Γιατί τα μικρά μετρητά είναι σημαντικά για τα οικονομικά της επιχείρησής σας

Τα μικρά μετρητά δεν είναι αυτά που υπήρχαν. Στις μέρες που πληρώσαμε για όλες τις μικρές επιχειρηματικές συναλλαγές σε μετρητά, ήταν απαραίτητο να είμαστε σκόπιμοι να παρακολουθούμε τις συναλλαγές αυτές. Στον 21ο αιώνα, έχουμε καλύτερους τρόπους να πληρώσουμε για αγορές μικρών επιχειρήσεων και να τις παρακολουθούμε. Ωστόσο, η έννοια των "μικρών μετρητών" εξακολουθεί να είναι σημαντική.

Τι είναι το Petty Cash;

Μικρό ταμείοπεριγράφει τις μικρές συναλλαγές μιας επιχείρησης. Ο όρος "μικροσκοπικό" χρησιμοποιείται επειδή είναι μικρά (μικρά) ποσά μετρητών ή συναλλαγών που μοιάζουν με μετρητά. Το "Petty" δεν είναι πια τόσο μικρό, οπότε σκεφτείτε τα ως μικρά ποσά που ίσως να μην σκέφτεστε για την παρακολούθηση. Σε αυτό το άρθρο, θα χρησιμοποιήσουμε τον όρο "μικρά μετρητά" για να συμπεριλάβουμε μια ποικιλία μικρών επιχειρηματικών συναλλαγών.

Για παράδειγμα:

• Αγορά καφέ για το καφετιέρα γραφείου
• Πληρώνετε διόδια ή σταθμούς στάθμευσης
• Αντιμετώπιση των εργαζομένων με πίτσα για να γιορτάσουν ένα επίτευγμα
• Αγοράζοντας ένα μικρό δώρο στο δρόμο για μια επαγγελματική συνάντηση.

Γιατί το Petty Cash είναι σημαντικό;

Οι μικρές συναλλαγές μετρητών προστίθενται. Η μη τεκμηρίωση και η παρακολούθηση αυτών των μικρών αγορών μπορεί να σημαίνει πολλές πιθανές επιχειρηματικές δαπάνες που δεν έχουν ζητηθεί, όπως η απόρριψη τους.

Ας δούμε μερικά παραδείγματα:

• Αν χρησιμοποιείτε φλιτζάνια Keurig για τον καφέ σας στο γραφείο, ακόμα κι αν αγοράζετε φθηνά και χύμα, θα σας κοστίσει περίπου 26 σεντς ανά φλιτζάνι. Για έναν μέσο υπάλληλο κατανάλωσης καφέ, αυτό είναι δύο φλιτζάνια ημερησίως περίπου 200 ημέρες το χρόνο, δηλαδή πάνω από 100 δολάρια για αυτόν τον εργαζόμενο. Πολλαπλασιάστε αυτό με τον αριθμό των εργαζομένων και έχετε ένα μεγάλο χρηματικό ποσό.
• Η πίτσα για 10 άτομα μπορεί να κοστίσει $ 50. Εάν το κάνετε αυτό μια φορά το μήνα, αυτό είναι $ 600 το χρόνο. Η μη τήρηση ενός ρεκόρ σημαίνει $ 600 σε χαμένες δαπάνες.

Πώς πρέπει να καταγράφονται μικρές συναλλαγές μετρητών;

Μπορείτε να καταγράψετε σε γλίστρες ή σε μια λίστα, όποια είναι ευκολότερη. Το σημαντικό πράγμα που πρέπει να θυμάστε είναι ότι κάθε συναλλαγή πρέπει να καταγραφεί και πρέπει να περιλαμβάνει:

• Ημερομηνία της συναλλαγής
• Ποσό της συναλλαγής
• Γενική περιγραφή της συναλλαγής ("ντόνατς για συνάντηση γραφείου", για παράδειγμα)

Δεν χρειάζεται να καταγράφετε τον αριθμό λογαριασμού τη στιγμή της συναλλαγής.

Όταν αναπληρώνετε μικρά μετρητά, ομαδοποιήστε τις συναλλαγές ανά αριθμό λογαριασμού και καταχωρίστε τα στο λογιστικό σας πρόγραμμα.

Μπορώ να παρακολουθώ online συναλλαγές μικρών μετρητών;

Οι έξυπνοι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων πληρώνουν αυτές τις μέρες για επιχειρηματικές συναλλαγές με επιχειρηματικές πιστωτικές κάρτες ή χρεωστικές κάρτες και εφαρμογές. Μπορείτε να παρακολουθήσετε χώρο στάθμευσης με μια εφαρμογή και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα αυτόματο σύστημα πληρωμής με χρέωση για να εξαλείψετε το χρόνο που δαπανάτε στη λωρίδα "μόνο για μετρητά" στους δρόμους με διόδια. Φυσικά, η πληρωμή με την πιστωτική ή χρεωστική κάρτα της επιχείρησής σας καθιστά εύκολη την παρακολούθηση μικρών δαπανών. Απλά φροντίστε να σημειώσετε το σκοπό της επιχείρησης στην απόδειξη.

Τι γίνεται αν η επιχείρησή μου έχει ακόμα ένα κουτί με μετρητά;

Πολλές επιχειρήσεις έχουν ένα μικρό ταμείο ταμείο στο γραφείο, ιδίως λιανικές επιχειρήσεις που έχουν πελάτες που πληρώνουν σε μετρητά. Το κουτί χρημάτων χρησιμοποιείται για την πραγματοποίηση αλλαγών και σε ορισμένες περιπτώσεις για συναλλαγές μικρών επιχειρήσεων. Συνήθως, το κουτί ξεκινά με ένα υπόλοιπο σε μετρητά, σε κατάλληλες ονομαστικές αξίες. Στη συνέχεια, όταν η θυρίδα μετρητών χαμηλώνει, είναι αναπληρωμένη.

Εάν τα χρήματα του κουτιού χρημάτων χρησιμοποιούνται για μικρές αγορές, φυλάξτε ένα ημερολόγιο στο κουτί έτσι ώστε αυτές οι αγορές να μπορούν να καταγραφούν.

Πώς μπορώ να σιγουρευτώ ότι όλες οι μικρές συναλλαγές μετρητών καταγράφονται;

Είναι δική σας ευθύνη ως ιδιοκτήτης επιχείρησης να ορίσετε πολιτικές για τη χρήση μικρών μετρητών, να παρακολουθείτε μικρές συναλλαγές σε μετρητά και να βεβαιωθείτε ότι οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν μικρές μετρητά υπεύθυνα. Μερικές δυνατότητες:

• Δώστε στους έμπιστους υπαλλήλους μια επιχειρηματική χρεωστική κάρτα και ζητήστε τους να στρέψουν τις λεπτομέρειες για επιχειρηματικούς σκοπούς για όλες τις χρεωστικές αγορές τους.
• Απαιτήστε από τους εργαζόμενους που χρησιμοποιούν τα δικά τους αυτοκίνητα για επιχειρήσεις να διαθέτουν ένα σύστημα παρακολούθησης διοδίων. Μπορείτε να το δώσετε και να λάβετε τα στοιχεία. Θα χρειαστείτε τον υπάλληλο για να επαληθεύσετε τον επιχειρηματικό σκοπό.
• Εάν οι υπάλληλοι διαθέτουν smartphones για επαγγελματική χρήση, ζητήστε τους να συμπεριλάβουν εφαρμογές για τη λήψη αποδείξεων με φωτογραφία ή για να τις στείλετε στο λογιστήριο.

Η κατώτατη γραμμή στο Petty Cash:

Η δημιουργία και παρακολούθηση μικρών μετρητών θα πρέπει να αποτελεί μέρος του συνολικού συστήματος τήρησης αρχείων για την εταιρεία σας. Θυμηθείτε, αν δεν το καταγράψετε, δεν μπορείτε να το αφαιρέσετε ως επιχειρηματικό έξοδο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε εκμεταλλευτεί όλες αυτές τις μικρές συναλλαγές σε μετρητά, ώστε να μπορείτε να διεκδικήσετε πιο νόμιμες επιχειρηματικές δαπάνες και να μειώσετε τους φόρους των επιχειρήσεων.