Τι πρέπει να ξέρετε για τις προ-con συναντήσεις

Οι υπεύθυνοι σχεδιασμού συναντήσεων και εκδηλώσεων αναμένεται να πραγματοποιήσουν μια συνάντηση "pre-con" με τον διευθυντή των συνεδριακών υπηρεσιών σε ξενοδοχεία, συνεδριακές εγκαταστάσεις, συνεδριακά κέντρα και αλλού πριν από ένα προγραμματισμένο συνέδριο. Είναι ουσιαστικά το συνέδριο πριν από τη διάσκεψη.

Για όσους δεν προγραμματίζουν συχνές συναντήσεις, μια συνάντηση πριν από το con μπορεί να φαίνεται δυσάρεστη ή αμήχανη στην αρχή, επειδή μπορεί να περιλαμβάνει νέους όρους ή γλώσσες, όπως "συνέχιση εκδήλωσης" ή "παραγγελία εκδηλώσεων".

Τι πρέπει να περιμένουν οι υπεύθυνοι σχεδιασμού από μια προ-con;

Μια προ-con είναι μια συνάντηση που πραγματοποιείται με πωλητές και προμηθευτές συμβάντων όπου το γεγονός ή το πρόγραμμα έχει προγραμματιστεί να λάβει χώρα. Διαρκεί συνήθως μια ή δύο μέρες πριν από την πραγματική εκδήλωση και είναι διαφορετική από την περίληψη που συμβαίνει την ημέρα της εκδήλωσης.

Ορισμένα άτομα μπορούν να συνδέουν συναντήσεις πριν από το con με το σχεδιασμό μεγαλύτερων συνεδρίων, συνεδρίων, συνεδρίων και προγραμμάτων παροχής κινήτρων. Ωστόσο, είναι επίσης σύνηθες να διοργανώνουμε μια προκαταρκτική συνάντηση για σεμινάρια και άλλες ειδικές εκδηλώσεις.

Τι να περιμένετε κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης πριν από τη συνάντηση

Η προκαταρκτική συνάντηση επιτρέπει στον προγραμματιστή εκδηλώσεων να επανεξετάσει όλες τις τελικές εφοδιαστικές για ένα δεδομένο πρόγραμμα με την ομάδα διαχείρισης προμηθευτών που συμμετέχουν στο πρόγραμμα.

Συνήθως, μια συνάντηση πριν από το con συντονίζεται και προγραμματίζεται από τον διευθυντή των συνεδριακών υπηρεσιών του χώρου. Αυτός ή αυτή θα προσκαλέσει διαχειριστές από διάφορους τομείς που συμμετέχουν στην εκδήλωση να αναθεωρήσουν την υλικοτεχνική υποστήριξη του συγκεκριμένου ρόλου τους για ένα γεγονός. Αυτός είναι ένας εξαιρετικός χρόνος για τη συνάντηση ή τον σχεδιασμό εκδηλώσεων για την καθιέρωση μιας σχέσης με όλους τους εμπλεκόμενους.

Κατά τη διάρκεια του προ-con, είναι σκόπιμο ο υπεύθυνος σχεδιασμού εκδηλώσεων να επισημάνει μερικούς από τους βασικούς στόχους του γεγονότος, συμπεριλαμβανομένων σημαντικών πληροφοριών σχετικά με την οργάνωση που φιλοξενεί την εκδήλωση, βασικά μηνύματα που μεταδίδονται στην εκδήλωση και σημαντικά VIP.

Το Pre-Con είναι ο σωστός χρόνος για την αναθεώρηση του γεγονότος

Ένα βιογραφικό σημείωμα είναι επίσης γνωστό ως προδιαγραφές συμβάντος. Περιλαμβάνει όλες τις σχετικές πληροφορίες σχετικά με ένα πρόγραμμα ή ένα συμβάν, συμπεριλαμβανομένων λεπτομερειών σχετικά με το ίδιο το πρόγραμμα. Αυτά τα στοιχεία ενδέχεται να περιλαμβάνουν ορισμένα ή όλα τα ακόλουθα: ημερομηνίες, ώρες, επαφές, προφίλ συμμετεχόντων, επαφές έκτακτης ανάγκης, τρόφιμα και ποτά, μεταφορά, πληροφορίες αποστολής, χρέωση, οπτικοακουστικά και άλλες ειδικές ανάγκες.

Κάθε διαχειριστής τμήματος θα επανεξετάσει την κατανόηση της εκδήλωσης, συμπεριλαμβανομένων των σχετικών λεπτομερειών και των τυπικών διαδικασιών λειτουργίας τους. Θα αναθεωρήσουν επίσης την κατανόησή τους για τη σύμβαση συμβάντων και τις πληροφορίες που μοιράζονταν προηγουμένως στις παραγγελίες εκδηλώσεων συμπόσιο

Οι υπεύθυνοι σχεδιασμού συναντήσεων και εκδηλώσεων πρέπει να θυμούνται να υποβάλλουν λεπτομερείς ερωτήσεις σχετικά με τις προδιαγραφές του συμβάντος κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, όπως τα επίπεδα στελέχωσης και τα ονόματα των βασικών επαφών κατά τη διάρκεια της πραγματικής εκδήλωσης από όλες τις εκπροσωπούμενες περιοχές. Βασικά στοιχεία της συζήτησης πριν από τη συζήτηση μπορούν να περιλαμβάνουν την ανασκόπηση:

• Απαιτήσεις τροφίμων και ποτών
• Απαιτήσεις λίστας δωματίων επισκεπτών (εάν χρειάζεται)
• Οι συνεδριακές και εμπορικές εκθέσεις παρουσιάζουν απαιτήσεις
• Αίθουσα συνεδριάσεων και αίθουσες εμπορικών εκθέσεων (σχέδια κατόψεων)
• Τεχνικές απαιτήσεις, όπως ηλεκτρικές και τηλεπικοινωνίες
• Λεπτομέρειες σχετικά με την τοποθέτηση σημάνσεων

Αυτή είναι η ιδανική στιγμή για να κάνετε αλλαγές στην τελευταία στιγμή. Παρόλο που ίσως δεν τους αρέσει πάντα, οι περισσότεροι πωλητές και προμηθευτές αναμένουν εύλογες (και παράλογες) αλλαγές.Φυσικά, εάν ο προ-con έχει προγραμματιστεί σε μια χρονική στιγμή που η ρύθμιση βρίσκεται σε εξέλιξη, σκεφτείτε να διεξάγετε μια πρώιμη επιθεώρηση δωματίου για να βεβαιωθείτε ότι όλα λειτουργούν ομαλά.