Μια Συνοπτική Επισκόπηση των Λογιστικών Αρχείων

Λογιστικά αρχεία είναι τα αρχεία των οικονομικών συναλλαγών μιας επιχείρησης και της τρέχουσας οικονομικής θέσης. Τα λογιστικά αρχεία είναι απαραίτητα για φορολογικούς σκοπούς, νομική ευθύνη και επαρκή οικονομική εποπτεία.

Δύο προσεγγίσεις για την τήρηση λογιστικών αρχείων

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να γνωρίζουμε είναι ότι τα λογιστικά αρχεία έρχονται σε δύο γεύσεις: μία είσοδος και μία διπλή είσοδος. Καθένα έχει τα πλεονεκτήματά του. η απλή λογιστική είναι απλούστερη, όπως ίσως περιμένετε, και μπορεί να είναι το κατάλληλο σύστημα για έναν ιδιοκτήτη μικρής επιχείρησης. Η διπλή λογιστική - και πάλι, δεν αποτελεί έκπληξη - παρέχει δύο καταχωρήσεις περιοδικώνγια κάθε συναλλαγή, μια χρεωστική εγγραφή και μια εγγραφή πίστωσης. Αυτό είναι πιο περίπλοκο, αλλά επειδή οι δύο αυτές καταχωρήσεις πρέπει τελικά να εξισορροπηθούν (εξ ου και: "εξισορρόπηση των βιβλίων"), σας δίνει έναν τρόπο να πιάσετε λάθη και επίσης να καταστήσετε πιο εύκολα τις απάτες.

Η διπλή λογιστική είναι το συνηθισμένο πρότυπο.

Τα Βασικά Λογιστικά Έγγραφα και πώς μεταφέρονται

1. Η συναλλαγή ξεκινά κάθε λογιστική διαδικασία. Αγοράζετε κάτι, πουλάτε κάτι - τίποτα. Η ιδέα είναι να καταγράψουμε κάθε οικονομική συναλλαγή. Όπου θα καταγράψετε τη συναλλαγή είναι
2. Τα περιοδικά. Αυτό είναι το μηδενικό της λογιστικής. Κάθε μεταγενέστερη λογιστική διαδικασία πηγαίνει πίσω σε ένα περιοδικό, το οποίο είναι το αρχείο κάθε χρηματοπιστωτικής συναλλαγής όπως συμβαίνει. Μπορεί να έχετε ξεχωριστά περιοδικά για πωλήσεις και εισπράξεις μετρητών και ένα άλλο περιοδικό για εκταμιεύσεις ή μόνο ένα περιοδικό που περιλαμβάνει όλους τους τύπους συναλλαγών. Είτε η προσέγγιση είναι εντάξει, αλλά τα σημαντικά πράγματα που πρέπει να θυμάστε είναι η καταγραφή κάθε καταχώρησης και η ενημέρωση του περιοδικού (ων). Τελικά, θα ομαδοποιήσετε όλες αυτές τις καταχωρήσεις χρησιμοποιώντας

1. Το γενικό βιβλίο. Σε αυτό το σημείο θα μεταφέρετε ή θα "δημοσιεύσετε" κάθε μία από τις καταχωρήσεις του περιοδικού στο κατάλληλο μέρος της στο γενικό μητρώο ανά τύπο συναλλαγής. Με αυτόν τον τρόπο γίνεται πιο γρήγορος ο εντοπισμός των επιμέρους συναλλαγών και παρέχεται επίσης κάποια βάση - συχνά στο τέλος του μήνα ή του τριμήνου - για την προετοιμασία …
2. Η δοκιμαστική ισορροπία. Εδώ θα συγκεντρώσετε όλες τις χρεωστικές σας καταχωρίσεις (υποθέτουμε ότι έχετε πάει στη διαδρομή διπλής εισόδου) και όλες τις καταχωρίσεις πίστωσης. Θα πρέπει να ταιριάζουν. Αν δεν το κάνουν, θα πρέπει να πάτε πίσω στα αρχεία συναλλαγών σας στο περιοδικό σας και να εργαστείτε μπροστά για να δείτε πού συνέβη το σφάλμα. Όταν όλα εξισορροπηθούν, μπορείτε να προετοιμαστείτε …

1. Το δημοσιονομικό δελτίο. Σε αυτό το σημείο, η σκληρή δουλειά σας αποδίδει. Έχετε τώρα ένα έγγραφο ότι οι δανειστές, κυβερνητικές υπηρεσίες - οποιαδήποτε οντότητα που θέλει να μάθει ποιος είσαστε οικονομικά πριν από την επιχειρηματική σας δραστηριότητα - θα δεχτεί.

Πρόκειται για το σύντομο περίγραμμα της λογιστικής διαδικασίας, από την έναρξή της στις συναλλαγές μέχρι την παραγωγή του οικονομικού δελτίου. Θα πρέπει να μάθετε περισσότερα πριν ξεκινήσετε το δικό σας λογιστικό σύστημα, αλλά τώρα ξέρετε πού κατευθύνεστε.

Μάθετε περισσότερα για τα λογιστικά αρχεία και τα βασικά της λογιστικής

Εάν το κάνετε εσείς οι ίδιοι, και ιδιαίτερα εάν αποφασίσετε για την πιο φιλόδοξη μέθοδο διπλής εισόδου, επενδύστε σε ένα βασικό βιβλίο ή δύο για το θέμα. Το "Λογιστικό Παιχνίδι: Βασική Λογιστική Νωπά από το Stand της Λεμονάδας", για παράδειγμα κάνει τη διαδικασία εκμάθησης λίγο λιγότερο κουραστική, βασίζοντας την εντολή στη λειτουργία μιας στάσης λεμονάδας. Είναι διαθέσιμο στο Amazon.

Μια άλλη προσέγγιση είναι να ξεκινήσετε με ένα σύστημα όπως το Quickbooks, το οποίο παρέχει μια σαφή και δημοφιλή μέθοδο για τη διενέργεια διπλής λογιστικής καθώς και σαφείς οδηγίες σχετικά με τον τρόπο χρήσης του λογιστικού συστήματος Quickbooks.