Οι δεξιότητες και τα προσόντα ενός νομικού γραμματέα

01 Τεχνολογικές δεξιότητες

Πολλοί δικηγόροι δεν έχουν ούτε το χρόνο ούτε την τεχνογνωσία για τη λειτουργία της τεχνολογίας γραφείου. Βασίζονται σε τεχνολογικά κατανοητούς γραμματείς για να εκτελούν διάφορες εργασίες που βασίζονται στον υπολογιστή, όπως: δημιουργία υπολογιστικών φύλλων, προετοιμασία παρουσιάσεων, εισαγωγή χρόνου για σκοπούς χρέωσης, δημιουργία και πληκτρολόγηση εγγράφων, διατήρηση ημερολογίων και παρακολούθηση προθεσμιών.

Ως εκ τούτου, οι νομικοί γραμματείς που είναι καταρτισμένοι σε μια ποικιλία εφαρμογών λογισμικού ηλεκτρονικών υπολογιστών θα έχουν τις περισσότερες ευκαιρίες σταδιοδρομίας. Ορισμένες από τις πιο κοινές τεχνολογίες που πρέπει να κατέχουν οι νομικοί γραμματείς είναι:

• Επεξεργασίας κειμένου
• Υπολογιστικό φύλλο
• Παρουσίαση
• Διαχείρηση αρχείων
• Χρόνος & χρέωση
• Ημερολόγιο & Docketing
• Μεταγραφή
• Desktop Publishing
• Τηλεδιάσκεψη

02 Διαπροσωπικές δεξιότητες

Οι νομικοί γραμματείς αλληλεπιδρούν καθημερινά με δικηγόρους, paralegals, προσωπικό, πελάτες, αντίθετους συμβούλους, δικαστικό προσωπικό, πωλητές και άλλους τρίτους.

Ως εκ τούτου, οι κορυφαίες διαπροσωπικές και επικοινωνιακές δεξιότητες είναι απαραίτητες. Εκτός από την επαφή πρόσωπο με πρόσωπο, οι γραμματείς επικοινωνούν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τηλεφώνου και συστημάτων τηλεδιάσκεψης.

03 Ικανότητες γραφής

Νομίζετε ότι οι πληρεξούσιοι εκτελούν όλο το γράψιμο; Ξανασκέψου το. Οι νομικοί γραμματείς είναι συχνά υπεύθυνοι για τη σύνταξη της συνηθισμένης αλληλογραφίας και των υπομνημάτων αρχείων, καθώς και για τη διόρθωση νομικών εγγράφων όπως υπομνήματα, ενημερωτικά δελτία, ανακοινώσεις και έγγραφα συναλλαγής.

Το γράψιμο αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της δουλειάς του νομικού γραμματέα. αυτοί που αναπτύσσουν ισχυρές δεξιότητες γραφής θα γίνουν απαραίτητοι για τους δικηγόρους τους οποίους βοηθούν.

04 Οργανωτικές δεξιότητες

Οι πληρεξούσιοι είναι απογοητευμένοι. Δεδομένου ότι οι νομικοί γραμματείς είναι ο «δεξιός άνθρωπος» του δικηγόρου, οι οργανωτικές δεξιότητες είναι απαραίτητες για την αποτελεσματική διαχείριση μιας πρακτικής δικαίου ή μιας εταιρικής νομικής υπηρεσίας.

Οι γραμματείς πρέπει να διατηρούν χαρτί και ηλεκτρονικά αρχεία, να διαχειρίζονται έργα, να παρακολουθούν πολλαπλές προθεσμίες, να διατηρούν ημερολόγια, να προγραμματίζουν συναντήσεις, να διοργανώνουν εκδηλώσεις και να κρατούν τα πάντα σωστά και προσβάσιμα.

05 Δεξιότητες μεταγραφής

Οι μεταγραφικές δεξιότητες είναι θεμελιώδεις για την γραμματειακή πρακτική. Εκτός από την ταχύτητα γρήγορης πληκτρολόγησης (οι απαιτήσεις του εργοδότη κυμαίνονται από 50 έως 100 λέξεις ανά λεπτό), απαιτούνται έντονες δεξιότητες ακρόασης για την κατανόηση αρχείων φωνητικής υπαγόρευσης.

Είναι απαραίτητη η ισχυρή γραμματική, ορθογραφία, λεξιλόγιο και γλωσσικές δεξιότητες καθώς και η κατανόηση της νομικής ορολογίας. Επιπλέον, οι γραμματείς πρέπει να είναι καταρτισμένοι σε εφαρμογές επεξεργασίας κειμένου και σε εξοπλισμό μεταγραφών.

06 Προσοχή στη λεπτομέρεια

Η προσοχή στη λεπτομέρεια είναι κρίσιμη για το επάγγελμα του νομικού. Για παράδειγμα, πληκτρολογώντας 600.000 δολάρια σε μια προσφορά διακανονισμού αντί για 60.000 δολάρια θα μπορούσε να κοστίσει την επιχείρησή σας πελάτη. Οι νομικοί γραμματείς χειρίζονται τις λεπτομέρειες της καθημερινής πρακτικής δικαίου και η προσοχή στη λεπτομέρεια είναι σημαντική σε σχεδόν κάθε γραμματειακή αποστολή από τη σύνταξη και τη διόρθωση των εγγράφων μέχρι τις προγραμματισμένες συνεδριάσεις και τις προθεσμίες χρονολόγησης.

07 Εξοικείωση με Νομικά Έγγραφα και Ορολογία

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός γραμματέα και ενός νομικός γραμματέας? Οι γραμματείς είναι εξοικειωμένοι με όλα τα πράγματα. Οι όροι όπως η κλήτευση, οι προωθούμενοι και οι οδυνηροί, δεν τους αρέσουν.

Κατανοούν τις αποχρώσεις της νομικής διαδικασίας και ξέρουν πώς να δημιουργούν και να διαμορφώνουν υπομνήματα, ανακοινώσεις και έγγραφα συναλλαγής.

08 Ομαδική εργασία

Η ομαδική εργασία είναι ζωτικής σημασίας για το ρόλο των νομικών γραμματέων στην παροχή νομικών υπηρεσιών. Σε όλα τα πρακτικά περιβάλλοντα - από το μεγάλο εταιρικό νομικό τμήμα έως τον επαγγελματία του χώρου - οι γραμματείς πρέπει να συνεργάζονται με δικηγόρους, paralegals, γραμματείς, γραμματείς, πωλητές και άλλους για την αποτελεσματική παροχή νομικών υπηρεσιών.

Οι πιο αποτελεσματικοί νομικοί γραμματείς γνωρίζουν πώς να συναλλάσσονται με τους συναδέλφους τους και να συνεργάζονται με τρίτους για να ολοκληρώσουν τη δουλειά τους.

09 Δεξιότητες πολλαπλών εργασιών

Οι περισσότεροι νομικοί γραμματείς εργάζονται για περισσότερα από ένα άτομα σε περισσότερα από ένα αρχεία. Ταυτόχρονα, η εκτέλεση πολλαπλών καθηκόντων είναι δεύτερης φύσης σε έναν αρμόδιο νομικό γραμματέα.

Ξέρουν πώς να ζευγαρώνουν πολλαπλές αναθέσεις και ανταγωνιστικές προτεραιότητες και πώς να διαχειριστούν τον αυξανόμενο φόρτο εργασίας στο σημερινό πολυσύχναστο γραφείο, όπου ένα άτομο εκτελεί συχνά την εργασία των τριών.

10 Δεξιότητες έρευνας

Οι δικαστικοί γραμματείς διεξάγουν έρευνες στο Ίντερνετ για μια πληθώρα καθηκόντων, όπως εύρεση οδηγιών, συλλογή πληροφοριών πελατών, έρευνα του διαγωνισμού και εντοπισμός ειδικών μαρτύρων.

Πολλοί νομικοί γραμματείς, ιδίως αυτοί που εργάζονται σε μικρά δικηγορικά γραφεία, εκτελούν επίσης καθήκοντα παραλλήλων, συμπεριλαμβανομένης της νομικής έρευνας, αναφέροντας τον έλεγχο και την παρακολούθηση της νομολογίας. Η εκμάθηση πλατφορμών νομικής έρευνας όπως το Westlaw ή το Lexis / Nexis μπορεί να σας δώσει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.