Μεγάλες ιδέες για έναν αποτελεσματικό πίνακα εγγραφής συμβάντων

Η εγγραφή είναι το πρώτο σημείο επαφής με τους καλεσμένους σας και η ομαλή διαδικασία check-in διατηρεί τα επίπεδα ενθουσιασμού υψηλά και θέτει τον τόνο για ένα μεγάλο γεγονός. Από την άλλη, μια αποδιοργανωμένη και χρονοβόρα εμπειρία μπορεί να αφήσει το πλήθος να γκρινιάζει μέχρι να ξεκινήσει η εκδήλωσή σας. Με τόσο πολλή ιππασία στον πίνακα εγγραφής, σίγουρα θέλετε να το πάρετε σωστά την πρώτη φορά. Ακολουθήστε αυτή τη λίστα με τα βασικά στοιχεία για να βεβαιωθείτε ότι ξεκινάτε καλά.

Το μεγαλύτερο είναι καλύτερο

Απλό μάθημα μας λέει ότι μεγάλα πλήθη θα απαιτήσουν περισσότερο ανθρώπινο δυναμικό, αν θέλετε να αποφύγετε τις μακριές γραμμές. Σας προτείνω έναν υπάλληλο για κάθε εκατό επισκέπτες, και ένα για κάθε διακόσια άτομα. Όσον αφορά τις ανάγκες σε τραπέζια, υποθέστε δύο συνοδούς ανά τραπέζι των οκτώ ποδιών και προσθέστε ένα επιπλέον τραπέζι σε αυτόν τον υπολογισμό για προμήθειες και χώρο εργασίας.

Μείνε συνδεδεμένος

Δεν θέλετε να τρέχετε μέσα από τις αίθουσες που ψάχνουν για πρίζα ή σύνδεση στο διαδίκτυο, οπότε βεβαιωθείτε ότι έχετε πάρει αυτές τις γραμμές που εκτελούνται στο τραπέζι σας εκ των προτέρων. Θα θελήσετε επίσης να φέρετε έναν φορητό υπολογιστή, ακόμη και αν δεν σκοπεύετε να τον χρησιμοποιήσετε. Η ηλεκτρονική πρόσβαση μπορεί να είναι χρήσιμη αν χρειαστεί να ελέγξετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να βοηθήσετε τους χαμένους επισκέπτες να βρουν το δρόμο τους προς και από το χώρο. Τέλος, ελέγξτε την κατάσταση φωτισμού. Εάν ο διάδρομος είναι αχνά φωτισμένος, τότε ίσως θελήσετε να προσθέσετε μερικά φώτα γραφείου για να βοηθήσετε στην ανάγνωση των λιστών σας.

Μην ξεχάσετε τα αναλώσιμα γραφείου

Κάθε σχεδιαστής θα πρέπει να έχει ένα κιβώτιο τακτοποίησης γεμάτο με στοιχεία γραφείου όπως ταινία, ψαλίδι και μια ποικιλία σημείων. Άλλα αξιόλογα στοιχεία για τη λίστα συσκευασίας σας περιλαμβάνουν κενά ονόματα, αριθμούς πινάκων και αποκλειστικά σήματα που πρέπει να χρησιμοποιηθούν ανάλογα με τις ανάγκες. Ναι, ο χώρος σας θα έχει πρόσβαση στα περισσότερα από αυτά τα πράγματα, αλλά ο χρόνος και η απογοήτευση που εξοικονομούμε έχοντας τους δίπλα σας είναι ανεκτίμητη.

Απαντήστε γρήγορα

Ένας από τους μεγαλύτερους διαταράκτες του "ρυθμού εγγραφής" θα είναι ο φραγμός των απλών ερωτήσεων που προέρχονται τόσο από εθελοντές όσο και από παρευρισκόμενους. Μπορείτε να αποτρέψετε την επιβράδυνση των αιτημάτων αυτών από τη γραμμή εγγραφής με τη δημιουργία πίνακα βοήθειας. Θα εκπλαγείτε με το πόσο αποτελεσματικότερο μπορεί να τρέξει ο πίνακας check-in όταν έχετε ένα αφοσιωμένο άτομο απαντώντας σε ερωτήσεις όπως "πού είναι το μπάνιο";

Μείνετε ανοικτοί

Είναι σημαντικό να διατηρείτε τουλάχιστον ένα άτομο στον πίνακα εγγραφής καθ 'όλη τη διάρκεια του συμβάντος. Δεν θέλετε ένα σχετικά μικρό πρόβλημα να χιονόμπαλα να γίνει κάτι μεγαλύτερο, επειδή κανείς δεν ήταν διαθέσιμος για βοήθεια. Αυτό συμβαίνει συνήθως όταν οι επισκέπτες αναγκάζονται να κοιτάξουν αλλού όταν η ομάδα σας δεν μπορεί να βρεθεί. Χρειάζεται μόνο ένα διάλειμμα λουτρών για να στείλει έναν ανυπόμονο συμμετέχοντα μακριά προς την κουζίνα για να ζητήσει μια σαλάτα χωρίς κρεμμύδια!

Κρατήστε τους φίλους σας κοντά

Υπάρχουν μερικοί αριθμοί επαφών που θα θέλετε να πάρετε καλά πριν ξεκινήσει η εκδήλωση. Ο πρώτος είναι ο αριθμός κινητού τηλεφώνου για τον συντονιστή του χώρου σας. Δεν θα υπάρχει χρόνος για να καθαρίσετε το κτίριο όταν οι χαρτοπετσέτες εξαντληθούν στο μπάνιο, οπότε ο αριθμός αυτός είναι απόλυτα απαραίτητος. Ένας άλλος καλός αριθμός που πρέπει να έχει για θέματα που σχετίζονται με τα τρόφιμα είναι αυτός του διαχειριστή τροφοδοσίας. Τέλος, επιβεβαιώστε τους καλύτερους αριθμούς έκτακτης ανάγκης για τις αστυνομικές και τις πυροσβεστικές υπηρεσίες Ορισμένα ξενοδοχεία έχουν το δικό τους προσωπικό ασφαλείας το οποίο είναι συχνά το καλύτερο σημείο επαφής σε αυτές τις περιπτώσεις.

Οι πίνακες εγγραφής πρέπει να παρέχουν περισσότερα από ένα ευπρόσδεκτο σημάδι και ετικέτα ονόματος. Από την πλευρά του επισκέπτη, αντιπροσωπεύουν το κέντρο εξυπηρέτησης πελατών για την εκδήλωσή σας. Αλλά για να ανταποκριθούμε σε αυτήν την προσδοκία, πρέπει να είστε προετοιμασμένοι. Μετά από όλα, αν οι επισκέπτες δεν μπορούν να το κάνουν μετά την εγγραφή, τότε οι υπόλοιπες προσπάθειες προγραμματισμού σας θα περάσουν απαρατήρητες.