Βασικά στοιχεία σχετικά με τη φόρμα W-2

Τι είναι το έντυπο W-2;

ΕΝΑ W-2 είναι μια δήλωση που πρέπει να καταρτίζεται από τους εργοδότες κάθε χρόνο για τους υπαλλήλους, όπου παρουσιάζονται τα συνολικά ακαθάριστα κέρδη του εργαζόμενου, τα κέρδη από την κοινωνική ασφάλιση, τα κέρδη από το Medicare και οι κρατικοί και ομοσπονδιακοί φόροι που παρακρατούνται από τον εργαζόμενο. Ο σκοπός αυτού του εντύπου είναι να παρέχει στον εργαζόμενο πληροφορίες που πρέπει να περιλαμβάνονται στο έντυπο του φόρου εισοδήματος. Παρέχει επίσης στη Διοίκηση της Κοινωνικής Ασφάλισης και στις πληροφορίες του IRS να επαληθεύσει την επιστροφή φόρου εισοδήματος του υπαλλήλου.

Πότε οφείλεται το Έντυπο W-2;

ΣΗΜΑΝΤΙΚΗ ΑΛΛΑΓΗ:Αρχίζοντας με ετήσιες φορολογικές εκθέσεις 2016 και για όλα τα επόμενα έτη, τα έντυπα W-2 και W-3 πρέπει να κατατεθούν στην Υπηρεσία Κοινωνικής Ασφάλισης (SSA) μέχρι τις 31 Ιανουαρίου του επόμενου έτους. Έτσι, για τις φορολογικές πληρωμές για το έτος 2017, πρέπει να καταθέσετε μέχρι τις 31 Ιανουαρίου 2018. Η αλλαγή εφαρμόστηκε προκειμένου να μειωθεί η φορολογική απάτη. ο 2018 ετήσιες προθεσμίες αναφοράς φόρου μισθωτών υπηρεσιώνγια το 2017 οι πληρωμές φόρων δείχνουν τις ακριβείς προθεσμίες για το τρέχον έτος.

Το έντυπο W-2 πρέπει να παρέχεται στους υπαλλήλους το αργότερο μέχρι το τέλος Ιανουαρίου, με πληροφορίες από το προηγούμενο ημερολογιακό έτος. Η προθεσμία αυτή δεν έχει αλλάξει. Τα W-2s πρέπει να περιλαμβάνουν ένα έντυπο διαβίβασης W-3, εκτός αν υποβάλετε online με το SSA. Η προθεσμία της 31ης Ιανουαρίου ισχύει τόσο για αποστολές μέσω ταχυδρομείου όσο και για διαδικτυακές υποβολές στην SSA. Η κατάθεση μετά την προθεσμία μπορεί να οδηγήσει σε καθυστερημένες καταθέσεις.

Ναι, πρέπει να καταθέσετε W-2s με την Υπηρεσία Κοινωνικής Ασφάλισης (SSA) την ίδια προθεσμία που παρέχετε στους υπαλλήλους. Αυτός είναι ένας καλός λόγος για να δώσετε στους υπαλλήλους τις φόρμες τους στις αρχές Ιανουαρίου, ώστε να μπορείτε να βρείτε και να διορθώσετε λάθη πριν από την κατάθεση με το SSA.

Τμήματα του εντύπου W-2

Ένα έντυπο W-2 είναι μια μορφή πολλών μερών:

• Το αντίγραφο Α πηγαίνει στη διοίκηση κοινωνικής ασφάλισης. Το αντίγραφο Α τυπώνεται συνήθως σε μια κόκκινη μορφή που μπορεί να ελεγχθεί με λέιζερ. Εάν υποβάλετε ένα αντίγραφο σε χαρτί, πρέπει να χρησιμοποιήσετε μόνο το χαρτί που παρέχεται από το SSA.
• Το αντίγραφο 1 είναι για την πόλη, την πολιτεία ή την τοποθεσία
• Το αντίγραφο Β είναι για την κατάθεση με την ομοσπονδιακή φορολογική δήλωση του υπαλλήλου
• Το αντίγραφο C είναι για τα αρχεία του υπαλλήλου
• Το αντίγραφο 2 είναι ένα άλλο αντίγραφο για μια πόλη, πολιτεία ή τοποθεσία
• Το αντίγραφο D είναι για τα αρχεία του εργοδότη.

Πού μπορώ να βρω έντυπα W-2;

Δεν μπορείτε απλώς να αντιγράψετε τη φόρμα W-2 από το διαδίκτυο. Όπως σημειώθηκε παραπάνω, το αντίγραφο Α της φόρμας εκτυπώνεται σε ειδικό χαρτί. Πρέπει να χρησιμοποιήσετε τα επίσημα έντυπα. Μπορείτε να λάβετε τα επίσημα έντυπα W-2 από ένα κατάστημα αντιγραφής, κάποια φορολογικά προγράμματα λογισμικού (αναζητήστε την έκδοση μικρών επιχειρήσεων) ή τον φορολογούμενο σας.

Τι πληροφορίες χρειάζομαι για να ολοκληρώσω τα έντυπα W-2;

Πληροφορίες για την επιχείρησή σας

Για κάθε W-2, θα πρέπει να συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με την επιχείρησή σας:

• Ο αριθμός αναγνώρισης εργοδότη σας
• Το όνομα της επιχείρησής σας
• Διεύθυνση της επιχείρησής σας
• Ο αναγνωριστικός αριθμός φορολογικού μητρώου της επιχείρησής σας (συμβουλευτείτε το τμήμα εσόδων του κράτους σας)

Πληροφορίες για τους υπαλλήλους σας

Για κάθε εργαζόμενο, θα χρειαστείτε ενημερωμένα προσωπικά στοιχεία:

• Αριθμός Κοινωνικής Ασφάλισης ή άλλο αριθμό φορολογικού μητρώου
• Ονομα
• Διεύθυνση

Πληροφορίες για τα κέρδη των εργαζομένων

Στη συνέχεια, θα χρειαστείτε πληροφορίες για τους συνολικούς μισθούς και παρακράτηση για κάθε εργαζόμενο για το προηγούμενο έτος:

• Συνολικοί μισθοί, έσοδα από συμβουλές και άλλες αποζημιώσεις
• Συνολικοί μισθοί κοινωνικής ασφάλισης (μέχρι το ανώτατο όριο κοινωνικής ασφάλισης)
• Οι συνολικοί μισθοί του Medicare (ίδιοι με τους συνολικούς μισθούς)
• Συμβουλές κοινωνικής ασφάλισης και συμβουλές που διατίθενται

Πληροφορίες σχετικά με τα σχέδια συνταξιοδότησης

Στο Πλαίσιο 12, θα πρέπει να αναφέρετε για κάθε W-2, εάν κάθε εργαζόμενος συμμετέχει σε πρόγραμμα συνταξιοδότησης ή σε άλλο σχέδιο που δεν συνοδεύεται από την εταιρεία σας, αν αυτός ο υπάλληλος είναι νόμιμος υπάλληλος ή εάν το πρόσωπο έλαβε την αμοιβή ασθενείας τρίτων .

Πληροφορίες για τα ειδικά πλεονεκτήματα

Το τετραγωνίδιο 13 του W-2 απαιτεί πληροφορίες σχετικά με τις εκπτώσεις για προγράμματα παροχών σε εργαζόμενους και άλλες εκπτώσεις που πρέπει να αναφέρονται στην επιστροφή φόρου εισοδήματος του εργαζομένου. Οι οδηγίες για το έντυπο W-2 περιέχουν οδηγό αναφοράς για τους κωδικούς του πλαισίου 13.

Αριθμός ελέγχου (προαιρετικό)

Ενδέχεται να θέλετε να προσθέσετε έναν αριθμό εσωτερικού ελέγχου σε κάθε έντυπο W-2 εάν πληρώνετε πολλούς υπαλλήλους. Μπορείτε να δημιουργήσετε τον αριθμό μόνοι σας ή το λογισμικό προετοιμασίας μισθοδοσίας μπορεί να δημιουργήσει αυτόν τον αριθμό.

Πού μπορώ να βρω τις πληροφορίες για το W-2;

Οι πληροφορίες για αυτό το έντυπο προέρχονται από το μητρώο μισθοδοσίας σας, το οποίο δείχνει τα ετήσια σύνολα για κάθε μισθωτό για μισθούς και παρακράτηση, μαζί με τις κρατήσεις για ιατρικά σχέδια, λογαριασμούς ταμείων υγείας και άλλα στοιχεία. Θα χρειαστείτε επίσης ένα τρέχον έντυπο W-4 για κάθε εργαζόμενο. Το έντυπο W-4 χρησιμοποιείται από τον υπάλληλο για να σας δώσει τη διεύθυνση και τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης (ή τον αριθμό φορολογικού μητρώου).

Πώς μπορώ να ολοκληρώσω τη φόρμα W-2;

Μόλις συγκεντρώσετε όλες τις πληροφορίες και τις κατάλληλες φόρμες, ακολουθήστε προσεκτικά τις οδηγίες βήμα προς βήμα για να αποφύγετε τυχόν σφάλματα.

Πώς μπορώ να στείλω τη φόρμα W-2; Μπορώ να έχω φάκελο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;

Στέλνετε το έντυπο W-2 στη Διοίκηση Κοινωνικής Ασφάλισης (SSA) μέχρι το τέλος Φεβρουαρίου. Μπορείτε να υποβάλετε αυτές τις φόρμες ηλεκτρονικά στο SSA χρησιμοποιώντας την υπηρεσία Business Online. Εάν έχετε 250 ή περισσότερες φόρμες W-2, πρέπει να τις υποβάλετε στο SSA online.

Τι γίνεται αν κάνω λάθος σε μια φόρμα W-2;

Πριν αποστείλετε αυτές τις φόρμες στους υπαλλήλους, ελέγξτε για σφάλματα. Εάν κάνετε λάθος, μπορείτε εύκολα να διορθώσετε τη φόρμα και να δώσετε τη διορθωμένη φόρμα στον υπάλληλο. Εάν το λάθος ανακαλυφθεί μετά την υποβολή των εντύπων στη Διοίκηση Κοινωνικής Ασφάλισης, ακολουθεί η διαδικασία διόρθωσης της φόρμας. Πρέπει επίσης να υποβάλετε εκ νέου τη φόρμα μετάδοσης W-3.