οι διευθυντές και οι λειτουργικοί εμπειρογνώμονες συνεργάζονται για να συζητήσουν και να εξετάσουν το σωστό σύνολο μέτρων και τη σχετική σημασία τους - και υπάρχουν παγίδες.

1. Εάν η στρατηγική και οι κύριοι στόχοι της εταιρείας δεν είναι σαφείς, οι δείκτες της τείνουν να επικεντρώνονται αποκλειστικά στα οικονομικά αποτελέσματα. Η υπερεκμετάλλευση των οικονομικών δεικτών οδηγεί σε μια μη ισορροπημένη και ελλιπή εικόνα της υγείας μιας επιχείρησης.
2. Τα μέτρα που κρίνονται σημαντικά από έναν τομέα της επιχείρησης μπορεί να μην θεωρούνται σημαντικά από τους άλλους.
3. Αν η αποζημίωση συνδέεται με βασικούς στόχους των δεικτών απόδοσης, ενσωματώνονται στη διαδικασία συγκρούσεις συμφερόντων και σημαντική προκατάληψη.
4. Η ακριβής μέτρηση και αναφορά δεικτών μπορεί να είναι δύσκολη ή αδύνατη εάν δεν υπάρχει το εσωτερικό σύστημα αναφοράς για την υποστήριξή τους.

Μια υγιής διαδικασία για τον εντοπισμό και την εφαρμογή βασικών δεικτών απόδοσης περιλαμβάνει την απαίτηση να επανεξετάζονται τακτικά και να αναθεωρούνται τα μέτρα από τους διαχειριστές και άλλους συνεισφέροντες. Αυτή η διαδικασία εξομάλυνσης απαιτεί χρόνο και επιμέλεια όλων των μερών.

Σχεδίαση KPIs

Όταν επιλέγετε ποιοι KPIs θα σας προσφέρουν τις πιο πολύτιμες επιχειρηματικές γνώσεις, ρωτήστε μερικές ερωτήσεις για να κρατήσετε εστιασμένη:

• Αυτά τα KPI προέρχονται από μια έγκυρη στρατηγική;
• Είναι απλά κατανοητά;
• Είναι σχετικές όχι μόνο τώρα, αλλά και με την πάροδο του χρόνου;
• Είναι σαφώς καθορισμένες;
• Αντικατοπτρίζουν με ακρίβεια την επιχειρηματική διαδικασία;
• Συμπεριλαμβάνουν παράγοντες ή ποσότητες που η επιχείρηση μπορεί να ελέγξει ή να επηρεάσει πλήρως;
• Επικεντρώνται στη βελτίωση;
• Προσφέρουν γρήγορη ανατροφοδότηση;

Οι δείκτες KPIs είναι πιο χρήσιμοι όταν αποκαλύπτουν τις τάσεις με την πάροδο του χρόνου, αντί να λαμβάνουν ένα KPI μεμονωμένα. Η διατήρησή τους ακριβής, απλή και σχετική μπορεί να ανταμείψει μια επιχείρηση με χρήσιμες γνώσεις και καθοδήγηση.

Η σωστή χρήση των KPIs

Ένα σωστά αναπτυγμένο και υλοποιημένο πρόγραμμα KPI ενσωματώνει τακτικές διαδικασίες αναθεώρησης κατά τις οποίες οι διαχειριστές και άλλοι ενδιαφερόμενοι αξιολογούν τη σημασία των αποτελεσμάτων. Ανεξάρτητα από το πόσο θετικός είναι ένας δείκτης, πρέπει να αναλυθεί και να αξιολογηθεί προκειμένου να επαναληφθεί ή και να ενισχυθεί η απόδοση.

Κανένας μοναδικός αριθμός KPI που στέκεται μόνος του δεν εξηγεί πώς συνέβη ή πώς να βελτιωθεί. Εντούτοις, ένα καλά καθορισμένο σύνολο KPIs μπορεί να περιλαμβάνει αριθμούς που υποδηλώνουν το πού καταστράφηκαν οι συνθήκες και πώς μπορούν να βελτιωθούν. Οπλισμένοι με αυτές τις γνώσεις, τα μέλη της ομάδας μπορούν να αναλάβουν δράση για να ενισχύσουν τους κορυφαίους δείκτες και να οδηγήσουν σε βελτιωμένα μελλοντικά αποτελέσματα.

Ένας απλός τρόπος για να ελέγξετε αν ένα KPI μπορεί να χρησιμοποιηθεί σωστά ή προσφέρει σημαντικά στοιχεία είναι να το περάσετε μέσα από το ΕΞΥΠΝΟΣ φίλτρο. Κάθε KPI πρέπει να έχει:

• ΕΝΑ Ειδικός σκοπός
• Ενας τρόπος να Μετρήστε την πρόοδο του στόχου
• Εφικτός, ρεαλιστικούς στόχους
• Συνάφεια στην επιχείρηση
• ΕΝΑ Χρονικό πλαίσιο αυτό είναι λογικό για την εταιρεία

Η κατώτατη γραμμή

Οι δείκτες KPI μοιάζουν πολύ με όργανα που μετρά τη θερμοκρασία και τη βαρομετρική πίεση. Γνωρίζοντας ότι η θερμοκρασία αυξάνεται ή μειώνεται μπορεί να είναι ενδιαφέρουσα, αλλά πιο κρίσιμο είναι να γνωρίζουμε αν μια καταιγίδα είναι επικείμενη. Οι KPI συνεργάζονται για να δώσουν μια πιο ολοκληρωμένη εικόνα.