Αγορά από την επισκόπηση της αλυσίδας εφοδιασμού (P2P)

Η διαδικασία πληρωμής αγοράς, γνωστή και ως διαδικασία P2P, συνδέει τις διαδικασίες προμήθειας και ολόκληρης της αλυσίδας εφοδιασμού σε μια επιχείρηση μέσω της διαδικασίας παραλαβής των αγαθών και τέλος στην πληρωμή που εκδίδεται στον πωλητή.

Τα τελευταία χρόνια, οι εταιρείες εξέτασαν προσεκτικά την αγορά τους για να πληρώσουν τις διαδικασίες:

• Μειώστε το συνολικό κόστος της αλυσίδας εφοδιασμού και του αποθέματος
• Ελευθερώστε τα απαιτούμενα μετρητά
• Βελτίωση της επιχειρησιακής απόδοσης
• Κάντε καλύτερες οικονομικές αποφάσεις

Εκτός από τη μείωση του συνολικού κόστους της αλυσίδας εφοδιασμού και του κόστους αποθεμάτων, η βελτίωση της διαδικασίας αγοράς και πληρωμής μπορεί να προσθέσει μια ορατότητα που επιτρέπει στη διοίκηση την ευκαιρία να έχει καλύτερη επικοινωνία με τον πωλητή ως προς το πού τα στοιχεία βρίσκονται στη διαδικασία παράδοσης και την πληρωμή στον πωλητή.

Στοιχεία της διαδικασίας αγοράς προς πληρωμή

Υπάρχουν πολλά στοιχεία στη διαδικασία P2P, καθένα από τα οποία είναι σημαντικά στη συνολική διαδικασία. Η διαδικασία ξεκινά με την προμήθεια στοιχείων και τελειώνει με την πληρωμή στον επιλεγμένο προμηθευτή.

Προμήθεια

Η διαδικασία P2P αρχίζει με το τμήμα αγοράς που ζητείται από την έρευνα και ανάπτυξη ή το τμήμα παραγωγής για να βρει έναν πωλητή για ένα ειδικό στοιχείο ή υπηρεσία. Το τμήμα Ε & Α μπορεί να έχει παράξει μια προδιαγραφή εντός της οποίας πρέπει να εκτελέσει ο πωλητής.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, το στοιχείο μπορεί να είναι το κανονικό στοιχείο αποθέματος που απαιτείται για τη διαδικασία παραγωγής και μπορεί μόνο να απαιτήσει από το τμήμα προμηθειών να βρει το καλύτερο στοιχείο ποιότητας στην καλύτερη τιμή. Ανάλογα με το στοιχείο ή την υπηρεσία που απαιτείται, το τμήμα προμηθειών μπορεί να εκδώσει μια αίτηση για προσφορά (RFQ) ή μπορεί να επιλέξει κατάλληλους προμηθευτές βάσει προηγούμενων σχέσεων.

Συμβάσεις

Όταν το τμήμα προμηθειών έχει επιλέξει έναν κατάλληλο πωλητή ή πωλητή, θα υπάρξει διαδικασία σύναψης συμβάσεων, όπου οι πωλητές και το τμήμα προμηθειών θα διαπραγματεύονται μια σύμβαση με βάση την τιμή, τους όρους πληρωμής και τα χρονοδιαγράμματα παράδοσης.

Αγοραστικός

Αφού υπογραφούν οι συμβάσεις μεταξύ της εταιρείας και του πωλητή, οι εντολές αγοράς μπορούν να αυξηθούν και να αποσταλούν στον πωλητή. Για να βελτιωθεί ο χρόνος παράδοσης των αντικειμένων, η εταιρεία μπορεί να στείλει την εντολή αγοράς ηλεκτρονικά παρά να στείλει ή να στείλει με φαξ.

Με την αποστολή ηλεκτρονικής παραγγελίας, οι πληροφορίες μπορούν να εισαχθούν απευθείας στο σύστημα ηλεκτρονικών υπολογιστών του πωλητή. Για να διασφαλιστεί η ορατότητα, ο πωλητής θα πρέπει να παρέχει πληροφορίες σχετικά με την πρόοδο της εταιρείας, όπως ενημερωμένες ημερομηνίες παράδοσης και έγγραφα όπως η προειδοποιητική ειδοποίηση αποστολής (ASN).

ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΑΓΑΘΩΝ

Μετά την αποστολή των αντικειμένων από τον πωλητή, το επόμενο βήμα είναι να φθάσουν αυτά τα στοιχεία στον πελάτη. Τα στοιχεία θα ελεγχθούν για να εξασφαλιστεί ότι η ποσότητα είναι ίδια με την παραγγελία αγοράς, καθώς και για τον έλεγχο των αντικειμένων για ζημιές και ποιότητα.

Εάν υπάρχει κάποιο πρόβλημα με τα παραληφθέντα στοιχεία, ο πελάτης θα ενημερώσει τον πωλητή, ώστε να μπορεί να επιστραφεί οποιοδήποτε στοιχείο ή να οργανωθεί έκπτωση.

Τιμολόγηση

Ο πωλητής μπορεί να τιμολογεί τον πελάτη οποιαδήποτε στιγμή μετά την αποστολή των αντικειμένων. Χρησιμοποιώντας μια λύση ηλεκτρονικής τιμολόγησης, η διαδικασία P2P μπορεί να εξορθολογιστεί έτσι ώστε οι πληροφορίες να εισάγονται στο σύστημα πληρωτέων λογαριασμών του πελάτη.

Όταν τα στοιχεία παραλαμβάνονται, αντιστοιχίζονται με το τιμολόγιο και την εντολή αγοράς, μπορεί να ξεκινήσει η επεξεργασία τιμολογίου.

Επεξεργασία Τιμολογίου

Στη διαδικασία P2P, η επεξεργασία των τιμολογίων θα πρέπει να γίνεται έτσι ώστε να λαμβάνονται τυχόν εκπτώσεις που προσφέρονται από τον πωλητή. Στη διαπραγματευόμενη σύμβαση, ο πωλητής μπορεί να προσφέρει εκπτώσεις για πληρωμή που πραγματοποιούνται από τον πελάτη πριν από την πληρωμή.

Για παράδειγμα, ο πωλητής μπορεί να προσφέρει έκπτωση πέντε τοις εκατό για πληρωμές που γίνονται λιγότερο από δέκα ημέρες μετά την παραλαβή των στοιχείων.

Analytics

Ως μέρος της διαδικασίας P2P, μια εταιρεία θα πρέπει να έχει πλήρη βιωσιμότητα στις δαπάνες αγοράς. Η συνεχής παρακολούθηση των δαπανών θα εντοπίσει τομείς που θα μπορούσαν να αποτελέσουν αιτία ανησυχίας, όπως οι πωλητές που αυξάνουν τις τιμές ή τις απατεώνες.

Μια διαδικασία P2P που ενσωματώνει τις βέλτιστες πρακτικές μπορεί να σώσει τις εταιρείες χρήματα. Θα πρέπει να περιλαμβάνει περιορισμούς σε ό, τι μπορεί να αγοραστεί εκτός της τυπικής διαδικασίας P2P.

Επιτρέποντας τις μη τυποποιημένες αγορές, η αύξηση των περιττών δαπανών και η αστυνόμευση αυτών των αγορών μπορεί να σπαταλήσει πόρους που θα μπορούσαν να σωθούν εάν χρησιμοποιήθηκε η σωστή διαδικασία P2P.

Αυτό το άρθρο έχει ενημερωθεί από τον Gary W. Marion, εμπειρογνώμονα Logistics και Supply Chain Expert για την ισορροπία.