Η σημασία των αριθμών εστίασης

Ποιος γνώριζε ότι οι παραγγελίες τροφίμων και ποτών θα απαιτούσαν τόσο πολλά μαθηματικά; Λοιπόν, εάν είστε νέοι στο σχεδιασμό εκδηλώσεων, τότε αυτή η συνειδητοποίηση μπορεί να σας προκαλέσει έκπληξη, αλλά το γεγονός είναι ότι ο κόσμος της τροφοδοσίας είναι βαριά οδηγημένος από αριθμούς. Οι αριθμοί των επισκεπτών, τα μεγέθη των μεριδίων και οι ημερομηνίες παράδοσης επηρεάζουν την κερδοφορία της υπηρεσίας φαγητού και ακόμη και οι μικρές αλλαγές σε αριθμό μπορούν να κάνουν μεγάλη διαφορά όταν πρόκειται για το δείπνο σε εκατοντάδες επισκέπτες.

Εξαιτίας αυτού του γεγονότος, οι υπεύθυνοι σχεδιασμού συνάντησης χρειάζονται μια σταθερή αντίληψη των αριθμών εστίασης για να εξασφαλίσουν την ποιότητα των τροφίμων και να αποφύγουν τα τέλη ποινής. Παρακάτω παρατίθενται τα στοιχεία και οι όροι που πρέπει να εξοικειωθούν.

Εκτιμώμενος αριθμός

Είναι ο αριθμός των επισκεπτών που δημιουργήσατε αρχικά τις προβολές των εκδηλώσεων σας γύρω. Δεν υπάρχει πραγματική υποχρέωση με τον εκτιμώμενο αριθμό, καθώς είναι περισσότερο ένας "αριθμός εργασίας" που χρησιμοποιείται για την εκτίμηση του κόστους και των αναγκών σε προσωπικό.

Αναμενόμενη μέτρηση

Η αναμενόμενη μέτρηση υποβάλλεται δύο ή τρεις εβδομάδες πριν από ένα γεγονός. Αποτελεί ακριβέστερη καταμέτρηση των αναμενόμενων επισκεπτών και είναι συμβατικά συνδεδεμένη με την τελική μέτρηση. Κάθε επιχείρηση τροφοδοσίας έχει τις δικές της πολιτικές για τις αναμενόμενες μετρήσεις, αλλά σε γενικές γραμμές, δεν πρέπει να αποκλίνει περισσότερο από το 15% της τελικής μέτρησης.

Τελική μέτρηση / Εγγυημένη καταμέτρηση

Είναι ο αριθμός των γευμάτων για τα οποία θα πληρώσετε και αντιπροσωπεύει επίσης τον αριθμό των θέσεων που θα θέσει η ομάδα εστίασης μέσα στο δωμάτιο. Οποιεσδήποτε αλλαγές σε αυτόν τον αριθμό μετά την ημερομηνία λήξης μπορεί να επιβληθούν ποινές ή καθυστερημένες αμοιβές. Έτσι, είναι σημαντικό ο προγραμματιστής να ορίσει ημερομηνία RSVP που πέφτει πριν από την προθεσμία εγγύησης.

Ποσοστό πτώσης

Υπάρχουν δύο γωνίες για να μειώσετε τα ποσοστά. Ο πρώτος υπολογίζεται από την τροφοδοσία για να δείτε πόση από την τελική μέτρηση έχει μειωθεί από την αναμενόμενη μέτρηση. Εάν το ποσοστό είναι υπερβολικά μεγάλο (πάνω από 20%), τότε μπορεί να εκδοθεί πρόστιμο για την κάλυψη εξόδων που σχετίζονται με το προσωπικό και τις παραγγελίες. Οι υπεύθυνοι σχεδιασμού χρησιμοποιούν ποσοστά πτώσης για να υπολογίσουν πόσα περιθώρια να περιμένουν. Ένα ποσοστό πτώσης 2% είναι περίπου το μέσο όρο για τα πληρωμένα ή τιμολογημένα γεγονότα. Αυτός ο μέσος όρος μπορεί να ανέβει πάνω από 5% για εκδηλώσεις που είναι δωρεάν. Όπως μπορείτε να φανταστείτε, οι συμμετέχοντες είναι πιο πιθανό να δείξουν όταν έχουν επενδύσει χρήματα σε μια εκδήλωση.

Κάρτες γευμάτων

Μερικοί σχεδιαστές προσφέρουν περισσότερα από ένα εισιτήρια σε επίσημα γεύματα και αυτό δημιουργεί μια άλλη απαίτηση υπολογισμού. Τα ξενοδοχεία και τα κέντρα δεξιώσεων δεν θέλουν να κολλήσουν υποθέτοντας πόσοι επισκέπτες θα επιλέξουν μπριζόλα ή κοτόπουλο, οπότε εναπόκειται στους σχεδιαστές να πάρουν ακριβείς μετρήσεις για κάθε επιλογή μέσω του συστήματος RSVP. Την ημέρα της εκδήλωσης, κάθε συμμετέχων πρέπει να πάρει μια έγχρωμη κάρτα γεύματος που μπορούν να τοποθετήσουν στο τραπέζι, έτσι ώστε οι διακομιστές να γνωρίζουν αυτόματα ποια πιάτα διέταξαν.

Πιείτε εισιτήρια

Οι υπεύθυνοι σχεδιασμού εκδηλώσεων μπορούν να χρησιμοποιήσουν εισιτήρια ποτών για να ελέγξουν το κόστος λειτουργίας ενός ανοιχτού μπαρ. Αυτό επιτυγχάνεται δίνοντας σε κάθε επισκέπτη ένα ή δύο εισιτήρια ποτών κατά την εγγραφή. Ο μπάρμαν θα δεχθεί τα εισιτήρια με αντάλλαγμα για ένα ποτό και οι επισκέπτες που επιλέγουν να πιουν πέρα ​​από το επίδομα εισιτηρίων τους μπορούν να πληρώσουν μετρητά. Ένα πράγμα που πρέπει να σημειωθεί για τα εισιτήρια ποτών είναι ότι ο χώρος θα σας χρεώσει το ποτό με την υψηλότερη τιμή ανά εισιτήριο. Για το λόγο αυτό, είναι λογικό να χρησιμοποιήσετε αυτό το σύστημα με μια μπύρα και ένα κρασί ή μπαρ, δεδομένου ότι οι επιλογές θα είναι πιο κοντά μεταξύ των τιμών.

Εργασία με το σύστημα

Τελικά εξαρτάται από τον υπεύθυνο σχεδιασμού εκδηλώσεων να παρέχει ακριβείς μετρήσεις στο τμήμα εστίασης.Οι σχεδιαστές που αγνοούν τις πολιτικές και τις προθεσμίες που εκδίδει ο πάροχός τους μπορούν να πληρώσουν περισσότερα από ό, τι πρέπει, υπό μορφή κυρώσεων και άλλων τελών. Ο καλύτερος τρόπος για να αποφύγετε αυτό είναι να διαβάσετε τις πολιτικές τροφοδοσίας πριν σχεδιάσετε το συμβάν. Μετά από αυτό ένας απλός κανόνας θα σας βοηθήσει να επιλέξετε τις πιο κατάλληλες ημερομηνίες και το κόστος για να περάσει στους επισκέπτες.