Πριν ξεκινήσετε ένα Πρόγραμμα συλλογής κεφαλαίων μέσω Direct Mail

Παρόλο που μιλάμε ατελείωτα, φαίνεται, για την online παρουσίαση αυτών των ημερών, το γεγονός είναι ότι η συλλογή άμεσων μηνυμάτων δεν έχει ακόμη πεθάνει.

Είναι αλήθεια ότι το διαφημιστικό ταχυδρομείο είναι δαπανηρό. Οι περισσότεροι μεγάλοι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί επενδύουν σε προσωπικό, συμβούλους εμπειρογνωμόνων και δαπανηρή τεχνολογία για να απομακρύνουν τις σύνθετες και εξελιγμένες άμεσες αποστολές τους. Δεν είναι κάτι που συμβαίνει γρήγορα ή εύκολα.

Παρόλα αυτά, η άντληση κεφαλαίων μέσω ιστοτόπων και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απέχει πολύ από την τέλεια λειτουργία και ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός δεν μπορεί να φτάσει σε όλους με αυτόν τον τρόπο. Η περισσότερη φιλανθρωπία εξακολουθεί να είναι φιλανθρωπία του βιβλίου ελέγχου.

Αλλά, πριν ένα μικρό ή εκκίνησης μη κερδοσκοπικού οργανισμού εισέλθει σε απευθείας σύνδεση με τη συγκέντρωση χρημάτων, θα πρέπει να θεσπίσει κάποιες βασικές διαδικασίες και τακτικές αποστολές αλληλογραφίας. Καλέστε το ένα ζέσταμα για μεγαλύτερα πράγματα.

Οι ειδικοί στο άμεσο ταχυδρομείο προτείνουν τις ακόλουθες ενέργειες για μια μη κερδοσκοπική εταιρεία που μόλις αρχίζει να συγκεντρώνει χρήματα:

Ο νέος καλύτερος φίλος σας: ένα περιοδικό ενημερωτικό δελτίο.

Αναπτύξτε και στείλτε ένα ενημερωτικό δελτίο αρκετές φορές το χρόνο. Υπάρχουν σημαντικές ενδείξεις ότι ένα ενημερωτικό δελτίο με ταχυδρομείο είναι πολύ πιο αποτελεσματικό στη συγκέντρωση κεφαλαίων από τα ενημερωτικά δελτία με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Επομένως, επενδύστε σε ένα ενημερωτικό δελτίο που έχει σταλεί ταχυδρομικά πριν πηδήσετε στο διαδίκτυο.

Να συμπεριλαμβάνετε πάντα μια πρόσκληση για δωρεά σε κάθε ενημερωτικό δελτίο (αυτό θα μπορούσε να είναι ένα banner στο κάτω μέρος κάθε σελίδας ή ένα πλαίσιο στην πρώτη σελίδα) και να επισυνάψετε έναν φάκελο επιστροφής (ο οποίος μπορεί να ανατραπεί από τον εκτυπωτή).

Ένα μικρό φιλανθρωπικό ίδρυμα έστειλε πρόσφατα την ετήσια επιστολή τους για τη συγκέντρωση κεφαλαίων με ένα ενημερωτικό δελτίο, αντί να τις ταχυδρομήσει ξεχωριστά. Οι άνθρωποι επιθυμούν να διαβάζουν ενημερωτικά δελτία, και αυτή η τακτική μπορεί να αυξήσει την αναγνωσιμότητα της προσφυγής για τη συγκέντρωση χρημάτων.

Κάνετε τα άρθρα του ενημερωτικού δελτίου σας σχετικά με τα δώρα του δωρητή σας που βοήθησαν την οργάνωσή σας να ολοκληρώσει. Καταστήστε τη δωρεά-κεντρική παρακάμπτοντας την επιστολή από τον Εκτελεστικό Διευθυντή και οποιαδήποτε άλλη οργανωτική trivia. Γράψτε ιστορίες για τους ανθρώπους που εξυπηρετείτε τόσο καλά με τη βοήθεια δωρητών.

Εάν διαθέτετε έναν ιστότοπο (και θα έπρεπε) με έναν τρόπο να δωρίσουν άτομα online, συμπεριλάβετε αυτές τις πληροφορίες στο ενημερωτικό δελτίο. Πολλοί άνθρωποι που επιθυμούν να διαβάσουν ένα έντυπο ενημερωτικό δελτίο ή μια άμεση επιστολή απευθύνονται τώρα στο διαδίκτυο για να κάνουν πραγματικά τις δωρεές τους. Κάνετε εύκολο για αυτούς να διασχίζουν κανάλια με αυτόν τον τρόπο.

Ένα ενημερωτικό δελτίο είναι μια δοκιμασμένη και αληθινή μέθοδος για τη διάδοση της λέξης για το μη κερδοσκοπικό σας σώμα, την οικοδόμηση της λίστας φίλων σας και την ενθάρρυνση των δωρεών.

Νυχτείστε την τέχνη της επιστολής ευχαριστιών

Κάθε φορά που λαμβάνετε μια δωρεά, ακόμα και αν δεν ζητηθεί, στείλτε μια προσωπική ευχαρίστηση.

Η επιστολή δεν πρέπει να είναι επιστολή τύπου. Μάλλον θα πρέπει να εξατομικεύεται στον συγκεκριμένο δότη και να αναφέρεται στο καλό που θα κάνει η συγκεκριμένη δωρεά του. Ο πρόεδρος του συμβουλίου ή ο διευθύνων σύμβουλος της εταιρείας σας υπογράφουν την επιστολή.

Οι ειδικοί διαφωνούν σχετικά με το αν πρέπει ή όχι να συμπεριλάβουν ένα επιστρεφόμενο φάκελο με την επιστολή αυτή, αλλά εάν δεν το ζητήσετε, θα ζητήσετε άλλη συνεισφορά στην επιστολή σας. Αφήστε το φάκελο απάντησης να είναι απλά ένα λεπτό σύνθημα. Ίσως να εκπλαγείτε από το πόσοι συνεισφέροντες θα στείλουν μια άλλη δωρεά είτε σύντομα είτε αργότερα.

Ακόμα κι αν ο δωρητής δωρίζει πραγματικά μέσω της ιστοσελίδας σας, βεβαιωθείτε ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας σας ευχαριστεί είναι καλό και εξετάστε επίσης την αποστολή ενός μηνύματος ευχαριστημένης επιστολής επίσης.

Εκτελέστε μια απαίτηση IRS, βοηθήστε τον δωρητή και ενισχύστε την κατώτατη γραμμή

Στην αρχή κάθε νέου έτους, στείλτε μια επιστολή που είναι ταυτόχρονα φορολογική απόδειξη και μια ευχαριστήρια επιστολή που ειλικρινά εκφράζει την ευγνωμοσύνη για την υποστήριξη του δωρητή κατά το προηγούμενο έτος.

Το IRS απαιτεί από έναν δωρητή να αποδείξει ότι οι συνεισφορές ύψους 250 $ ή περισσότερων ήταν φιλανθρωπικές (δόθηκαν σε φιλανθρωπία 501 (c) (3)). Στείλτε αυτή την επιστολή ακόμη και σε δωρητές κάτω των $ 250. Θα είναι ένα ευπρόσδεκτο ρεκόρ του δώρου και μια άλλη ευκαιρία να υπενθυμίσω στον δωρητή του οργανισμού σας. Ελέγξτε τις απαιτήσεις για μια τέτοια επιστολή.

Η διασφάλιση ότι υπερέχετε αυτά τα καθήκοντα θα προετοιμάσει τον οργανισμό σας για μελλοντική συγκέντρωση χρημάτων μέσω ταχυδρομείου, όπως ετήσια εκστρατεία συγκέντρωσης χρημάτων. Θα αναπτύξετε έναν καλό κατάλογο διευθύνσεων και θα τεθεί σε εφαρμογή η πειθαρχία, η καλή θέληση και τα συστήματα που θα αποτελέσουν την υποδομή για μελλοντική συλλογή χρημάτων.