Πώς να προετοιμάσετε τον μη κερδοσκοπικό οργανισμό σας για εθελοντές

Ποτέ δεν θα στρατολογούσατε μισθωτούς υπαλλήλους έως ότου είχατε πραγματικές θέσεις εργασίας γι 'αυτούς, περιγραφές θέσεων εργασίας, ήξερες πώς να τις επιβλέπετε και διευκρίνιζες τις προσδοκίες τους. Αλλά μερικές φορές οι μη κερδοσκοπικές εταιρείες αρχίζουν να προσλαμβάνουν εθελοντές πριν ο οργανισμός είναι έτοιμος.

Κακή κίνηση. Ακόμα κι αν μόνο ένας εθελοντής έχει μια άθλια εμπειρία, θα μπορούσε να επαναφέρει τις προσπάθειές σας εδώ και χρόνια. Καλύτερα να δημιουργήσετε ένα σχέδιο "ανθρώπινων πόρων" για τους εθελοντές, παρόμοιο με αυτό που έχετε για το πληρωμένο προσωπικό. Πριν ξεκινήσετε την αναζήτηση εθελοντών, βεβαιωθείτε ότι ακολουθείτε αυτά τα βήματα για να ετοιμάσετε την εταιρεία σας.

Κατανοήστε την κουλτούρα και το περιβάλλον εργασίας του μη κερδοσκοπικού σας τομέα

Κάθε μη κερδοσκοπικός οργανισμός έχει προσωπικότητα. Για παράδειγμα, είναι ο οργανισμός σας επίσημος με τον τρόπο που ορίζει όρια και αλυσίδες εντολών; Ή είναι ανοιχτό, φιλικό, δημιουργικό και προσανατολισμένο στην αξία;

Ίσως είναι χαοτική και ελεύθερη. Οι εργαζόμενοι είναι σοβαροί ή χαλαροί, χιουμοριστικοί και φιλικοί ή άκαμπτοι και κρύοι; Είναι η κατάσταση σταθερή με το προσωπικό να αισθάνεται ασφαλές στη δουλειά του ή είναι ανήσυχο και ασταθές με τον καθένα να ανησυχεί για το μέλλον τους; Είναι αυτό ένα μέρος που θα συνιστούσατε στους φίλους ή την οικογένειά σας ως ένα καλό μέρος για εργασία ή εθελοντισμό;

Κάντε τον αγώνα ανάμεσα στον πολιτισμό και τον εθελοντή

Ας ελπίσουμε ότι ο οργανισμός σας είναι ευχάριστος και φιλικός, αλλά με σαφώς δομημένες διαδικασίες και προσδοκίες. Σε κάθε περίπτωση, η κουλτούρα του οργανισμού σας θα καθορίσει τον τύπο του εθελοντή που προσλαμβάνετε. Εάν το γραφείο σας είναι ιεραρχικό, ίσως θελήσετε να βρείτε ανθρώπους που είναι άνετοι ακολουθώντας διαδικασίες και πολιτικές.

Αν είναι χαλαρά οργανωμένη ή επιχειρηματική, θα θελήσετε να ψάξετε για άτομα που είναι αυτο-εκκινητές και που απολαμβάνουν να εργάζονται με λιγότερη δομή και κατεύθυνση. Αναλύστε το χώρο εργασίας σας προτού να προσλάβετε εθελοντές, έτσι ώστε να μπορείτε να κάνετε καλύτερη αντιστοίχιση μεταξύ των εθελοντών και του οργανισμού.

Προετοιμάστε τον οργανισμό σας για εθελοντές

Η ανώτατη διοίκηση υποστηρίζει την εθελοντική εργασία και εκτιμά την αξία που μπορούν να προσφέρουν οι εθελοντές; Είναι το προσωπικό προετοιμασμένο και πρόθυμο να βοηθήσει με τη συνέντευξη, τον προσανατολισμό, την κατάρτιση και την εποπτεία των εθελοντών; Το διοικητικό σας συμβούλιο εκτιμά εθελοντές;

Έχετε σκεφτεί το είδος των εργασιών που μπορείτε να δώσετε στους εθελοντές; Υπάρχουν περιγραφές θέσεων εθελοντών στη θέση τους; Έχετε προετοιμάσει υλικό πρόσληψης όπως φυλλάδια, φυλλάδια και ένα εγχειρίδιο εθελοντών; Υπάρχει χώρος για να εργάζονται οι εθελοντές, με τις απαραίτητες προμήθειες και τον διαθέσιμο εξοπλισμό; Υπάρχουν πολιτικές, διαδικασίες και συστήματα τήρησης αρχείων;

Προσδιορισμός και επίλυση νομικών ζητημάτων

Έχετε εντοπίσει τυχόν νομικά ζητήματα και ζητήματα ευθύνης σχετικά με την εμπλοκή των εθελοντών; Υπάρχουν συστήματα για τη διεξαγωγή ελέγχων ιστορικού; Για την αξιολόγηση της απόδοσης των εθελοντών και τη μέτρηση των αποτελεσμάτων που θα περιμένετε; Είναι η ασφάλειά σας ενημερωμένη και προστατεύει τους εθελοντές και την οργάνωση;

Εκπαιδεύστε και προετοιμάστε το προσωπικό σας

Είναι η ομάδα σας έτοιμη να απαντήσει όταν ερευνούν οι πιθανοί εθελοντές; Μπορούν να μιλήσουν με γνώση και ενθουσιασμό για την αποστολή και την εργασία του οργανισμού; Ο δικτυακός σας τόπος έχει πληροφορίες σχετικά με τον εθελοντισμό, ποιος θα επικοινωνήσει μαζί σας και τις φωτογραφίες των εθελοντών;

Ακόμη και όταν δεν έχει πραγματοποιηθεί ειδική πρόσληψη, ο οργανισμός σας μπορεί να ακούσει από πιθανούς εθελοντές.Βεβαιωθείτε ότι όλοι στο γραφείο που λαμβάνει κλήσεις από άτομα που εκφράζουν ενδιαφέρον για εθελοντισμό γνωρίζουν ποιος είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση εθελοντών και ότι είναι διατεθειμένος να μεταφέρει την κλήση ή να προωθήσει ένα μήνυμα.

Ποτέ μην ζητάτε από έναν εθελοντή να καλέσει πίσω! Ο γρηγορότερος τρόπος να χάσετε έναν μεγάλο εθελοντή είναι να τον αφήσετε να κρεμαστεί. Ένας εθελοντής πιθανότατα δεν θα κάνει μια δεύτερη προσπάθεια να σας φτάσει. Θα προχωρήσει στην επόμενη μη κερδοσκοπική εταιρεία στη λίστα της.

Εκπαιδεύστε το προσωπικό σχετικά με την πρόσληψη εθελοντών

Πολλοί από τους υπαλλήλους της εταιρείας σας βλέπουν καθημερινά πιθανούς εθελοντές. Γνωρίζουν το φάσμα των διαθέσιμων ευκαιριών υπηρεσίας στον οργανισμό σας και πού να αναφέρονται άτομα που εκφράζουν ενδιαφέρον για εθελοντισμό; Είστε πρεσβευτές μελών του προσωπικού για τον οργανισμό σας;

Μόλις καταλάβετε την οργανωτική σας κουλτούρα και έχετε όλα τα συστήματα σας στη θέση σας, είναι καιρός να συνεχίσετε με τα σχέδια πρόσληψης. Δείτε 3 τρόπους για να προσλάβετε εθελοντές για την μη κερδοσκοπική σας εταιρεία