Συμβουλές διαχείρισης προϋπολογισμού για νέους διαχειριστές

Οι πιθανότητες είναι, όταν κάποιος προωθείται στον πρώτο του διαχειριστικό ρόλο, θα είναι η πρώτη φορά που διαχειρίζεται έναν προϋπολογισμό τμήματος.

Οι περισσότεροι νέοι διευθυντές λαμβάνουν ελάχιστη ή καθόλου επίσημη κατάρτιση σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο θα διαμορφώσουν μια πρόβλεψη για τον προϋπολογισμό, θα παρακολουθήσουν τις δαπάνες τους ή πώς θα κάνουν τις προσαρμογές στο μέσο του έτους. Συχνά παραδίδουν ένα υπολογιστικό φύλλο ή μια αναφορά από τον διευθυντή τους ή από το τμήμα οικονομικών και αναμένεται να ξέρουν πώς να το κάνουν ή να μάθουν με δοκιμές και λάθη.

Ενώ η δοκιμασία και ο σφάλμα μπορεί να είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να μάθει μια νέα δεξιότητα, θα ήταν καλύτερο αν ένας νέος διευθυντής δεν έπρεπε να κάνει πάρα πολλά επώδυνα σφάλματα. Ακολουθούν μερικές συμβουλές.

Επενδύστε το χρόνο να μάθετε σωστά από την εκκίνηση

Δεν υπάρχει καλύτερος χρόνος να ρωτήσετε "ανόητα" ερωτήματα παρά όταν είστε ολοκαίνουργιοι σε κάτι και δεν το έχετε κάνει ποτέ. Καλύτερα να ζητήσετε και να περάσετε το χρόνο εκ των προτέρων μάθησης, αντί να περιμένετε μέχρι κάποιος πρέπει να επισημάνει τα λάθη σας. Ζητήστε χρόνο από τον διευθυντή σας (ή από τον προκάτοχό σας εάν μπορείτε) για να εξετάσετε την υποκείμενη φιλοσοφία, τους γενικούς στόχους, τη μορφή και κάθε στοιχείο γραμμής. Εάν ο οργανισμός σας έχει ένα πρόσωπο χρηματοδότησης, ζητήστε από αυτό το άτομο να περάσει χρόνο μαζί σας. Οι περισσότεροι θα είναι κολακευμένοι και πρόθυμοι να μοιραστούν την εμπειρία τους.

Μετά από όλα, εάν μπορούν να σας εκπαιδεύσουν πώς να κάνουν τα πράγματα σύμφωνα με τις προδιαγραφές τους εκ των προτέρων, θα έχετε λιγότερη κεφαλαλγία για αυτούς αργότερα.

Πάρτε ένα μάθημα "Finance and Budgeting for Non-Financial Managers"

Επικοινωνήστε με τις τοπικές σχολές επιχειρήσεων πανεπιστημίων, στο πλαίσιο της «Εκπαιδευτικής Εκπαίδευσης». Οι περισσότερες σχολές επιχειρήσεων προσφέρουν μαθήματα μη-πίστωσης διάρκειας 1-3 ημερών. Κατά τη διάρκεια ή μετά το μάθημα, αφιερώστε χρόνο για να εξετάσετε την ετήσια έκθεση της εταιρείας σας και να κατανοήσετε τους διάφορους χρηματοοικονομικούς δείκτες και εκθέσεις.

Διαχειριστείτε τον Προϋπολογισμό του Τμήματος σας Όπως και η δική σας επιχείρηση

Όταν εργαζόμαστε για μεγάλους οργανισμούς, τείνουμε να αντιμετωπίζουμε τα χρήματα της εταιρείας όπως μεγαλώνουν σε δέντρα. Δεν είναι, και τώρα είναι η δουλειά σας ως διαχειριστής να αναλάβει προσωπική ιδιοκτησία των πόρων του τμήματος σας.

Να είστε παίκτης ομάδας

Εάν είναι δυνατόν, ελέγξτε τον προϋπολογισμό του διαχειριστή σας. Ενώ είναι σημαντικό να αναλάβετε την κυριότητα του προϋπολογισμού σας, η μονάδα σας αποτελεί μέρος μιας μεγαλύτερης οντότητας. Ζητήστε από τον διευθυντή σας να σας δείξει πού εντάσσεται ο προϋπολογισμός σας και υποστηρίζει τη μεγάλη εικόνα καθώς και τις αλληλεξαρτήσεις με τους συνομηλίκους σας. Μπορεί να υπάρχουν στιγμές που ένα άλλο τμήμα χρειάζεται χρήματα για στόχους που έχουν υψηλότερη προτεραιότητα από τη δική σας. Μην περιμένετε να σας ρωτήσω ή να το απομακρύνετε - να είστε ενεργός και να προσφέρετε για να βοηθήσετε τον διαχειριστή σας. Θα θεωρηθεί στρατηγική και συνεργατική.

Μην παίζετε τα ηλίθια παιχνίδια

Ακριβώς επειδή "όλοι το κάνουν", δεν σημαίνει ότι δεν είναι ηλίθιο και κακό για την εταιρεία. Ένα παράδειγμα ενός τυπικού ηλίθιου παιχνιδιού προϋπολογισμού που διαδραματίζουν οι διαχειριστές είναι "να το χρησιμοποιήσετε ή να το χάσετε". Είναι όταν πλησιάζετε στο τέλος του έτους και ο προϋπολογισμός σας λειτουργεί σύμφωνα με τις προβλέψεις σας. Στα προηγούμενα χρόνια, όταν υπολείπετε, ο προϋπολογισμός σας για το επόμενο έτος καθορίστηκε με βάση την πραγματική του έτους. Έτσι, για να μην μειωθεί ξανά ο προϋπολογισμός σας, πηγαίνετε σε ένα ψώνια που αγοράζετε χωρίς να χρειαστείτε ή να αποθηκεύσετε μόνο σε περίπτωση που ίσως χρειαστείτε.

Παρακολουθήστε τα μηνιαία σας έξοδα και κάντε προληπτικές διορθώσεις

Μην υποθέσετε ότι "κάποιος" θα σας πει όταν είστε πάνω από τον προϋπολογισμό.Στην πραγματικότητα, ίσως χρειαστεί να ζητήσετε μηνιαίες αναφορές ή να παρακολουθήσετε τον εαυτό σας. Μην περιμένετε μέχρι το τέλος του έτους, όταν είναι μια έκπληξη (για εσάς και το αφεντικό σας). Μέχρι τότε, είναι πολύ αργά για να ερευνήσουμε και να κάνουμε διορθώσεις. Να είστε υπόλογοι, μετρήστε τον εαυτό σας και προωθήστε την προληπτικά στον διευθυντή σας.

Να είστε διαφανείς και να συμμετέχετε στην ομάδα σας

Μοιραστείτε τον προϋπολογισμό σας με την ομάδα σας, ίσως ακόμη και να τους εμπλέξετε στη δημιουργία της πρόβλεψης. Η συμμετοχή της ομάδας σας και η διευκόλυνση της κατανόησης της διαδικασίας του προϋπολογισμού δημιουργεί την αίσθηση της κοινής ιδιοκτησίας και ενθαρρύνει τους υπαλλήλους σας να βρουν δημιουργικούς τρόπους διαχείρισης των δαπανών.

Να είστε στρατηγικοί

Μην παίρνετε απλώς τα πέρυσι γεγονότα και προσθέστε δέκα τοις εκατό στις προβλέψεις του επόμενου έτους. Ξεκινήστε με την ανάπτυξη στρατηγικής και στόχων και, στη συνέχεια, καθορίστε τους πόρους που απαιτούνται για την επίτευξη αυτών των στόχων. Αν χρειάζεστε περισσότερο από πέρυσι, τότε ετοιμάστε μια επιχειρησιακή υπόθεση για να δικαιολογήσετε το αίτημά σας για πρόσθετη χρηματοδότηση.

Μην το παρακάνετε

Ενώ η διαχείριση του προϋπολογισμού είναι ένας σημαντικός ρόλος για έναν διευθυντή, μην ξεχνάτε ποτέ τα σημαντικότερα περιουσιακά στοιχεία: τους ανθρώπους σας! Βεβαιωθείτε ότι έχετε περάσει τουλάχιστον πέντε φορές το χρόνο που εξελίσσεται η ομάδα σας ότι είστε τραγάνισμα αριθμών.