Βασική τεκμηρίωση αποστολής αποστολής θα χρειαστείτε

Πρέπει να τεκμηριώσετε προσεκτικά τις ρυθμίσεις αποστολής που κάνετε για τον διεθνή πελάτη σας. Θέλετε την πώληση των εξαγωγών σας να είναι μια πλήρη επιτυχία, και αυτό είναι μια κρίσιμη φάση. Η τεκμηρίωση μιας συναλλαγής ακολουθεί το ίδιο μοτίβο με εκείνο της εγχώριας πώλησης. Όταν πουλάτε τα widget σας (ή όπως στην προκειμένη περίπτωση, «βούρτσες») στον πελάτη σας σε όλη την πόλη, τα τιμολογείτε, σωστά; Εκεί ξεκινάτε με τον πελάτη σας στο εξωτερικό. Μερικές φορές ο τοπικός πελάτης σας θα έχει ειδικές απαιτήσεις για την παραγγελία, όπως μια λίστα συσκευασίας ή συγκεκριμένες εξωτερικές σημάνσεις σε κάθε περίπτωση που στέλνεται.

Η εξαγωγή σας θα έχει επίσης ειδικές απαιτήσεις τεκμηρίωσης. Αυτά θα ποικίλλουν ανάλογα με τη χώρα προορισμού και τον τύπο των εμπορευμάτων που αποστέλλονται.

Εάν έχετε επιλέξει μια εταιρεία αποστολής φορτίων ή εταιρεία logistics που έχει ιστορικό ναυτιλίας του τύπου προϊόντος σας, θα πρέπει να βρίσκεται ακριβώς πάνω στην μπάλα σχετικά με τις τρέχουσες απαιτήσεις τεκμηρίωσης.

Για παράδειγμα, η παλαιά δήλωση εξαγωγής του αποστολέα (SED), που ονομάζεται τώρα ηλεκτρονική πληροφορία εξαγωγής (EEI), συντάσσει τα στατιστικά στοιχεία εξαγωγής των ΗΠΑ και επιβάλλει τους νόμους περί εξαγωγών των ΗΠΑ. Το EEI πρέπει να κατατίθεται με αποστολές από τις Η.Π.Α., το Πουέρτο Ρίκο ή τις Παρθένους Νήσους των ΗΠΑ σε προορισμούς στο εξωτερικό. μεταξύ των ΗΠΑ και του Πουέρτο Ρίκο. και από τις Η.Π.Α. ή το Πουέρτο Ρίκο στις Παρθένες Νήσους των ΗΠΑ. Όχι όλες οι αποστολές χρειάζονται EEI. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ένας μεταφορέας εμπορευμάτων έρχεται σε πρακτικό, επειδή μπορεί να σας συμβουλεύσει αναλόγως.

Εάν μια αποστολή εμπορευμάτων, για παράδειγμα, εκτιμάται σε περισσότερα από 2.500 δολάρια ΗΠΑ και αποστέλλεται από τον ίδιο εξαγωγέα στον ίδιο αποδέκτη την ίδια ημέρα, θα απαιτηθεί η κατάθεση του EEI. Ή, εάν μια αποστολή, ανεξάρτητα από την αξία, απαιτεί άδεια ή άδεια εξαγωγής, θα πρέπει να υποβάλετε EEI.

Τι μπορεί να αποτύχει κατά τη δημιουργία της εξαγωγής τεκμηρίωσης;

Εάν δεν είστε ενήμεροι, άφθονο. Έχετε υπόψη σας ότι δεν έχετε τη γνώση των κανόνων και των κανονισμών και δεν είστε αρκετά προσεκτικοί (π.χ. τα τυπογραφικά λάθη ή η εισαγωγή πληροφοριών τοποθετούνται σε λάθος κουτάκια). Οι λύσεις αποστολής έρχονται με έξι πράγματα που μπορεί να πάθουν λάθος κατά τη δημιουργία εγγράφων εξαγωγής. Εδώ είναι μια ματιά στη λίστα τους, αλλά σας προτείνω να επισκεφθείτε την περιοχή για να εξερευνήσετε βαθύτερα σε κάθε σημείο.

1. Λάθος πληροφορίες επικοινωνίας, συσκευασίας και πληρωμής.
2. Κακή ταξινόμηση των εμπορευμάτων.
3. Λάθος τιμή.
4. Λάθος περιγραφή προϊόντος.
5. Εάν το λάθος πρόσωπο συμπληρώσει επικίνδυνες μορφές.
6. Υποθέτοντας εσφαλμένα ότι τα προϊόντα σας πληρούν τις προϋποθέσεις για προτιμησιακές τιμές.

Πηγή: 6 πράγματα που μπορεί να πάει στραβά κατά τη δημιουργία εγγράφων εξαγωγής

Δεν έχει σημασία τι, πάρτε πάντοτε την πρωτοβουλία και ρωτήστε πολλές ερωτήσεις στον μεταφορέα ή την εταιρία εφοδιαστικής. Χρησιμοποιήστε την εμπειρογνωμοσύνη σας προς όφελός σας, έτσι δεν κάνετε κανένα από τα δαπανηρά λάθη που σημειώνονται παραπάνω.

Εννέα φορές από τα δέκα, θα χρειαστείτε τα ακόλουθα βασικά έγγραφα για να ολοκληρώσετε μια πώληση εξαγωγής:

1. Εμπορικό τιμολόγιο ("Πώς να ετοιμάσετε ένα εμπορικό τιμολόγιο").
2. Λίστα συσκευασίας.
3. Πιστοποιητικό προέλευσης (όπως φαίνεται και, κατά περίπτωση, πιστοποιητικό "Χώρα καταγωγής").
4. Τρεις (3) πρωτότυπες φορτωτικές πλοίων και αεροπλάνων, καθώς και αντίγραφα.
5. Μέσο πληρωμής ("Παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την επιλογή μεθόδου πληρωμής κατά την εξαγωγή"). Οι όροι παράδοσης επηρεάζουν τον τρόπο και τον χρόνο πληρωμής. Το Incoterms σας καθοδηγεί όταν περνά ο κίνδυνος και πώς κατανέμονται τα έξοδα μεταξύ πωλητή και αγοραστή.
6. Άλλα σημαντικά, σχετικά έγγραφα που απαιτούνται για ορισμένους προορισμούς και ορισμένα εμπορεύματα: αντίγραφο προνομίου τιμολογίου, πιστοποιητικού ελέγχου, προξενικού τιμολογίου, άδειας εισαγωγής ή εξαγωγής, πιστοποιητικού ασφάλισης, αποδείξεων αποθήκης και αποθήκης, πιστοποιητικού υγειονομικού ελέγχου και πιστοποιητικού αποστολής IATA επικίνδυνα αγαθά.

Για παράδειγμα, η UPS προσφέρει διάφορες μορφές (π.χ. εμπορικό τιμολόγιο, κατάλογο συσκευασίας, πιστοποιητικό καταγωγής NAFTA, πιστοποιητικό καταγωγής των ΗΠΑ και ηλεκτρονικές πληροφορίες εξαγωγής) για διεθνείς αποστολές.

Θα εξετάσουμε λεπτομερώς κάθε έγγραφο εδώ σε αυτό το site με την πάροδο του χρόνου, ώστε να αισθάνεστε άνετα προετοιμάζοντάς το. Υπάρχουν διαθέσιμα προγράμματα λογισμικού που θα εκτελούν τα έγγραφα εξαγωγής σας ηλεκτρονικά. Καθώς μεγαλώνει η επιχείρησή σας, ίσως θελήσετε να εγκαταστήσετε μία ή ακόμα και να αναζητήσετε χρησιμοποιώντας μια εξελιγμένη εταιρεία logistics που προσφέρει αυτή τη δυνατότητα ως μέρος της παγκόσμιας υπηρεσίας τους.