Πώς να χρησιμοποιήσετε μια αναφορά για τη γήρανση των εισπρακτέων λογαριασμών

Η ανασκόπηση της αναφοράς σχετικά με τη γήρανση του λογαριασμού σας τουλάχιστον μία φορά το μήνα - και ιδανικά συχνότερα - μπορεί να σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι οι πελάτες και οι πελάτες σας πληρώνουν. Τουλάχιστο σας λέει πού βρίσκονται, ώστε να μπορείτε να λάβετε μέτρα για να συλλέξετε αν είναι απαραίτητο.

Λογαριασμοί είσπραξης

Οι εισπρακτέοι λογαριασμοί που ονομάζονται μερικές φορές "απαιτήσεις" ή "Α / Κ", είναι τα ποσά που οφείλουν σε μια επιχείρηση οι πελάτες της. Μπορεί να τα θεωρήσετε ως "πληρωμές λόγω της επιχείρησής μου".

Οι απαιτήσεις θεωρούνται επιχειρηματικό στοιχείο επειδή έχουν αξία. Είναι το συνολικό ποσό που οφείλεται στην επιχείρησή σας. Βρίσκονται ψηλά στον κατάλογο περιουσιακών στοιχείων επειδή μπορούν να μετατραπούν σε μετρητά. Μόλις πληρωθούν, γίνονται μετρητά.

Ορισμένες επιχειρήσεις ή επιχειρήσεις μετρητών που εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από έναν πελάτη ο οποίος χρησιμοποιεί πιστωτικές κάρτες δεν έχουν καμία απαίτηση. Αν όμως χρεώσετε τους πελάτες σας και αν τους προσφέρετε όρους όπως η πληρωμή με την πάροδο του χρόνου, θα θέλετε να έχετε τη δυνατότητα να εκτελείτε μια έκθεση A / R γήρανσης ώστε να μπορείτε να δείτε πόσα οφείλεται σε κάθε ένα από αυτά.

Λογιστική μέθοδο και απαιτήσεις

Χρησιμοποιείτε μάλλον τη μέθοδο λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση, σε αντίθεση με την ταμειακή λογιστική, εάν η επιχείρησή σας έχει ένα δίκαιο αριθμό πελατών που δεν πληρώνουν άμεσα. Αυτή η λογιστική μέθοδος αναγνωρίζει το εισόδημα όταν χρεώνεται, όχι όταν τα χρήματα εισπράττονται πραγματικά. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να πληρώσετε φόρο βάσει εισοδήματος που ίσως δεν έχετε λάβει ακόμα.

Η διαδικασία συλλογής χρημάτων από πελάτες σε αυτόν τον τύπο επιχείρησης αρχίζει συνήθως με ένα τιμολόγιο - ένα λογαριασμό στον πελάτη. Το τιμολόγιο αναφέρει το οφειλόμενο ποσό και πότε οφείλεται, συμπεριλαμβανομένων των όρων πληρωμής. Οι όροι πληρωμής περιλαμβάνουν μερικές φορές μια έκπτωση για την πρόωρη πληρωμή.

Η αναφορά εισπρακτέων λογαριασμών βασίζεται στο ποσό και τους όρους που αναφέρονται στο τιμολόγιο για κάθε πελάτη.

Έκθεση για τη γήρανση των εισπρακτέων λογαριασμών

Η γήρανση των εισπρακτέων λογαριασμών, που μερικές φορές ονομάζεται συμφωνία συμφιλίωσης εισπρακτέων λογαριασμών, είναι η διαδικασία κατηγοριοποίησης όλων των οφειλόμενων ποσών από όλους τους πελάτες σας, συμπεριλαμβανομένης της χρονικής διάρκειας κατά την οποία τα ποσά ήταν ανεξόφλητα και μη καταβληθέντα. Είστε "γήρανση" αυτές τις πληροφορίες. Οι τυπικές κατηγορίες για αυτόν τον τύπο έκθεσης περιλαμβάνουν:

• Τρέχουσα: Λόγω αμέσως
• 1 έως 30 ημέρες: Λήξη εντός των επόμενων 30 ημερών
• 31 έως 60 ημέρες: Ένα μήνα καθυστερημένο
• 61 έως 90 ημέρες: Δύο μήνες καθυστερημένα
• 91 ημέρες και άνω: Περισσότεροι από δύο μήνες καθυστερημένα

Εάν ένας πελάτης έχει πολλούς λογαριασμούς που έγιναν σε διαφορετικές χρονικές στιγμές, η αναφορά θα δείξει πόσο οφείλεται και πότε. Για παράδειγμα, ο λογαριασμός για τον Jim Jones μπορεί να διαβάσει κάτι τέτοιο:

• $ 230 30 ημέρες
• $ 120 60 ημέρες
• $ 390 Πάνω από 90 ημέρες.

Ο σκοπός αυτής της γήρανσης εισπρακτέων απαιτήσεων είναι να σας δείξει ποιες απαιτήσεις πρέπει να αντιμετωπιστούν πιο επειγόντως επειδή έχουν καθυστερήσει περισσότερο. Αυτή η αναφορά είναι τυπική με τα περισσότερα προγράμματα λογισμικού λογιστικής για επιχειρήσεις, συμπεριλαμβανομένων των ηλεκτρονικών συστημάτων.

Σημασία της έκθεσης για τη γήρανση των απαιτήσεων

Κανόνας νούμερο ένα στη συλλογή χρέους είναι ότι όσο περισσότερο χρέος οφείλεται, τόσο λιγότερο πιθανό είναι ότι θα μπορέσετε να τη συλλέξετε. Η γνώση των πελατών σας και των χρεών τους είναι ζωτικής σημασίας για τη συλλογή από αυτούς.

Πώς να χρησιμοποιήσετε μια αναφορά A / R Aging

Πρώτη ματιά στα μεγαλύτερα χρηματικά ποσά που οφείλουν όλοι οι πελάτες. Αυτά τα ποσά είναι τρέχοντα; Είναι 30 ημέρες; Ή έχουν αυτοί οι λογαριασμοί εκκρεμούν για 120 ημέρες ή περισσότερο;

Εργάζοντας την αρχή 80/20, θα ακολουθήσατε πρώτα τους μεγαλύτερους παραβάτες - χρησιμοποιώντας το σύστημα διαχείρισης συλλογών σας, φυσικά. Αυτό θα σας φέρει την υψηλότερη απόδοση. Καθορίστε τον τρόπο με τον οποίο θα χειριστείτε κάθε έναν από αυτούς τους μεγάλους λογαριασμούς, στη συνέχεια γράψτε ένα σχέδιο και θα αρχίσει να λειτουργεί ο διευθυντής είσπραξης λογαριασμών.

Τώρα, κοιτάξτε τους λογαριασμούς που οφείλονται για μεγάλο χρονικό διάστημα. Προσδιορίστε αν είστε έτοιμοι να πάρετε καθέναν από αυτούς τους πελάτες στο επόμενο βήμα της διαδικασίας συλλογής, στέλνοντας τους λογαριασμούς σε μια υπηρεσία συλλογής ή υποβάλλοντας αγωγή στο δικαστήριο μικροδιαφορών. Μπορεί να γνωρίζετε ότι η σύζυγος ενός πελάτη έχει καρκίνο τερματισμού, έτσι μπορείτε να αποφασίσετε να μην πάρετε αυτό το άτομο στο δικαστήριο. Είναι η εταιρεία σας έτσι μπορείτε να αποφασίσετε.

Τέλος, χρησιμοποιήστε το σύστημα συλλογών σας για να καθορίσετε τον τρόπο επικοινωνίας με όλους τους πελάτες με 30 ή περισσότερους λογαριασμούς καθυστερημένους. Αφήστε το σύστημα να σας καθοδηγήσει, αλλά μη διστάσετε να κάνετε εξαιρέσεις.

Η μέση περίοδος συλλογής

Ίσως θελήσετε επίσης να υπολογίσετε μια αναλογία ανάλυσης επιχειρήσεων που ονομάζεται "μέση περίοδος συλλογής". Αυτός ο υπολογισμός δείχνει τον αριθμό ημερών, κατά μέσο όρο, που χρειάζεται για τη συλλογή στις πωλήσεις της επιχείρησής σας. Μπορείτε να δείτε αν αυτός ο λόγος αυξάνεται με την πάροδο του χρόνου, λαμβάνοντας πολύ χρόνο για να συλλέξετε.

Εάν εργάζεστε για να βελτιώσετε το ποσοστό συλλογών σας χρησιμοποιώντας την αναφορά για τη γήρανση των εισπρακτέων λογαριασμών και άλλα εργαλεία οικονομικής ανάλυσης, όπως η μέση περίοδος συλλογής, μπορείτε να βελτιώσετε τις πληρωμές και να έχετε περισσότερα μετρητά στην επιχείρησή σας. Χρησιμοποιήστε τη διαδικασία συλλογής που ορίσατε και θυμηθείτε πάντα τον κανόνα αριθ. 1.