Αξιολόγηση λογισμικού μισθοδοσίας για τις μικρές επιχειρήσεις σας

Βγάζετε τα μαλλιά σας πάνω από μισθοδοσία; Η πραγματοποίηση της δικής σας μισθοδοσίας, ακόμη και μόνο για έναν εργαζόμενο, έχει πολλές παγίδες για τον ιδιοκτήτη της μικρής επιχείρησης. Υπάρχουν πολλά πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε και η τήρηση πολλών ομοσπονδιακών, κρατικών και τοπικών κανονισμών για τον φόρο μισθωτών υπηρεσιών είναι ένας πόνος. Επιπλέον, έχετε προθεσμίες για να συναντηθείτε, για πληρωμές και αναφορές σε όλους αυτούς τους οργανισμούς.

Δεν είναι περίεργο, πολλές μικρές επιχειρήσεις μετατρέπονται σε υπηρεσίες μισθοδοσίας για αυτά τα καθήκοντα. Αλλά ποια υπηρεσία μισθοδοσίας είναι η καλύτερη;

Τι είναι οι υπηρεσίες μισθοδοσίας;

Υπάρχουν δύο είδη υπηρεσιών μισθοδοσίας: ηλεκτρονικές υπηρεσίες και (για έλλειψη καλύτερου όρου) προσωπικές υπηρεσίες. Οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες ενδέχεται να είναι εφαρμογές ή να βασίζονται στο διαδίκτυο. Οι προσωπικές υπηρεσίες είναι μια επιχείρηση που ανήκει σε ένα άτομο που μπορεί να κάνει online μισθοδοσία ή ποιος μπορεί να είναι τοπικός.

Η διαδικασία αξιολόγησης λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο και για τους δύο τύπους υπηρεσιών μισθοδοσίας. Αλλά αυτό το άρθρο θα επικεντρωθεί στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες. Ακολουθούν ορισμένα χαρακτηριστικά που πρέπει να λάβετε υπόψη:

Πόσο κοστίζει μια online υπηρεσία μισθοδοσίας;

Το πρώτο πράγμα που οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων ζητούν όταν ψάχνουν για μια υπηρεσία μισθοδοσίας είναι, "Πόσο κοστίζει;" Ενώ το κόστος είναι σημαντικό, άλλοι παράγοντες είναι εξίσου σημαντικοί.

Εξετάστε το κόστος της υπηρεσίας τώρα και στο μέλλον. Εάν έχετε μια πολύ μικρή επιχείρηση με μόνο έναν ή δύο υπαλλήλους, ίσως θέλετε να περιορίσετε το κόστος σας χρησιμοποιώντας μια κλιμακούμενη υπηρεσία, στην οποία το κόστος είναι ελάχιστο μόνο για λίγους υπαλλήλους και το οποίο αυξάνεται καθώς προσθέτετε εργαζόμενους και υπηρεσίες.

Για τις περισσότερες από τις υπηρεσίες μισθοδοσίας που εξέτασα, το κόστος είναι ανά μήνα, ώστε να μπορείτε να αλλάξετε ανά πάσα στιγμή. Οι περισσότεροι βασίζονται στο κόστος για τον αριθμό των εργαζομένων. Ορισμένοι προσφέρουν μια επιλογή 1099 για πληρωμή εργολάβων, πωλητών ή ελεύθερων επαγγελματιών. (Θα βρείτε μια σύντομη λίστα με τις δαπάνες στο τέλος αυτού του άρθρου.)

Τα έξοδα διατίθενται σε δύο επίπεδα για μερικές από τις υπηρεσίες: μια βασική υπηρεσία που υπολογίζει και αποδίδει μισθούς, με ίσως μια υπηρεσία W-2 και μια επιλογή πλήρους εξυπηρέτησης που επίσης καταβάλλει και καταβάλλει φόρους μισθοδοσίας και φορολογικές καταθέσεις, Έντυπο 941 (το τριμηνιαίο έντυπο δήλωσης φόρου μισθωτών).

Τι πρέπει να περιλαμβάνει μια υπηρεσία μισθοδοσίας πλήρους υπηρεσίας;

1. Εγκατάσταση, Εκπαίδευση και Πίνακα ελέγχου. Το σύστημα πρέπει να είναι εύκολο να ρυθμιστεί. Θα πρέπει να έχετε ένα ταμπλό που θα σας καθοδηγήσει στις διαδικασίες και θα σας επιτρέψει να ελέγξετε τις δραστηριότητες όπως οι καταθέσεις και οι καταθέσεις μισθοδοσίας. Η εκπαίδευση θα πρέπει να είναι απλή, με καλά βίντεο που θα σας βοηθήσουν να εργαστείτε μέσα από τις διάφορες διαδικασίες. Ποιο επίπεδο γνώσεων μισθοδοσίας υποθέτουν ότι έχετε; Οι περισσότεροι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων έχουν λίγες γνώσεις, οπότε η υπηρεσία σας πρέπει να παρέχει λεπτομερείς βασικές γνώσεις σχετικά με τους όρους μισθοδοσίας, τους μισθούς και τις καταθέσεις.
2. Paychecks. Κάθε ένα από αυτά τα συστήματα σας επιτρέπει να εισάγετε τις πληροφορίες για κάθε εργαζόμενο, συμπεριλαμβανομένου του εντύπου W-4 για την παρακράτηση φόρου εισοδήματος από ομοσπονδιακό κράτος και άλλες πληροφορίες που απαιτούνται για την προετοιμασία των μισθών. Τα συστήματα θα πρέπει να σας επιτρέπουν να γράφετε τυπωμένα επιταγές ή να έχετε ελέγχους απευθείας κατατεθειμένους (τον καλύτερο τρόπο). Συμβουλευτείτε την τράπεζά σας σχετικά με τις απαιτήσεις της.
3. W-2 μορφές. Η υπηρεσία σας θα πρέπει να σας παρέχει W-2 μορφές, το ετήσιο έντυπο μισθωτών και φορολογικών πληροφοριών των εργαζομένων που πρέπει να δώσετε στους υπαλλήλους τον Ιανουάριο. Η επιλογή πλήρους εξυπηρέτησης πρέπει επίσης να καταθέσει αυτές τις φόρμες στην Υπηρεσία Κοινωνικής Ασφάλισης για εσάς την κατάλληλη στιγμή.
4. Φόροι μισθοδοσίας κατάθεσης και κατάθεσης. Αυτή είναι πιθανώς η πιο σημαντική υπηρεσία. Έχοντας κάποιο αρχείο και πληρώνετε αυτούς τους φόρους είναι μια μεγάλη ευθύνη.Ένα σύστημα πλήρους εξυπηρέτησης θα πρέπει να καταθέσει για εσάς όλους τους σχετικούς φόρους μισθωτών υπηρεσιών και φόρων απασχόλησης. Θα πρέπει να πραγματοποιούν πληρωμές εκ μέρους σας στις αρμόδιες ομοσπονδιακές, πολιτειακές και τοπικές ρυθμιστικές αρχές. Τα έντυπα πρέπει να περιλαμβάνουν το Έντυπο 941 - Τριμηνιαία Κατάσταση Αμοιβών και Φόρων και τα ομοσπονδιακά και κρατικά έντυπα φόρου ανεργίας.

Η υπηρεσία θα πρέπει επίσης να παρακολουθεί τους κρατικούς και τοπικούς φόρους μισθωτών υπηρεσιών, κάτι που αποτελεί τεράστια βοήθεια αν έχετε εργαζόμενους που εργάζονται σε διαφορετικές πόλεις και κράτη.

Τι άλλα χαρακτηριστικά θα πρέπει να περιμένετε;

Φορολογικές εγγυήσεις. Η υπηρεσία σας θα πρέπει να εγγυηθεί ότι τα έντυπα φόρου θα αποσταλούν πριν από όλες τις προθεσμίες και ότι οι πληρωμές θα γίνουν έγκαιρα, ώστε να μην υποστούν πρόστιμα ή κυρώσεις. Η υπηρεσία θα πρέπει να συμφωνήσει να καταβάλει πρόστιμα ή ποινές για καθυστερημένη κατάθεση ή πληρωμή. Αν δεν κάνουν αυτή την εγγύηση, μην τις χρησιμοποιήσετε.

Κινητή προσβασιμότητα. Θα πρέπει να έχετε πρόσβαση στον πίνακα ελέγχου και να κάνετε αλλαγές, να στέλνετε πληροφορίες στον υπολογιστή σας, στο κινητό σας τηλέφωνο ή στο tablet σας ή ακόμα και να καλείτε πληροφορίες.

Αυτοεξυπηρέτηση των εργαζομένων. Ορισμένες από αυτές τις υπηρεσίες διαθέτουν πίνακα εργαλείων που οι υπάλληλοι μπορούν να συνδεθούν και να λάβουν πληροφορίες σχετικά με τους ετήσιους μισθούς τους. Μπορεί να είναι σε θέση να αλλάξουν τις πληροφορίες W-4 online.

Ενσωμάτωση με το λογιστικό σας σύστημα. Η ενσωμάτωση της υπηρεσίας μισθοδοσίας σας στο λογιστικό σας σύστημα εξοικονομεί χρόνο και χρήμα. Το Intuit Payroll πωλείται μόνο με το QuickBooks Online, οπότε αυτό μπορεί να είναι μια καλή επιλογή για εσάς εάν έχετε ήδη QBO. Το λογισμικό Patriot διαθέτει λογιστικό σύστημα που μπορείτε να προσθέσετε στην υπηρεσία μισθοδοσίας.

Άλλα σημαντικά ερωτήματα που πρέπει να ρωτήσετε

Υποστήριξη και εξυπηρέτηση. Αυτό είναι πραγματικά σημαντικό. Τα πράγματα συμβαίνουν και οι μισθοί πρέπει να εκτελούνται σε συγκεκριμένες ώρες. Πρέπει να ξέρετε ότι η υπηρεσία σας είναι διαθέσιμη και χρήσιμη.

Το υψηλότερο επίπεδο εξυπηρέτησης είναι η τηλεφωνική κλήση. Τι ώρες έχει η υπηρεσία βοήθειας;

Το δεύτερο υψηλότερο επίπεδο είναι η συνομιλία. Ποιες είναι οι ώρες τους;

Το τρίτο επίπεδο είναι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Πόσο γρήγορα ανταποκρίνεται η υπηρεσία σας στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;

Κατά τη διάρκεια της δοκιμαστικής περιόδου ή τις πρώτες 30 ημέρες, βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει επαφή αρκετές φορές για να αξιολογήσετε την υποστήριξη που παρέχεται.

Ενημερώσεις. Οι κανονισμοί για τους φόρους μισθοδοσίας και οι φορολογικοί συντελεστές αλλάζουν συνεχώς. Καθώς αξιολογείτε τα συστήματα, ρωτήστε πώς ενημερώνουν το λογισμικό τους και πώς επικοινωνούν αυτές τις ενημερώσεις σε εσάς.

Ασφάλεια. Πόσο ασφαλές είναι το σύστημά τους; Είναι στο σύννεφο (πιθανώς); Πόσο συχνά δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας;

Άλλες πρόσθετες υπηρεσίες που ίσως θέλετε

1099 Υπηρεσία. Ορισμένα από αυτά τα συστήματα έχουν πρόσθετο (για επιπλέον κόστος) που σας επιτρέπει να πληρώσετε συμβασιούχους, πωλητές και ελεύθερους επαγγελματίες και να τους εκδώσετε έντυπα 1099-MISC (παρόμοια με τα έντυπα W-2 για τους υπαλλήλους). Η υπηρεσία θα πρέπει επίσης να παρέχει κατάθεση των εντύπων 1099-MISC με το IRS.

Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας. Εάν πληρώνετε μη εργαζόμενους, ίσως χρειαστεί να λάβετε αντίγραφα ασφαλείας παρακρατηθέντων από τις πληρωμές τους. Αν έχετε την υπηρεσία 1099, η υπηρεσία σας θα πρέπει να είναι σε θέση να το κάνει και να εκδίδει αναφορές.

Πού να ελέγξετε για πιθανές υπηρεσίες

Όταν έχετε περιορίσει την επιλογή σας σε μερικές υπηρεσίες, ελέγξτε τις. Ελέγξτε τις αξιολογήσεις στο διαδίκτυο, αλλά δεν εξαρτώνται από αυτές υπερβολικά. Ένα καλύτερο μέρος για να ελέγξετε είναι το Better Business Bureau. Δείτε ποιες καταγγελίες έχουν κατατεθεί εναντίον αυτής της εταιρείας και πώς έχουν επιλυθεί.

Ποιες είναι ορισμένες υπηρεσίες μισθοδοσίας που πρέπει να εξετάσετε;

Θα βρείτε πολλές υπηρεσίες μισθοδοσίας αν κάνετε αναζήτηση στο διαδίκτυο. Εδώ είναι μερικά μόνο για να ξεκινήσετε την αναζήτησή σας με. Επιλέξαμε την επιλογή πλήρους εξυπηρέτησης για καθένα από αυτά.

Εγώntuit Πλήρης Μισθοδοσία Υπηρεσία. Αυτή η υπηρεσία είναι ένα πρόσθετο στο QuickBooks Online. Η τιμολόγηση εξαρτάται από την έκδοση QBO που θέλετε και από το επίπεδο των υπηρεσιών μισθοδοσίας που χρειάζεστε.Η τιμολόγηση είναι μηνιαία.

Λογισμικό μισθοδοσίας Patriot. Το πλήρες σύστημα μισθοδοσίας τους ξεκινά από 25 δολάρια το μήνα για έναν εργαζόμενο, αυξάνοντας με τον αριθμό των εργαζομένων.

Paychex. Το σύστημά τους βασίζεται σε αριθμό εργαζομένων. Απαιτούν γραπτή προσφορά από έναν πιθανό πελάτη πριν από την αποδέσμευση πληροφοριών σχετικά με τις τιμές. Ζέση: Η τιμολόγησή τους είναι 39 δολάρια η μηνιαία τιμή βάσης συν 6 δολάρια το μήνα ανά άτομο (Υποθέτουμε ότι αυτό σημαίνει ότι ανά άτομο πληρώνεται).

ADP έχει τρία επίπεδα μισθοδοσίας, συμπεριλαμβανομένου του HR. Δεν υπήρχε τιμή.

Πώς να δοκιμάσετε ένα σύστημα μισθοδοσίας

Ένα τελευταίο ζήτημα: Το πρόβλημα με την προσπάθεια αυτών των συστημάτων είναι ότι απαιτούν από εσάς να "πάτε ζωντανά" και δεν μπορείτε να εκδίδετε μισθούς περισσότερες από μία φορές. Ο Patriot και ο Gusto έχουν δοκιμαστικές εκδόσεις που μπορείτε να δοκιμάσετε. Η ADP έχει δύο ελεύθερους μήνες μισθοδοσίας, αλλά αυτό σημαίνει ότι δεσμεύεστε να διανύσετε δύο μήνες με το σύστημά σας.