Παραδείγματα καλών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Σύμφωνα με το BusinessInsider.com, ο μέσος εργαζόμενος διαθέτει περίπου το 25% της ημέρας του για να υποχωρήσει σε εκατοντάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ενώ μερικοί άνθρωποι χρειάζονται ένα πινέλο πάνω στη βασική εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, άλλοι κάνουν λάθη απλά επειδή είναι συγκλονισμένοι με τον τεράστιο όγκο των επικοινωνιών.

Κατά τη διάρκεια της αναζήτησης εργασίας σας, πιθανότατα θα στείλετε πολλά, πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένων των συνοδευτικών επιστολών, ευχαριστιών σημειώσεων και μηνυμάτων στις συνδέσεις που σχετίζονται με την αναζήτηση εργασίας.

Πάρτε το χρόνο για να αποφύγετε τα ενοχλητικά λάθη, όπως το ορθογραφικό λάθος του ονόματος κάποιου και βεβαιωθείτε ότι γράφετε σημειώσεις που λαμβάνουν απάντηση.

Διαβάστε παρακάτω για πληροφορίες σχετικά με την εθιμοτυπία του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μαζί με συμβουλές για το πώς να σχεδιάσετε το καλύτερο χαιρετισμό.

Ξεκινήστε με επαγγελματικό χαιρετισμό

Προσπαθήστε για σαφήνεια στη γραμμή θέματος. Επιλέξτε κάτι απευθείας που να προσδιορίζει τον σκοπό του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, όπως "αλλαγή χρόνου συνάντησης" ή "γρήγορο ερώτημα σχετικά με την πρότασή σας". Αποφύγετε να κουνάτε ένα καρότο με ένα teaser όπως "πρέπει να σας ενημερώσω …" που προσπαθεί να δελεάσει την ανάγνωση για να ανοίξει το email για να πάρει την πρόθεσή σας. Οι άνθρωποι συχνά αποφασίζουν εάν θα ανοίξουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση τη γραμμή θέματος, οπότε επιλέξτε ένα που δηλώνει σαφώς το σκοπό σας.

Χρησιμοποιήστε ένα επαγγελματικό χαιρετισμό. Συμπεριλάβετε ένα κατάλληλο χαιρετισμό για τις συνθήκες και τον παραλήπτη. Ορισμένοι χαιρετισμοί δουλεύουν σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά δεν χρησιμοποιούνται σε μια κανονική επιστολή, ενώ κάποια χαιρετισμούς δουλεύουν και για τα δύο.

Επιλέξτε ένα χαιρετισμό με βάση πόσο καλά γνωρίζετε το άτομο στο οποίο γράφετε και τον τύπο μηνύματος που στέλνετε. Για παράδειγμα, εάν γράφετε σε κάποιον που γνωρίζετε, το "Hi Jim" είναι κατάλληλο. "Αγαπητέ κ. / Μ. Σμιθ" θα ήταν κατάλληλη κατά την υποβολή αίτησης για εργασία ή τη σύνταξη επιχειρησιακής επιστολής.

Αποφύγετε να ανοίξετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με "hey" που ακούγεται πολύ άτυπη και γενικά δεν χρησιμοποιείται στο χώρο εργασίας. Επίσης, αποφεύγετε τις "Γεια σας" ή "Γεια σας παιδιά", ακόμη και αν η φύση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι χαλαρή.

Παραδείγματα ευχών:

• Αγαπητοί Όνομα Επώνυμο (αυτό λειτουργεί καλά αν δεν γνωρίζετε το φύλο του ατόμου στο οποίο γράφετε)
• Αγαπητέ Πρώτο όνομα (όταν στέλνετε μηνύματα σε κάποιον που γνωρίζετε)
• Γεια σου Όνομα (Όταν στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον που ξέρετε)
• Αγαπητέ κ. / Μ. Επίθετο
• Αγαπητέ κ. / Μ. Ονομα επίθετο
• Αγαπητέ Δρ. Επώνυμο
• Προς κάθε ενδιαφερόμενο
• Αγαπητοί διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού
• Αγαπητέ διευθυντή προσλήψεων

Χρησιμοποιήστε τη σωστή στίξη μετά το χαιρετισμό σας. Για πιο επίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χρησιμοποιήστε ένα ημικύκλιο μετά το όνομα. Για άτομα που γνωρίζετε ή πιο απλή αλληλογραφία, χρησιμοποιήστε ένα κόμμα μετά το όνομα χαιρετισμού.

Αποφύγετε συνηθισμένα σφάλματα

Κατά τη σύνταξη ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα ακόλουθα σφάλματα συμβαίνουν μερικές φορές όταν οι άνθρωποι βιάζονται να αποκόψουν γρήγορα ένα μήνυμα. Πάρτε το χρόνο για να ελέγξετε το μήνυμά σας και να εκτελέσετε τα παρακάτω βήματα.

Προσθέστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τελευταία.Εάν δεν έχετε την επιλογή να μη στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προσθέστε την τελευταία διεύθυνση εάν έχετε την τάση να έχετε ένα γρήγορο δάκτυλο ενεργοποίησης. Εισαγάγετε το όνομα του παραλήπτη μόνο όταν είστε βέβαιοι ότι το email σας είναι έτοιμο για μετάβαση.

Αποφύγετε το παλιό σφάλμα "απάντηση όλων".Παρακολουθήστε το δάχτυλο της σκανδάλης σας όταν χτυπήσετε "Απάντηση σε όλους". Εξετάστε αν όλοι στη λίστα πρέπει πραγματικά να διαβάσετε τι πρέπει να πείτε. Επίσης, να έχετε υπόψη σας παλαιότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην αλυσίδα, τα οποία ίσως να μην θέλετε να εμφανίζεται κάποιος στη λίστα Απάντηση σε όλους.

Πάμε εύκολα στο χιούμορ. Το χιούμορ μπορεί να είναι δύσκολο να διακρίνεται σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεδομένου ότι ο τόνος σας δεν θα λάμψει απαραιτήτως.Χωρίς τη γλώσσα του σώματος, την έκφραση του προσώπου ή τον ρυθμό, το χιούμορ μπορεί να υποχωρήσει ή ακόμα και να οδηγήσει σε ακούσια προσβολή ενός αναγνώστη. Παίξτε το ασφαλές και αφήστε το έξω.

Διορθώνω τυπογραφικά δοκίμια.Μην κάνετε το λάθος να σκέφτεστε ότι οι άνθρωποι θα συγχωρήσουν τυπογραφικά λάθη σε ανεπίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ότι τα λάθη θα γίνουν ανεκτά αν πληκτρολογείτε στο τηλέφωνό σας.

Μπορεί να κρίνετε σκληρά από λάθη στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, ειδικά αν είναι αχαλίνωτα. Μην βασίζεστε σε έναν ορθογραφικό έλεγχο ο οποίος συχνά μπορεί να επιλέξει εσφαλμένη λέξη για εσάς. Διορθώστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως θα κάνατε με οποιοδήποτε σημαντικό έγγραφο. Συγκεκριμένα, ελέγχετε και ελέγχετε πάντα ότι έχετε γράψει σωστά τα ονόματα των ανθρώπων.

Μην χρησιμοποιείτε emojis ή emoticons. Όλο και περισσότερο, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν αρχίσει να μοιάζουν με μηνύματα κειμένου. Τα μηνύματα στο χώρο εργασίας τώρα περιλαμβάνουν μερικές φορές "emesis" ή "χαμόγελα". Ακόμα κι αν γίνονται όλο και πιο συνηθισμένοι, αποφύγετε emojis και emoticons σε επίσημη αλληλογραφία. Αν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας περιλαμβάνει το επώνυμο ενός προσώπου, αυτό είναι ένα σίγουρο σημάδι ότι πρέπει να αφήσετε emojis και emoticons.

Θυμηθείτε ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο διαρκεί για πάντα.Σκεφτείτε δύο φορές προτού στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάτι προσωπικό ή εμπιστευτικό, πυροβολώντας κάποιον μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εκφοβίζοντας κάποιον ή απαντώντας με θυμό. Ακόμη και τα διαγραμμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να αναστηθούν από τα αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων.

Αυτά τα είδη αλληλεπιδράσεων μπορεί να γίνουν καλύτερα προσωπικά. Εφαρμόστε τον κανόνα των είκοσι τεσσάρων ωρών. Εάν δεν είστε σίγουροι αν πρέπει να στείλετε το μήνυμα, περιμένετε μέχρι την επόμενη ημέρα για να αποφασίσετε. Ένας άλλος καλός κανόνας: Μη γράφετε τίποτα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν θα επιθυμούσατε να μοιραστείτε δημοσίως, όπως για παράδειγμα σε εναντίθεση ή σε κοινωνικά μέσα, για παράδειγμα.