Οδηγός βήμα προς βήμα για τη διαχείριση μισθοδοσίας για μικρές επιχειρήσεις

Ο υπολογισμός της μισθοδοσίας σωστά μπορεί να είναι μια πρόκληση, ειδικά όταν είστε ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης. Η εμπειρογνωμοσύνη σας έγκειται στην επιχειρηματικότητα - όχι κατ 'ανάγκην στην παρακολούθηση των διαφόρων εργατικών και φορολογικών νόμων που ισχύουν για κάθε έναν από τους υπαλλήλους σας. Είτε έχετε έναν μόνο εργαζόμενο είτε ένα μεγάλο προσωπικό, η δημιουργία ενός ακριβούς και αξιόπιστου συστήματος μισθοδοσίας θα αποτρέψει σοβαρά προβλήματα για τους υπαλλήλους και την επιχείρησή σας.

Υποβάλετε αίτηση για αριθμό αναγνώρισης εργοδότη (EIN)

Το EIN σας είναι ένας μοναδικός αριθμός που εκχωρείται ειδικά για την επιχείρησή σας για σκοπούς IRS. Αυτός ο αριθμός προσδιορίζει την επιχείρησή σας κατά την αναφορά πληροφοριών σχετικά με τους υπαλλήλους σας σε ομοσπονδιακές και κρατικές κυβερνητικές υπηρεσίες. Παραδείγματα αυτών των πληροφοριών είναι τα συνολικά έσοδα και οι φόροι που καταβάλλονται για λογαριασμό τους. Ενδέχεται να ακούσετε το EIN που αναφέρεται ως έντυπο SS-4 ή ένα φορολογικό αναγνωριστικό - αυτά είναι τα ίδια με το EIN.

Υποβάλετε αίτηση για το EIN σας μέσω του IRS απευθείας. Ο πιο βολικός τρόπος για να ολοκληρώσετε αυτή τη συναλλαγή είναι μέσω μιας ηλεκτρονικής εφαρμογής. Ωστόσο, οι αιτήσεις γίνονται αποδεκτές και με φαξ και με αλληλογραφία.

Ελέγξτε τους κανονισμούς κατάστασης και τοπικούς κανονισμούς για πρόσθετες απαιτήσεις EIN

Παρόλο που πολλά κράτη και περιοχές αποδέχονται το ομοσπονδιακό EIN σας για αναγνώριση, ορισμένοι χρειάζονται ξεχωριστούς αριθμούς για φορολογικούς σκοπούς. Παραδείγματα περιλαμβάνουν τη Νέα Υόρκη, τη Μασαχουσέτη και τη Νότια Καρολίνα. Μπορείτε να καθορίσετε τους κανονισμούς της πόλης ή / και του κράτους σας, επισκεφθείτε τον ιστότοπο μικρών επιχειρήσεων της αντίστοιχης πολιτείας.

Κατανοήστε τη διαφορά ανάμεσα στον ανεξάρτητο ανάδοχο και τον υπάλληλο

Είτε απασχολείτε ανεξάρτητους εργολάβους είτε εργαζόμενους επηρεάζει σημαντικά τον τρόπο με τον οποίο καταβάλλονται τα έσοδα, οι φόροι Medicare, η κοινωνική ασφάλιση και ο φόρος ανεργίας, οπότε είναι σημαντικό να κατανοήσετε τη διάκριση μεταξύ των δύο.

Η βασική δοκιμασία υποχωρεί στις ακόλουθες τρεις ερωτήσεις:

• Ο εργοδότης ελέγχει πότε, πού και πώς ολοκληρώνεται η εργασία; Αν ναι, ο εργαζόμενος είναι πιθανώς υπάλληλος.
• Ο εργοδότης ελέγχει τις οικονομικές πτυχές της εργασίας; Για παράδειγμα, επιστρέφονται τα έξοδα; Παρέχει ο εργοδότης εργαλεία που σχετίζονται με την εργασία, όπως υπολογιστές; Αν ναι, ο εργαζόμενος είναι πιθανώς υπάλληλος.
• Είναι η σχέση σε εξέλιξη ή είναι ο εργαζόμενος που απασχολείται σε ένα συγκεκριμένο έργο χωρίς προσδοκία για συνεχή απασχόληση; Παρέχει ο εργοδότης στον εργαζόμενο οφέλη, όπως η ασφάλιση υγείας και ο αμειβόμενος χρόνος διαμονής; Εάν η σχέση βρίσκεται σε εξέλιξη ή / και προσφέρονται παροχές, ο εργαζόμενος είναι πιθανώς υπάλληλος.

Αποκτήστε τα απαιτούμενα έντυπα υπαλλήλων

Μόλις τα δικά σας έγγραφα είναι σωστά, είστε έτοιμοι να προσλάβετε τους υπαλλήλους σας. Να είστε βέβαιος να συγκεντρώσει τις πληροφορίες φόρου και μισθοδοσίας μέσα στις πρώτες ημέρες της απασχόλησης για να βεβαιωθείτε ότι λαμβάνουν το πρώτο paycheck τους εγκαίρως. Ενδεχομένως να επιθυμείτε να ενθαρρύνετε την άμεση κατάθεση των εργαζομένων για ταχύτερες πληρωμές.

Κάθε υπάλληλος πρέπει να συμπληρώσει ένα ομοσπονδιακό έντυπο παρακράτησης φόρου εισοδήματος W-4, το οποίο σας επιτρέπει να υπολογίσετε τη σωστή παρακράτηση φόρου. Οι υπάλληλοι πρέπει επίσης να συμπληρώσουν ένα έντυπο I-9 για να επαληθεύσουν ότι έχουν νόμιμη άδεια να εργάζονται στις Ηνωμένες Πολιτείες.

Επιλέξτε την περίοδο πληρωμής σας

Όσο λιγότερες περίοδοι πληρωμής έχετε, τόσο πιο εύκολο είναι να ολοκληρώσετε την μισθοδοσία σας. Ωστόσο, ορισμένα κράτη απαιτούν οι εργαζόμενοι να πληρώνονται σύμφωνα με ένα συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα, για παράδειγμα, εβδομαδιαία ή διμηνιαία. Εάν επιθυμείτε να εκτελέσετε μισθοδοσία λιγότερο συχνά από μία φορά την εβδομάδα, επικοινωνήστε με το Υπουργείο Εργασίας σας για να διαπιστώσετε εάν η προτεινόμενη περίοδος πληρωμής σας συμμορφώνεται με τους κρατικούς κανονισμούς.

Δημιουργήστε διαδικασίες σχετικές με μισθοδοσίες

Προτού μπορέσετε να εκδώσετε ακριβή κέρδη, θα χρειαστείτε μια μέθοδο παρακολούθησης των ωρών εργασίας. Υπάρχουν πολλά διαθέσιμα εργαλεία για αυτό το σκοπό, από τα βασικά φύλλα εγγραφής έως τις πλατφόρμες που παρακολουθούν τη δραστηριότητα των εργαζομένων σε τηλέφωνα ή υπολογιστές. Είναι επίσης σημαντικό να ορίσετε πολιτικές για αμειβόμενη απουσία, αν σκοπεύετε να την προσφέρετε, την υπερωριακή αμοιβή και οποιεσδήποτε άλλες παροχές.

Από την άλλη πλευρά, πρέπει να έχετε μια διαδικασία που να εξασφαλίζει ότι οι εκπτώσεις για παροχές, φόρους και παρόμοια καταβάλλονται στους κατάλληλους πωλητές και οργανισμούς για λογαριασμό των υπαλλήλων σας.

Επιλέξτε μια πλατφόρμα μισθοδοσίας

Εάν σχεδιάζετε να χειριστείτε το προσωπικό μισθοδοσίας, βεβαιωθείτε ότι εσείς ή ο λογιστής σας αισθάνεστε άνετα με τις αποχρώσεις του έργου αυτού. Υπάρχουν πολλές πλατφόρμες μισθοδοσίας υψηλής ποιότητας που είναι διαθέσιμες για να διευκολύνουν τα πράγματα. Ωστόσο, οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις προτιμούν outsourced υπηρεσίες ελεγκτή, καθώς αυτοί οι επαγγελματίες έχουν τις γνώσεις και την εμπειρία για την παραγωγή μισθοδοσίας με ακρίβεια και εγκαίρως.

Δημιουργήστε τη μισθοδοσία σας

Μόλις εσείς ή ο ελεγκτής σας εισάγατε προσωπικά στοιχεία των εργαζομένων στο σύστημα μισθοδοσίας σας, είστε έτοιμοι να παραδώσετε την πρώτη σας κατάσταση μισθοδοσίας. Χρησιμοποιώντας τα εργαλεία χρονομέτρησης που έχετε για ωριαίους (μη απαλλασσόμενους) εργαζόμενους, εισάγετε ή αναφέρετε τον αριθμό ωρών για κάθε άτομο. Οι μισθωτοί (απαλλασσόμενοι) εργαζόμενοι δεν χρειάζεται να αναφέρουν τις ώρες εργασίας τους. Πληρώνονται το ίδιο ποσό κάθε εβδομάδα.

Σημείωση: Εάν κάνετε κοστολόγηση εργασίας στη λογιστική σας, θα θέλετε ακόμα μισθωτοί εργαζόμενοι να παρακολουθούν τις ώρες τους. Δεν θα επηρεάσει την εβδομαδιαία αμοιβή τους, αλλά θα θελήσετε να είστε σε θέση να διαθέσετε με ακρίβεια το χρόνο στις θέσεις εργασίας για να κατανοήσετε το κόστος. Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα παρακολούθησης χρόνου που συγχρονίζεται με το λογισμικό λογιστικής γενικής λογιστικής για την παραγωγή αυτών των αναφορών. Πολλοί θα έχουν συγχρονισμό με την μισθοδοσία σας, έτσι ώστε να μπορείτε να τις χρησιμοποιήσετε για τους μισθωτούς και τους ωρομίσθιους υπαλλήλους.

Διατηρήστε τις απαιτούμενες εγγραφές

Ορισμένα αρχεία που σχετίζονται με μισθοδοσία πρέπει να διατηρούνται για σκοπούς IRS. Κατά γενικό κανόνα, πρέπει να διατηρείτε όλα τα αρχεία για άτομα που απασχολούνται ενεργά, ανεξάρτητα από τη διάρκεια της θητείας τους.Πολλά αρχεία πρέπει να διατηρούνται για ορισμένο χρονικό διάστημα μετά τη λήξη της απασχόλησης. Για παράδειγμα, τα αρχεία του φόρου απασχόλησης πρέπει να φυλάσσονται για τουλάχιστον τέσσερα έτη. Ειδικές οδηγίες διατίθενται μέσω του IRS.

Υπολογίστε και πληρώστε τους ομοσπονδιακούς και κρατικούς φόρους μισθοδοσίας

Τέλος, ως εργοδότης είστε υπεύθυνοι για την καταβολή φόρων μισθοδοσίας και την παραγωγή ορισμένων εκθέσεων. Γενικά, οι αναφορές οφείλονται είτε ανά τρίμηνο είτε ετησίως. Χρησιμοποιήστε τους πόρους που είναι διαθέσιμοι μέσω του IRS και της κρατικής φορολογικής σας υπηρεσίας για να εξασφαλίσετε ότι οι φόροι και οι εκθέσεις αντιμετωπίζονται κατάλληλα.

Η ακριβής, έγκαιρη καταβολή μισθοδοσίας είναι μία από τις σημαντικότερες ευθύνες της επιχείρησής σας. Πρώτον, τα σφάλματα μισθοδοσίας αποτελούν έναν ασφαλή τρόπο για την αναστάτωση των εργαζομένων. Δεύτερον, τα φορολογικά λάθη μπορούν να οδηγήσουν σε σημαντικά πρόστιμα και κυρώσεις. Εξετάστε με προσοχή τον τρόπο χειρισμού της μισθοδοσίας σας για να αποφύγετε τις πιο συνηθισμένες παγίδες.