Πώς να κάνετε μια φυσική απογραφή

Οι περισσότεροι λιανοπωλητές απαιτούνται από τους φορολογικούς ή λογιστικούς κανόνες για να παρέχουν μια ακριβή αξία των εμπορευμάτων στα καταστήματά τους με την φυσική καταμέτρηση όλων των αποθεμάτων. Παρόλο που το κατάστημα λιανικής πώλησης μπορεί να χρησιμοποιεί ένα σύστημα διαρκούς απογραφής ή άλλο λογισμικό για την παρακολούθηση όλων των αντικειμένων, ίσως εξακολουθεί να απαιτείται να υπολογίζεται φυσικά όλο το απόθεμα.

Ακολουθεί ο τρόπος διεξαγωγής ενός πραγματικού αποθέματος με όσο το δυνατόν λιγότερες διακοπές και όσο το δυνατόν μεγαλύτερη ακρίβεια. Αυτές οι συμβουλές θα κάνουν τη διαδικασία πιο απλή και ακριβή για τους επιχειρηματίες και το προσωπικό τους.

Πώς να μετρήσετε την απογραφή

Γεμίστε τα ράφια με τα εμπορεύματα από την αποθήκη. Προσπαθήστε να καθαρίσετε όσο το δυνατόν περισσότερα αποθέματα από το πίσω δωμάτιο. Βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν εμπορεύματα με αναθέσεις μετρητών, στο γραφείο ή σε οποιαδήποτε άλλη τοποθεσία. Δεν θέλετε καμία έκπληξη και ανυπολόγιστη εμφάνιση των εμπορευμάτων αργότερα.

Για να πραγματοποιήσετε την ταχύτερη δυνατή καταμέτρηση του φυσικού αποθέματος, προγραμματίστε μια ώρα όταν οι πωλήσεις είναι αργές και τα επίπεδα αποθεμάτων έχουν μειωθεί. Σε μια σχετική σημείωση, ολοκληρώστε μια πλήρη ζώνη (ανάκτηση) ή ίσιωμα του καταστήματος πριν από το φυσικό απόθεμα έτσι όλα τα προϊόντα είναι τακτοποιημένα και τακτοποιημένα για εύκολη καταμέτρηση. Η λογιστική για τα εμπορεύματα όταν το απόθεμα είναι χαμηλό και το κατάστημα είναι κανονικό είναι η καλύτερη σας ευκαιρία για να έχετε μια ομαλή απαρίθμηση απογραφών.

Εάν έχει προσληφθεί υπηρεσία απογραφής για να πραγματοποιήσετε την απογραφή, ακολουθήστε τον οδηγό που παρέχουν και προετοιμάστε το κατάστημα σύμφωνα με τις οδηγίες τους. Από την άλλη πλευρά, εάν η φυσική απογραφή πραγματοποιείται από τους υπαλλήλους των καταστημάτων, συναντήστε με το προσωπικό για να εξηγήσετε τη διαδικασία καταμέτρησης αποθεμάτων.

Ο διαχειριστής καταστήματος θα πρέπει να εντοπίσει μερικά από τα φύλλα μέτρησης για να επαληθεύσει την ακρίβεια των μετρήσεων από τους υπαλλήλους. Εκχωρήστε σε κάθε υπάλληλο μια τοποθεσία και δώστε τα αριθμητικά φύλλα με αριθμητικά στοιχεία του αποθέματος με το όνομα στοιχείου, την τιμή και το επίπεδο αποθέματος. Βεβαιωθείτε ότι η ομάδα απογραφής περιλαμβάνει αρκετά άτομα και ότι έχουν μολύβια με γόμες για να διορθώνουν εύκολα τα λάθη.

Εάν έχετε οποιονδήποτε λόγο να αμφιβάλλετε για την ικανότητα του προσωπικού σας να τραβήξει επιτυχώς ένα φυσικό απόθεμα, ίσως θελήσετε να ακολουθήσετε το έντερο και να πάτε με μια υπηρεσία απογραφής. Καλύτερα ασφαλής από το συγγνώμη όταν πρόκειται για μια τόσο κουραστική διαδικασία.

Όταν προκύψουν διαφορές

Τα άτομα που διενεργούν την απογραφή πρέπει να υπολογίζουν κάθε στοιχείο στο φύλλο τους και να καταγράφουν μόνο τις ακριβείς ποσότητες. Όταν ολοκληρωθεί η μέτρηση του φυσικού αποθέματος, συγκρίνετε τη φυσική καταμέτρηση με το αρχείο διαρκούς απογραφής.

Οι διαφορές πρέπει να διερευνηθούν περαιτέρω και να επιλυθούν. Μια επανάληψη μπορεί να απαιτηθεί από μια διαφορετική ομάδα μέτρησης για οποιαδήποτε σημαντική απόκλιση. Εάν αποφασίσατε να χρησιμοποιήσετε το δικό σας προσωπικό και όχι μια υπηρεσία απογραφής, μια απόκλιση στην καταμέτρηση μπορεί να είναι μια κόκκινη σημαία που κάποιος έπεσε την μπάλα. Μια ανακατανομή που δεν οδηγεί σε αποκλίσεις είναι μια επιλογή που πρέπει να προσέξετε ώστε να διορθωθεί το σφάλμα.

Όταν η διαδικασία απογραφής περιτυλίξει

Στο τέλος της διαδικασίας απογραφής, προσαρμόστε το αρχείο διαρκούς απογραφής για κάθε στοιχείο γραμμής ώστε να αντικατοπτρίζει την ποσότητα και την αξία του φυσικού αποθέματος. Οι ετικέτες που δείχνουν ολοκληρωμένες ζώνες πρέπει να βοηθήσουν για το σκοπό αυτό.