Μάθετε για τα πρακτικά συνάντησης και γιατί είναι σημαντικά

Τα πρακτικά συνάντησης είναι η γραπτή ή καταγεγραμμένη τεκμηρίωση που χρησιμοποιείται για την ενημέρωση των συμμετεχόντων και των μη υπαλλήλων για το τι συζητήθηκε ή για το τι συνέβη κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης. Τα πρακτικά συνεδριάσεων ή οι σημειώσεις λαμβάνονται γενικά από έναν καθορισμένο καταγραφέα συνεδριάσεων κατά τη διάρκεια της διαδικασίας έτσι ώστε να υπάρχει ακριβής καταγραφή του τι συνέβη κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης.

Τα πρακτικά περιλαμβάνουν συνήθως:

• Ονόματα συμμετεχόντων
• Τα θέματα ημερήσιας διάταξης που καλύπτονται
• Αποφάσεις των συμμετεχόντων
• Δράσεις παρακολούθησης που έχουν αναληφθεί από τους συμμετέχοντες
• Προθεσμίες για την εκπλήρωση των δεσμεύσεων
• Οποιαδήποτε άλλα γεγονότα ή συζητήσεις που αξίζει να τεκμηριωθούν για μελλοντική αναθεώρηση ή ιστορικό

Συνάντηση πρακτικών ως ιστορικού εγγράφου

Ως ιστορικό έγγραφο, τα πρακτικά είναι χρήσιμα για την τεκμηρίωση των βασικών ιδεών ή των σημείων συζήτησης που οδήγησαν σε μια απόφαση. Για παράδειγμα, τα αποτελεσματικά λεπτά συνάντησης μπορούν να καθορίσουν τις πέντε εναλλακτικές λύσεις που συζητήθηκαν από την ομάδα και τον βασικό λόγο για τον οποίο επιλέχθηκε ένας από τους άλλους.

Τα πρακτικά για την τυπική επαγγελματική συνάντηση δεν χρειάζεται να καταγράφουν κάθε συζήτηση ή κατάσταση λεπτομερώς ποιος δήλωσε τι. Φυσικά, ο κανόνας αυτός διαφέρει για άλλους τύπους συνεδριάσεων, όπως ακροάσεις ενώπιον των δικαστηρίων και καταστάσεις όπου συζητούνται νομικές ενέργειες. Αυτοί οι τύποι συναντήσεων απαιτούν ακριβή καταγραφή της συνομιλίας και των δηλώσεων. Όμως, εκτός αν το ανθρώπινο δυναμικό συζητά για μια δίκη, η συνηθισμένη συνάντηση στο χώρο εργασίας δεν τεκμηριώνει κάθε ιώτα.

Πότε και πώς να μοιραστείτε τα λεπτά συνάντησης

Στην ιδανική περίπτωση, τα λεπτά συνάντησης καταγράφονται σε ηλεκτρονική συσκευή, όπως φορητό υπολογιστή ή iPad, και μετά από μια γρήγορη αναθεώρηση της ορθογραφίας, της γραμματικής και της σαφήνειας, διανεμήθηκαν στους συμμετέχοντες σε ηλεκτρονική συνέντευξη στο τέλος της συνάντησης. Με αυτόν τον τρόπο, οι συμμετέχοντες ενημερώνονται άμεσα για τις δεσμεύσεις και τις προθεσμίες τους και μπορούν να θέσουν ερωτήσεις ή να ζητήσουν διευκρινίσεις. Εάν αυτό δεν είναι εφικτό επειδή ο καταγραφέας θέλει να μεταγράψει τα πρακτικά ή να τα ελέγξει για σφάλματα, θα πρέπει να τα διαδώσει μέσα σε 24 ώρες μετά τη συνάντηση.

Τα πρακτικά χρησιμεύουν επίσης ως υπενθύμιση των μελών των ομάδων υποχρεώσεων που έγιναν κατά τη διάρκεια της συνάντησης και βοηθούν τους συμμετέχοντες να μεταφέρουν αυτά τα στοιχεία στα ημερολόγιά τους και τις καθημερινές λίστες εργασιών.

Ο καταγραφέας θα πρέπει πάντα να εξετάζει τα πρακτικά της προηγούμενης συνάντησης στην αρχή της επόμενης συνάντησης, έτσι ώστε οι άνθρωποι να μπορούν να τα ελέγξουν για την ακρίβεια και τα επόμενα βήματα.

Πώς χειρίζονται οι Οργανισμοί Λαμβάνοντας Λεπτά Συνάντησης

Κρίσιμη για την επιτυχία μιας συνάντησης, τα πρακτικά παρέχουν ένα καταγεγραμμένο ιστορικό της συνάντησης για τους συμμετέχοντες και για τους εργαζόμενους που δεν ήταν σε θέση να παρευρεθούν. Χωρίς πλήρη πρακτικά συνάντησης, οι προοπτικές επιτυχίας της συνάντησης μειώνονται, επειδή οι άνθρωποι δεν μπορούν να απορροφήσουν και να διατηρήσουν μια πληθώρα πληροφοριών ταυτόχρονα.

Ο υπάλληλος που λαμβάνει τα πρακτικά της συνάντησης είναι συνήθως μέλος της ομάδας και λαμβάνει σημειώσεις ενώ συμμετέχει στη συνάντηση. Σε συνεδριάσεις που αφορούν νομικές ή κυβερνητικές διαδικασίες ή σε συνεδριάσεις εταιρικών συμβουλίων, ένα μη συμμετέχον άτομο λαμβάνει τα επίσημα πρακτικά και συχνά καταγράφει τις διαδικασίες.

Για να εγγράψετε με ακρίβεια τις βασικές πληροφορίες, ο καταγραφέας των λεπτών συνάντησης πρέπει να έχει ένα αυτί για λεπτομέρειες και τη δυνατότητα να παραμείνει εστιασμένη. Αυτός ο υπάλληλος πρέπει επίσης να έχει πολλαπλούς στόχους για να είναι σε θέση να συμμετάσχει στη συνάντηση κατά την καταγραφή των πρακτικών.

Σε ορισμένους οργανισμούς, ο ίδιος υπάλληλος λαμβάνει τα πρακτικά σε κάθε συνεδρίαση. Ή η ευθύνη μπορεί να περάσει από υπάλληλο σε υπάλληλο.Ο ρόλος του κατόχου λεπτών δημιουργεί αποτελεσματικές δεξιότητες ηγεσίας και επικοινωνίας και μπορεί να είναι μια πολυπόθητη δουλειά.

Απαιτήσεις για μια εγγραφή πρακτικών συνεδριάσεων

Οι απαιτήσεις για τη συσκευή εγγραφής περιλαμβάνουν τη δυνατότητα:

• Καταγράψτε με ακρίβεια τις αποφάσεις, τις δεσμεύσεις και τα σημαντικά σημεία συζήτησης που έγιναν σε μια συνεδρίαση
• Καταγράψτε τα στοιχεία των ενεργειών και τις ημερομηνίες λήξης των δεσμεύσεων των μελών της συνεδρίασης (τα στοιχεία δράσης έχουν συνημμένα ονόματα, αλλά τα πρακτικά δεν αναφέρουν ποιος δήλωσε τι σε άτυπες συνεδριάσεις στο χώρο εργασίας)
• Αναθεωρήστε τις σημαντικές αποφάσεις και αποστολές ή τις εθελοντικές δεσμεύσεις και τα θέματα δράσης στο τέλος της συνάντησης, έτσι ώστε οι συμμετέχοντες να μπορούν να συμφωνήσουν σε αυτές πριν από την αναχώρησή τους
• Να είστε ένας παίκτης ομάδας και να είστε ευέλικτοι επειδή οι συμμετέχοντες μπορούν να προσθέσουν ή να διορθώσουν οτιδήποτε διαφωνούν στα πρακτικά
• Εργαστείτε κατάλληλα για να διανείμετε αντίγραφα των πρακτικών της συνάντησης μέσα σε 24 ώρες μετά τη συνάντηση