Επισκόπηση αρχείων προσωπικού και υπόδειγμα πολιτικής αρχείου

Ένας φάκελος προσωπικού είναι ένα αποθηκευμένο έγγραφο εργασίας του εργοδότη για την ιστορία και το καθεστώς ολόκληρης της εργασιακής σχέσης με έναν μεμονωμένο υπάλληλο. Ο εργοδότης διατηρεί αυτό το έγγραφο εργασίας σε αρχείο προσωπικού για τρεις λόγους.

• Ο εργοδότης θέλει να έχει ακριβείς πληροφορίες εύχρηστες και οργανωμένες όταν χρειάζεστε πρόσβαση στις πληροφορίες για οποιονδήποτε λόγο. Οι αλλαγές στις επαφές έκτακτης ανάγκης, οι διευθύνσεις των εργαζομένων, η παρακολούθηση των αξιολογήσεων απόδοσης, οι πειθαρχικές επιστολές, η αναγνώριση των εργαζομένων και τα εργαλεία για την απασχόληση είναι παραδείγματα των πληροφοριών που ο εργοδότης θα θέλει να έχει πρόσβαση γρήγορα.
• Ο εργοδότης πρέπει να διατηρήσει την τεκμηρίωση σχετικά με θέματα προσωπικού, όπως η επιλογή των εργαζομένων, η απόδοση, το ιστορικό εργασίας, η λογική αποζημίωσης και οι εσωτερικές αιτήσεις προώθησης, για να αναφέρουμε μερικές μόνο.Ένας ισχυρισμός EEOC, μια αγωγή ή ακόμα και η ανάγκη να δικαιολογηθεί η έλλειψη αύξησης ή προαγωγής σε έναν υπάλληλο απαιτούν ο εργοδότης να έχει συλλέξει και να διατηρήσει αυτό το είδος της τεκμηρίωσης των εργαζομένων.

• Ορισμένα αρχεία υπαλλήλων απαιτούνται από ομοσπονδιακές ή κρατικές κυβερνήσεις για να διατηρήσουν οι εργοδότες. Η οργάνωση των πληροφοριών των εργαζομένων σε ένα φάκελο προσωπικού έχει νόημα για πρόσβαση και νομική συμμόρφωση και ετοιμότητα.

Είδη αρχείων προσωπικού

Ο εργοδότης διατηρεί εν γένει πολλούς τύπους αρχείων προσωπικού, για επιχειρηματική χρήση, για την εμπιστευτικότητα των εργαζομένων, για την ιδιωτική ζωή του ιατρικού προσωπικού και για τη συμμόρφωση με το νόμο. Δεν γνωρίζω κανένα νόμο που να αναφέρει πόσες καταστάσεις χρειάζεται ο εργοδότης να τηρεί.

Ωστόσο, υπάρχουν πολλοί νόμοι και υπάρχουν καλύτερες πρακτικές προσωπικού για την εμπιστευτικότητα των εργαζομένων, οι οποίες διέπουν το περιεχόμενο των αρχείων προσωπικού και έχουν πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες. Αυτά είναι τα αρχεία προσωπικού που διατηρούν οι περισσότεροι εργοδότες στις ΗΠΑ. (Οι παγκόσμιοι νόμοι και πρακτικές ενδέχεται να διαφέρουν.)

• Αρχείο προσωπικού: Αυτός είναι ο κύριος φάκελος των εργαζομένων που περιέχει το ιστορικό της εργασιακής σχέσης.
• Αρχείο μισθοδοσίας: Θέλετε να διατηρήσετε ένα ξεχωριστό αρχείο για όλα τα θέματα μισθοδοσίας σχετικά με τις αποδοχές και τα οφέλη.
• Υγειονομικό αρχείο εργαζομένων: Ο ομοσπονδιακός νόμος περί φορητότητας και λογοδοσίας του 1996 (HIPAA) απαιτεί από τους εργοδότες να προστατεύουν τα ιατρικά αρχεία των εργαζομένων ως εμπιστευτικά.
• I-9 Έντυπα Εργαζομένων: Πρέπει να διατηρήσετε ένα ξεχωριστό αρχείο για όλα τα έντυπα των εργαζομένων (όχι ανά υπάλληλο), δεδομένου ότι δεν θέλετε κυβερνητικούς υπαλλήλους, οι οποίοι είναι εξουσιοδοτημένοι να ελέγχουν τα εν λόγω έντυπα σε διάφορες περιστάσεις, αναζητώντας τα κύρια, εμπιστευτικά αρχεία προσωπικού προσωπικού .

Πρόσβαση υπαλλήλων στα αρχεία προσωπικού

Οι εργαζόμενοι έχουν πρόσβαση στα αρχεία προσωπικού των υπαλλήλων τους υπό την καθοδήγηση και επίβλεψη του προσωπικού του ανθρώπινου δυναμικού. Τα αρχεία προσωπικού προσωπικού θεωρούνται ιδιοκτησία του εργοδότη, ο οποίος έχει την ευθύνη διατήρησης και διασφάλισης αυτών.

Δείγμα πολιτικής αρχείου προσωπικού

Παρακάτω ακολουθεί μια πολιτική δειγματοληπτικού αρχείου προσωπικού για χρήση στην εταιρεία σας. Εξετάζει τα διάφορα αρχεία που συνιστώνται και τα οποία θα πρέπει να έχουν πρόσβαση σε κάθε αρχείο.

Πολιτική δείγματος

Η Εταιρεία διατηρεί τρία αρχεία υπαλλήλων για κάθε εργαζόμενο.

ΕΝΑ αρχείο προσωπικού διατηρείται για κάθε υπάλληλο του (όνομα της εταιρείας σας). Αυτοί οι φάκελοι προσωπικού περιέχουν εμπιστευτικά έγγραφα και διοικούνται και συντηρούνται από το προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού.

Η πρόσβαση σε αυτό το αρχείο περιορίζεται στο προσωπικό HR και προϋποθέτει ότι ο διαχειριστής κάθε υπαλλήλου διατηρεί το δικό του αρχείο με έγγραφα σχετικά με την απόδοση του εργαζομένου.

Τα τυπικά έγγραφα σε ένα αρχείο προσωπικού περιλαμβάνουν την αίτηση απασχόλησης, μια φόρμα επικοινωνίας έκτακτης ανάγκης για την οικογένεια, τεκμηριωμένο ιστορικό πειθαρχικών ενεργειών, ένα βιογραφικό σημείωμα, το εγχειρίδιο των εργαζομένων και τα φύλλα υπογραφής εργοδότη, τις τρέχουσες προσωπικές πληροφορίες και τις αναφορές εργασίας.

Δεν υπάρχουν όλα τα αρχεία προσωπικού που περιέχουν τα ίδια έγγραφα, αλλά κάθε αρχείο προσωπικού έχει ορισμένα έγγραφα που είναι τα ίδια.

Αρχεία μισθοδοσίας διατηρούνται επίσης · τα αρχεία μισθοδοσίας περιέχουν ιστορικό των θέσεων εργασίας, των τμημάτων, των αλλαγών στις αποζημιώσεις και ούτω καθεξής. Η πρόσβαση στο αρχείο μισθοδοσίας περιορίζεται στο κατάλληλο λογιστικό και προσωπικό HR.

Ενα ιατρικό φάκελο των εργαζομένων διατηρείται επίσης. Το περιεχόμενο του ιατρικού φακέλου δεν είναι διαθέσιμο σε κανέναν εκτός από το προσωπικό που έχει οριστεί ως Ανθρώπινο Δυναμικό και στον υπάλληλο του οποίου τα αρχεία φυλάσσονται στον φάκελο. Στο όνομα της εταιρείας σας), οι ιατρικοί φάκελοι λαμβάνουν τον υψηλότερο βαθμό ασφαλούς αποθήκευσης και εμπιστευτικότητας.

Ένας υπάλληλος μπορεί να δει το φάκελο του προσωπικού του, επικοινωνώντας με έναν υπάλληλο ανθρώπινου δυναμικού κατά τις κανονικές εργάσιμες ώρες. Κανένας υπάλληλος δεν μπορεί να τροποποιήσει ή να αφαιρέσει οποιοδήποτε έγγραφο από το φάκελο του προσωπικού του, το οποίο πρέπει να προβληθεί παρουσία προσωπικού προσωπικού HR.

Γνωστός και ωςαρχεία υπαλλήλων, αρχεία υπαλλήλων, αρχεία ανθρώπινων πόρων, τεκμηρίωση

Αποποίηση - Σημείωση:

Η Susan Heathfield καταβάλλει κάθε δυνατή προσπάθεια για να προσφέρει ακριβή, συνήθη, ηθική διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού, εργοδότη και συμβουλές στο χώρο εργασίας τόσο σε αυτόν τον ιστότοπο όσο και από αυτήν την ιστοσελίδα, αλλά δεν είναι δικηγόρος και το περιεχόμενο στον ιστότοπο, ενώ δεν είναι εγγυημένη για την ακρίβεια και τη νομιμότητα και δεν πρέπει να θεωρείται ως νομική συμβουλή.

Ο ιστότοπος έχει παγκόσμιο ακροατήριο και οι νόμοι και οι κανονισμοί για την απασχόληση διαφέρουν από κράτος σε κράτος και χώρα σε χώρα, οπότε ο ιστότοπος δεν μπορεί να είναι οριστικός σε όλους τους για τον χώρο εργασίας σας.Σε περίπτωση αμφιβολίας, αναζητήστε πάντα νομική συμβουλή ή βοήθεια από κρατικούς, ομοσπονδιακούς ή διεθνείς κρατικούς πόρους, για να βεβαιωθείτε ότι η νομική ερμηνεία και οι αποφάσεις σας είναι σωστές. Οι πληροφορίες σε αυτόν τον ιστότοπο είναι μόνο για καθοδήγηση, ιδέες και βοήθεια.