Εύκολα βήματα για τη δημιουργία προϋπολογισμού έργου

Οι έμπειροι διαχειριστές έργων και όσοι εργάζονται σε μεγάλες εταιρείες θα έχουν λογισμικό και λογιστές για να τους βοηθήσουν να συγκεντρώσουν τους προϋπολογισμούς των έργων. Αλλά τι γίνεται αν δεν το κάνετε; Αν κοιτάζετε ένα κενό φύλλο εργασίας ή ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον ανάδοχο του έργου σας ζητώντας να συγκεντρώσετε τα οικονομικά για το έργο, τότε αυτό το άρθρο είναι για σας.

Θα εξετάσουμε τα πέντε πράγματα που πρέπει να κάνετε για να δημιουργήσετε έναν βασικό προϋπολογισμό του έργου.

Χρησιμοποιήστε τη λίστα εργασιών σας

Πρώτα, πάρτε τη λίστα εργασιών του έργου σας. Μπορεί επίσης να έχετε μια δομή κατανομής εργασίας, και εάν έχετε ένα, είναι καλύτερο να το χρησιμοποιήσετε. Αλλά ένας κατάλογος εργασιών θα κάνει εφ 'όσον καλύπτει εκτενώς όλα όσα χρειάζεται να κάνετε για το έργο.

Αν δεν έχετε μια λίστα εργασιών, ήρθε η ώρα να δημιουργήσετε μια. Γράψτε τα πάντα που πρέπει να κάνετε και τα πράγματα που πρέπει να χτίσετε, να κάνετε ή να ολοκληρώσετε πριν ολοκληρωθεί το έργο. Δεν χρειάζεται να είναι σε κάποια συγκεκριμένη σειρά, αλλά πρέπει να περιλαμβάνει τα πάντα.

Τέλος, σε αυτό το βήμα, συζητήστε ιδέες με την ομάδα του έργου σας, καθώς υπάρχει κάτι που ξεχάσατε. Πολλά κεφάλια είναι καλύτερα από ένα!

Εκτίμηση κάθε συστατικού

Τώρα περάστε από τη λίστα σας και επεξεργαστείτε την τιμή κάθε στοιχείου. Για παράδειγμα, μια εργασία που λέει "να οργανώσετε συναντήσεις για να συζητήσετε τις απαιτήσεις" μπορεί να περιλαμβάνει την προμήθεια και τη μίσθωση, τις αίθουσες συνεδριάσεων ή την αγορά οποιωνδήποτε πόρων που χρειάζεστε, όπως ένα στυλό προβολής ή ένα γραφικό στυλό. Υπάρχει ένα κόστος που σχετίζεται με αυτό, γι 'αυτό πάρτε αποσπάσματα για ενοικίαση δωματίου σας και τον άλλο εξοπλισμό και σημειώστε το κάτω.

Κάνετε αυτό για όλα στη λίστα εργασιών, έτσι ώστε να καταλήξετε με μια τιμή κατά κάθε στοιχείο. Ορισμένες εργασίες του έργου ενδέχεται να μην έχουν προσαρμοσμένη τιμή και αυτό είναι εντάξει.

Προσθέστε μαζί τις εκτιμήσεις

Στη συνέχεια προσθέστε μαζί όλες τις εκτιμήσεις σας. Είναι πιο εύκολο να το κάνετε αυτό, αν δημιουργήσετε μια λίστα στοιχείων σε ένα υπολογιστικό φύλλο, προσθέστε το κόστος στην επόμενη στήλη και στη συνέχεια συμπληρώστε τη στήλη στο κάτω μέρος. Αφήστε το υπολογιστικό φύλλο να κάνει τα μαθηματικά για εσάς! Γίνεται το υπολογιστικό φύλλο του προϋπολογισμού σας.

Είναι καλή ιδέα να ομαδοποιήσετε το κόστος σας σε κατηγορίες, έτσι ώστε να μπορείτε εύκολα να δείτε πού πηγαίνει ο μεγαλύτερος όγκος των χρημάτων. Χρησιμοποιήστε κατηγορίες όπως "Εκκίνηση έργου", "Υποδομή" ή "Εκπαίδευση" - επιλέξτε ομάδες που σημαίνουν κάτι στο πλαίσιο του έργου.

Προσθέστε τα έκτακτα περιστατικά και τους φόρους

Θα ήταν υπέροχο αν είχατε μια κρυστάλλινη σφαίρα και θα μπορούσατε να προβλέψετε αυτές τις δαπάνες με 100% ακρίβεια, αλλά μάλλον δεν αισθάνεστε σίγουροι για την ικανότητά σας να το κάνετε αυτό! Είναι όπου έρχεται το περιστατικό. Πρόκειται για ένα χρηματικό ταμείο που βασίζεται στο πόσο σίγουροι πιστεύετε ότι έχετε τις εκτιμήσεις σωστές. Δεν σχετίζεται με κάποια συγκεκριμένη εργασία. Είναι ένα γενικό "δοχείο έκτακτης ανάγκης" σε περίπτωση που έχετε κάτι λάθος ή έχετε αφήσει κάτι κατά λάθος.

Εάν δεν γνωρίζετε πόσο επείγον να προσθέσετε, πηγαίνετε για το 10% του συνόλου που δημιουργήσατε στο Βήμα 3. Πρόκειται για μια μη επιστημονική εικασία που χρησιμοποιούν πολλοί διαχειριστές έργων και σας δίνουν ένα μικρό κομμάτι από τον προϋπολογισμό σας σε περίπτωση το χρειάζεσαι.

Προσθέστε μια γραμμή στο υπολογιστικό φύλλο του προϋπολογισμού στο κάτω μέρος που αναφέρει το στοιχείο "Έκτακτη ανάγκη" και καθορίζει το ποσοστό που χρησιμοποιήσατε.

Μην ξεχάσετε να προσθέσετε οποιονδήποτε φόρο επί των πωλήσεων ή άλλους φόρους που δεν περιλαμβάνονται ρητά στις εκτιμήσεις του μεμονωμένου στοιχείου σας.

Προσθέστε τα όλα και αυτό είναι το τελικό ποσό του προϋπολογισμού σας.

Αποκτήστε έγκριση

Το τελευταίο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να ζητήσετε από τον διευθυντή ή τον ανάδοχο του έργου να εγκρίνει τον προϋπολογισμό σας.Μιλήστε μαζί τους για το πώς τα συνδυάζετε και ποια στοιχεία αποτελούν τον συνολικό προϋπολογισμό σας.

Αυτό είναι! Ο προϋπολογισμός του έργου είναι μια βασική δεξιότητα διαχείρισης έργων, και αυτός ο οδηγός θα ξεκινήσει τη δημιουργία ενός προϋπολογισμού έργου.