Τα βασικά της οικοδόμησης ενός προϋπολογισμού εκδήλωσης

Ως προγραμματιστής εκδηλώσεων, η διαμονή στον προϋπολογισμό του πελάτη σας είναι καθοριστική. Και για να γίνει αυτό, χρειάζεστε έναν λεπτομερή προϋπολογισμό εκδήλωσης στον οποίο συμφωνείτε εσείς και ο πελάτης σας. Είτε είστε νέος στο σχεδιασμό εκδηλώσεων ή ένας έμπειρος επαγγελματίας, διατηρώντας έναν προϋπολογισμό εκδήλωσης θα σας βοηθήσει να παραμείνετε οργανωμένοι και προετοιμασμένοι για οποιαδήποτε έρευνα πελάτη - και να σας βοηθήσουμε να αποφύγετε την υπέρβαση του προϋπολογισμού. Για ένα βασικό συμβάν, όπως σεμινάριο ή δείπνο, Excel ή άλλα προγράμματα υπολογιστικών φύλλων μπορεί να είναι χρήσιμα. Καταχωρίστε τις ακόλουθες τέσσερις κατηγορίες κατά μήκος της κορυφής:

• Είδος
• Προβλεπόμενη δαπάνη
• Πραγματική δαπάνη
• Λεπτομέριες

Στη συνέχεια, κατηγοριοποιήστε και παρακολουθήστε τα στοιχεία δαπανών.

Διαχείριση ενός Προϋπολογισμού Εκδηλώσεων

1. Παρακολουθήστε τα έξοδα μίσθωσης χώρων Καθώς σχεδιάζετε την ίδια την εκδήλωση και συναντάτε με τον διευθυντή πωλήσεων του χώρου σας, παρακολουθείτε όλες τις προβλεπόμενες χρεώσεις ενοικίασης για το χώρο εκδηλώσεων και λειτουργιών, την καθαριότητα, την αποσκευή αποσκευών και τα σχετικά έξοδα.
2. Εκτιμήστε τα έξοδα τροφοδοσίας. Αυτό περιλαμβάνει όλες τις χρεώσεις τροφίμων και ποτών, συμπεριλαμβανομένων συμβουλών και φιλοδωρήματος - οι οποίες μπορούν να καλύψουν έως και 30%.
3. Τέλη μεταφοράς εγγράφων. Αυτό περιλαμβάνει λεωφορεία, πούλμαν, μεταφορές συμβάντων και οποιεσδήποτε σχετικές δαπάνες.
4. Προσθέστε τα έξοδα διακόσμησης. Οι περισσότερες εκδηλώσεις περιλαμβάνουν δαπάνες για διακόσμηση, όπως κεντρικά τετράγωνα, florals, ενοικιάσεις σκηνών κλπ. Σε αυτό το σημείο καταγράφονται τα έξοδα αυτά.

1. Τέλη ψυχαγωγίας & εξοπλισμού εγγράφων. Τα κοινά έξοδα σε αυτή την κατηγορία περιλαμβάνουν τον εξοπλισμό A / V, αλλά είναι επίσης ένα καλό σημείο για να αναφέρετε τις τιμές σε ομιλητές ή αν προσλαμβάνετε διασκεδαστές.
2. Συνοψίστε τα τέλη εκτύπωσης. Πολλές μικρές χρεώσεις στοιχείων συνδυάζονται στην πραγματικότητα για να δημιουργήσουν ένα στοιχείο γραμμής μεγαλύτερης δαπάνης. Αυτά περιλαμβάνουν τις προσκλήσεις, τα διακριτικά ονόματα, τα φυλλάδια προγραμμάτων, την πινακίδα συμβάντων και τα πανό.
3. Δημιουργήστε ένα στοιχείο γραμμής για δώρα. Μια συνήθη συμβουλή είναι να μην επιτρέπετε ποτέ στον επισκέπτη να φύγει με άδειο χέρι. Έτσι, ανεξάρτητα από το δώρο ή τα δώρα που παρέχετε, παρακολουθείτε το κόστος για αυτά ξεχωριστά. θα εκπλαγείτε με το πόσο μπορεί να κοστίσει αυτά τα στοιχεία.

1. Προσδιορίστε τα έξοδα δραστηριοτήτων. Αν η εκδήλωσή σας περιλαμβάνει δραστηριότητες όπως γκολφ, τένις, spa, ράφτινγκ, ποδηλασία ή άλλες δραστηριότητες, θα θέλετε να σημειώσετε ξεχωριστά το κόστος αυτών των αμοιβών. Εξετάστε την περίληψη του συνολικού κόστους στο υπολογιστικό φύλλο σας και επισυνάψτε μια ανάλυση.
2. Καταχώρηση άλλων εξόδων. Αν μια δαπάνη δεν εμπίπτει σε καμία από τις παραπάνω κατηγορίες, παραθέστε τις ως στοιχείο διαφόρων εξόδων εδώ.
3. Δώστε στον εαυτό σας μια κατηγορία ταμείου έκτακτης ανάγκης. Ανάλογα με το μέγεθος ή την πολυπλοκότητα ενός γεγονότος, ίσως θελήσετε να δώσετε στον εαυτό σας μέχρι και το 20% του προϋπολογισμού της εκδήλωσης εδώ. Παρά τον καλύτερο προγραμματισμό, οι χρεώσεις πρόκειται να υπερβούν τα προβλεπόμενα σχέδια με δαπάνες που ποτέ δεν θα λάβετε υπόψη. Αυτό θα σας κρατήσει από την υπερπήδηση του προϋπολογισμού κάθε φορά.
4. Συνοψίστε τα προβλεπόμενα έξοδα. Καθώς δημιουργείτε το πρόγραμμα εκδηλώσεων σας, θα έχετε μια καλή προβολή των συνολικών εξόδων. Αυτές είναι οι πληροφορίες που θα μοιραστείτε με τον πελάτη του συμβάντος για να βεβαιωθείτε ότι γνωρίζουν τον προϋπολογισμό του συμβάντος, ώστε να μην υπάρχουν εκπλήξεις αργότερα.
5. Συνοψίστε τα πραγματικά έξοδα. Αυτό συμβαίνει μετά την ολοκλήρωση του συμβάντος. Υποσύνολο των τιμολογίων στις παραπάνω 10 κατηγορίες και τεκμηρίωση του πραγματικού προϋπολογισμού. Αν είναι εξαιρετικά ευνοϊκή, προσδιορίστε την εξοικονόμηση στον πραγματικό προϋπολογισμό σε σχέση με τον προβλεπόμενο προϋπολογισμό, δείχνοντας την αξία που επιδείξατε στο ρόλο.