Κοινή λάθη δικηγόροι κάνουν κατά την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Οι δικηγόροι είναι γνωστοί για την επιφυλακτική τους φύση, αλλά όπως όλοι οι άλλοι μπορούν να κάνουν λάθη όταν χρησιμοποιούν ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Κάποιοι γίνονται ιστορίες τρόμου, ενώ άλλοι είναι απλώς αμηχανίες. Ακολουθούν τα κοινά λάθη που κάνουν οι δικηγόροι στα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία.

Αποστολή από το γραφείο του '

Αυτή η παλιομοδίτικη ορολογία είναι ανόητη και επιτηδευμένη. Το χειρότερο, μέρος ή το σύνολο του ονόματος του αποστολέα διακόπτεται επειδή τα περισσότερα εισερχόμενα του συστήματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν εμφανίζουν ονόματα αποστολέων που διαρκούν πολύ.

Απλά χρησιμοποιήστε το όνομά σας.

Η προσθήκη της Fancy ανθίζει

Μερικοί δικηγόροι προσπαθούν να γίνουν δημιουργικοί με την εμφάνιση των ηλεκτρονικών μηνυμάτων τους. Η φανταστική άνθηση των υπογραφών είναι κοινή, όπως και τα περιττά γραφικά ή έργα τέχνης. Οτιδήποτε κάνει τις λέξεις δύσκολες να διαβάζει είναι μια κακή ιδέα. Κάνει επίσης το μήνυμα πιο αργό για να ανοίξει. Κρατήστε το απλό. Δεν πουλάτε την καλλιτεχνική σας ικανότητα.

Ξεχνώντας τη χρήση του μπλοκ υπογραφής

Τα περισσότερα συστήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαθέτουν ένα αυτοματοποιημένο μπλοκ υπογραφής με εύκολο στη χρήση. Χρησιμοποιήστε το για να εξαλείψετε τον κίνδυνο ότι θα ξεχάσετε να συμπεριλάβετε βασικές πληροφορίες όπως το όνομα, τη διεύθυνση και τον αριθμό τηλεφώνου σας. Κάποιοι δικηγόροι μετατρέπουν τα footers τους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μίνι-διαφημιστικά, ενώ άλλοι παίρνουν μια μινιμαλιστική προσέγγιση. Πολλοί προσθέτουν ειδοποίηση απορρήτου ή νομική αποποίηση ευθυνών. Όλα αυτά είναι αποδεκτές χρήσεις ενός μπλοκ υπογραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Αποστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Ενώ είστε θυμωμένοι

Οι δικηγόροι ενδέχεται να είναι ιδιαίτερα εκτεθειμένοι στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ενώ είναι θυμωμένοι, αν και μπορεί να συμβεί σε οποιονδήποτε.

Κατά την παλιά εποχή, οι δικηγόροι είχαν γραμματείς γράφοντας τα γράμματα τους και μια μεγάλη καθυστέρηση πριν από την παραλαβή του ταχυδρομείου. Επαναδημιουργήστε αυτή την περίοδο αποκλεισμού για τον εαυτό σας πριν ξεκινήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα μπορούσε να κάνει τη διαφορά μεταξύ της διατήρησης ή της απώλειας πελατών, φίλων και χρημάτων.

Αν δεν απαντήσετε γρήγορα

Κάποιοι δικηγόροι υποθέτουν ότι ο παλιός κανόνας πέντε ημερών για την απάντηση στην επιχειρησιακή αλληλογραφία ισχύει για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Δεν το κάνει. Οι άνθρωποι αναμένουν ταχύτερες απαντήσεις σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μια επιστολή που αποστέλλεται μέσω του ταχυδρομείου. Προσπαθήστε να απαντήσετε εντός 24 ωρών. Αν το θέμα είναι περίπλοκο, στείλτε μια παραδοχή και αφήστε το άτομο να μάθει πότε να περιμένει μια απάντηση. Διαφορετικά, ο πελάτης αφήνεται να κάνει εικασίες σχετικά με το αν έρχεται κάποια απάντηση.

Αποστολή μηνύματος στην εσφαλμένη διεύθυνση

Η λειτουργία αυτόματης συμπλήρωσης σε συστήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια μεγάλη ευκολία, αλλά αυξάνει τον κίνδυνο αποστολής μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε λάθος παραλήπτη. Αυτό δεν θα ήταν παρά μια μικρή αμηχανία, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις θα μπορούσε να ισοδυναμεί με επαγγελματική αμέλεια. Μην στείλετε τυχαία μηνύματα απόρρητων επικοινωνιών πελατών σε αντιτιθέμενο νομικό σύμβουλο ή άλλο πελάτη.

Χρησιμοποιώντας "Απάντηση σε όλους" χωρίς Διπλό έλεγχο

Πείτε ότι ο αντιπρόσωπος στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εσάς με μια πρόταση ή μια άποψη. Προωθήστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους άλλους δικηγόρους της επιχείρησής σας που ασχολούνται με την υπόθεση. Σύντομα το κουμπί "απαντήστε σε όλα" χρησιμοποιείται απελπιστικά και κανείς δεν παρατηρεί ότι η αντίθετη συμβουλή αντιγράφεται στην εσωτερική συζήτηση στην επιχείρησή σας. Συμβαίνει. Όταν πατήσετε "απάντηση όλοι", ελέγξτε κάθε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη λίστα παραληπτών πριν πατήσετε Αποστολή.

Χρησιμοποιώντας τις θεματικές γραμμές Sloppy

Μια απλή και ενημερωτική θεματική ενότητα, όπως η περίπτωση "Parkerson" ή η "Smith proposed agreement", λειτουργεί καλύτερα. Μην αφήνετε κενό το θέμα ή το μήνυμά σας μπορεί να παραβλεφθεί. Διατηρήστε τον τόνο σας σοβαρό και επαγγελματικό, αποφεύγοντας κάθε πειρασμό να χρησιμοποιήσετε μια γραμμή θέματος όπως "ηλίθιος πελάτης μου" ή "τάξη ηλίθιος δικαστής". Μην ξεχνάτε ποτέ ότι ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να προωθηθεί σε οποιονδήποτε.

Μην υποστηρίζετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Όταν οι άνθρωποι μιλούν πρόσωπο με πρόσωπο, τα σημάδια του προσώπου και οι φωνητικοί τόνοι βοηθούν να καταστήσουν σαφή την πρόθεσή τους.

Στις τηλεφωνικές κλήσεις, η φωνή ενός ηχείου σηματοδοτεί όταν μια δήλωση προορίζεται να είναι σαρκαστική, αστεία ή σοβαρή. Αλλά με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, είναι επικίνδυνα εύκολο να διαβάσετε πλήρως την πρόθεση ενός ατόμου και να απαντήσετε ακατάλληλα.

Οι δικηγόροι, που διαφωνούν ο ένας τον άλλον όλη την ώρα, μπορεί να είναι ιδιαίτερα εκτεθειμένοι σε κίνδυνο. Μια απάντηση που προκαλεί τρίχες στην αντιληπτή αγένεια ή εχθρότητα μπορεί να είναι καταστροφική. Περιμένετε λίγο και στη συνέχεια διαβάστε το μήνυμα ξανά. Ακόμα κι αν εξακολουθείτε να αντιλαμβάνεστε την ακαταστασία, δοκιμάστε να απαντήσετε με ευγένεια. Μπορεί να διαπιστώσετε ότι αποβάλλει την κατάσταση.