Ασφαλίστε τους τρόπους αποστολής φορολογικών εγγράφων στον λογιστή σας

01 Δημιουργία λίστας

Αν διαβιβάζετε τα πραγματικά αντίγραφα σε χαρτί των φορολογικών εγγράφων σας, κάντε τον εαυτό σας μια χάρη και να τα αντιγράψετε όλα πρώτα. Με αυτόν τον τρόπο δεν θα είστε χωρίς κρίσιμες πληροφορίες εάν χάνονται. Μπορείτε να τα αντιγράψετε ή να τα σαρώσετε σε αρχεία εικόνας ή PDF και, στη συνέχεια, να τα αποθηκεύσετε στον υπολογιστή σας και σε μια μονάδα flash ως πρόσθετη προφύλαξη. Ωστόσο, το κάνετε, βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε αντίγραφο ασφαλείας πριν στείλετε το γραφείο στον λογιστή σας.

03 Η καλύτερη επιλογή είναι η παράδοση με το χέρι

Όταν ένας κατάσκοπος θέλει να εξασφαλίσει ότι ένα έγγραφο παραδίδεται στο σωστό πρόσωπο την κατάλληλη στιγμή στις ταινίες, το παραδίδει αυτοπροσώπως. Δεν έχει την πιθανότητα να παρακαμφθεί.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την παλιά σχολική τακτική για να δουλέψετε για εσάς προσωπικά παραδώσατε τα φορολογικά σας έγγραφα στον λογιστή σας εάν είναι δυνατόν. Τουλάχιστον, παραδώστε τον στον βοηθό, γραμματέα, ρεσεψιονίστ ή άλλο προσωπικό γραφείου. Αυτό εξαλείφει κάθε κίνδυνο ότι θα χαθούν στη μετάδοση ή θα παραληφθούν από τους υποκλοπών.

04 Αποστολή εγγράφων σας

Η παράδοση μέσω αλληλογραφίας είναι αρκετά ασφαλής και είναι πιθανώς η δεύτερη καλύτερη επιλογή σας εάν ζείτε στη Φιλαδέλφεια και ο λογιστής σας βρίσκεται στο Πίτσμπουργκ, οπότε η παράδοση χεριών δεν είναι απλώς επιλογή.

Τα έγγραφά σας προστατεύονται από την περιστασιακή παρακολούθηση χάρη στο ότι είναι τυλιγμένα σε ένα φάκελο. Το άνοιγμα αλληλογραφίας κάποιου άλλου είναι έγκλημα, τουλάχιστον στις Η.Π.Α., και παρόλο που αυτό δεν μπορεί να αποτρέψει έναν αποφασισμένο εγκληματία, τουλάχιστον υπάρχουν νόμοι για τα βιβλία που να τιμωρούν τους παραβάτες.

Τούτου λεχθέντος, τα έγγραφα μπορούν και μερικές φορές να χαθούν ή να χαθούν στο ταχυδρομείο, οπότε ίσως είναι καλή ιδέα να στείλετε τα αντίγραφα ασφαλείας που κάνατε αντί για τα πρωτότυπα. Και σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε κάποια μορφή επιβεβαίωσης παράδοσης ή υπογραφής ή να παρακάμψετε εντελώς την αμερικανική ταχυδρομική υπηρεσία και να χρησιμοποιήσετε αντ 'αυτού μια υπηρεσία παράδοσης όπως η Federal Express ή η UPS.

05 Αποστολή φαξ στα έγγραφά σας

Η αποστολή φαξ εγγράφων στον λογιστή σας μπορεί να είναι ένας γρήγορος τρόπος για την παράδοση τους και είναι σχετικά ασφαλής. Όσο η τηλεφωνική γραμμή του λογιστή δεν χρησιμοποιείται, είναι πιθανό ότι η μετάδοσή σας δεν θα παρακρατηθεί από κλέφτες ταυτότητας. Ωστόσο, βεβαιωθείτε ότι έχετε ο σωστός αριθμός φαξ.

Υπάρχουν μερικά μειονεκτήματα. Τα έγγραφα με φαξ μπορεί μερικές φορές να διαβαστούν δύσκολα και το τελευταίο πράγμα που θέλει ένας επαγγελματίας στον φορολογικό τομέα είναι να μαντέψει εάν ένας αριθμός είναι έξι ή οκτώ ή να πάρει επιπλέον χρόνο για να σας καλέσει για να το μάθετε. Η αποστολή με φαξ λειτουργεί καλύτερα εάν απλά χρειάζεται να στείλετε μερικές σελίδες. Για μεγαλύτερα έγγραφα και ειδικά για έγγραφα που περιέχουν πληροφορίες και στις δύο πλευρές μιας σελίδας, η αποστολή φαξ μπορεί να μην είναι η καλύτερη λύση.

06 Εάν πρέπει να χρησιμοποιήσετε Email …

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι βολικό και γρήγορο, αλλά μπορεί να προσφέρει όσο το δυνατόν περισσότερη ασφάλεια από μια ταχυδρομική κάρτα. Εάν δεν λάβετε προφυλάξεις, οποιοσδήποτε φορέας δικτύου μπορεί να δει τα περιεχόμενα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και να δει τα συνημμένα σας. Είτε δίνουν προσοχή και παρακολουθούν πραγματικά τα περιεχόμενα είναι δίπλα στο σημείο-υπάρχει ακόμα το δυναμικό.

Ελέγξτε αν ο λογιστής σας χρησιμοποιεί ασφαλές λογισμικό ανταλλαγής αρχείων, όπως το LeapFile. Πολλοί κάνουν, σύμφωνα με τον Chip Capelli, έναν λογιστή που βρίσκεται στην Provincetown της Μασαχουσέτης, και αυτό μπορεί να είναι ένας παίκτης αλλαγής παιχνιδιών.

Τουλάχιστον, τοποθετήστε τα φορολογικά σας έγγραφα μέσα σε ένα κρυπτογραφημένο περιτύλιγμα, όπως ένα αρχείο DOC, PDF ή ZIP που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης. "Σάρωση όλων σε ένα PDF και στη συνέχεια προστασία με κωδικό πρόσβασης", συνιστά ο Capelli. Ποτέ μην στέλνετε πληροφορίες που θέλετε να διατηρήσετε ιδιωτικές, όπως τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης, ως απλό κείμενο στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Τι θα συμβεί αν στείλετε κατά λάθος το μήνυμα σε λάθος διεύθυνση ή αν το email σας σαρώνεται και τα δεδομένα συλλέγονται από τον πάροχο υπηρεσιών σας; Η λήψη προληπτικών μέτρων για τη διασφάλιση των φορολογικών σας εγγράφων συμβάλλει στην προστασία των οικονομικών σας.