Πώς να ρυθμίσετε το πρώτο γραφείο σας

Η εργασία από το σπίτι προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα - από την ευελιξία να ρυθμίσετε το δικό σας χρονοδιάγραμμα στην εξοικονόμηση χρόνου και χρημάτων αερίου, εξαλείφοντας ουσιαστικά την καθημερινή σας μετακίνηση. Ωστόσο, η επιτυχία σε ένα γραφείο στο σπίτι απαιτεί τη δημιουργία ενός χώρου γραφείων που να προωθεί την αποτελεσματικότητα σε ένα μη παραδοσιακό εργασιακό περιβάλλον. Εξετάστε τις παρακάτω συμβουλές για να καθορίσετε έναν επαγγελματικό χώρο εργασίας για τη νέα επιχείρησή σας.

01 Κάντε μια λίστα με τις κρίσιμες ανάγκες του γραφείου σας

Προτού διεκδικήσετε μια γωνιά σε ένα από τα δωμάτιά σας και το αποκαλείτε γραφείο, κάντε έναν λεπτομερή κατάλογο των πιο βασικών αναγκών σας για ένα γραφείο στο σπίτι. Αυτό ονομάζεται λίστα "κρίσιμων αναγκών σας". Πρέπει να περιλαμβάνει στοιχεία που πρέπει να έχετε για το γραφείο σας, όπως γραφείο, ηλεκτρονικό υπολογιστή, συσκευή φαξ, τηλέφωνο και ούτω καθεξής. Εάν είστε γραφικός καλλιτέχνης, για παράδειγμα, ίσως χρειαστεί τόσο ένα μικρό γραφείο για τον υπολογιστή σας όσο και ένα μεγαλύτερο τραπέζι ή χώρο εργασίας για τα έργα τέχνης σας. Εάν όμως είστε σύμβουλος, μπορεί να χρειαστείτε πρόσθετο χώρο για αρκετές ντουλάπες αρχειοθέτησης, πυρασφαλείας, και ενδεχομένως χώρο για τους πελάτες να συναντήσουν μαζί σας. Κατά τη δημιουργία της λίστας των κρίσιμων αναγκών σας, είναι σημαντικό να σκεφτείτε όλους τους τρόπους με τους οποίους σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε το γραφείο στο σπίτι.

02 Επιλέξτε μια ξεχωριστή περιοχή για το χώρο του Office Home

Αφού κάνετε την λίστα των κρίσιμων αναγκών σας, έχετε μια καλύτερη ιδέα για το πόσο χώρο χρειάζεστε πραγματικά για ένα γραφείο. Με αυτό κατά νου, μπορείτε τώρα να επιλέξετε μια ειδική περιοχή του σπιτιού σας για χώρο γραφείων. Στην ιδανική περίπτωση, το γραφείο πρέπει να βρίσκεται σε μια ήσυχη περιοχή με κάποιο επίπεδο ιδιωτικότητας. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό αν μοιράζεστε το σπίτι με σύζυγο, παιδιά ή ακόμα και συγκάτοικο. Για παράδειγμα, ένα επιπλέον δωμάτιο με μια πόρτα μπορεί να είναι καλύτερο γιατί μπορεί να βοηθήσει να φιλτράρει θόρυβο από το υπόλοιπο σπίτι. Ή, εάν θα συναντήσετε πελάτες με το γραφείο στο σπίτι σας, μπορεί να είναι πιο αποδοτικό να επιλέξετε ένα δωμάτιο κοντά στην μπροστινή είσοδο του σπιτιού.

03 Δημιουργία: Απαιτήσεις χώρου εργασίας και αποθήκευσης

Συχνά, ένα γραφείο στο σπίτι έχει ένα περιορισμένο χώρο και μπορεί να αισθάνεται στενότητα ακόμη και με μόνο μια καρέκλα και γραφείο στο δωμάτιο. Ωστόσο, η διατήρηση ενός επαγγελματικού γραφείου εξαρτάται από την καλή οργάνωση. Αυτό σημαίνει το σχεδιασμό ενός χώρου που διαθέτει άφθονο χώρο τόσο για αποθήκευση (αρχεία, προμήθειες, κ.λπ.) όσο και για άπλετο χώρο για διάδοση και εργασία. Ίσως χρειαστεί να γίνετε δημιουργικοί. Για παράδειγμα, χτίστε το δικό σας γραφείο που χρησιμοποιεί ντουλάπια αρχείων ως βάση με ξύλο ή ένα laminate countertop για την κορυφή. Μπορεί επίσης να χρειαστεί να αποθηκεύσετε αρχεία σε άλλο δωμάτιο. Λάβετε υπόψη ότι ο γενικός κανόνας είναι ότι τα αρχεία ή τα αναλώσιμα που χρησιμοποιείτε συχνά πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμα. Και πάλι, ο στόχος είναι να δημιουργηθεί ένας οργανωμένος χώρος γραφείων που να καλύπτει όλες τις βασικές σας ανάγκες.

04 Φωτίστε το γραφείο στο σπίτι σας με το σωστό φωτισμό

Όταν είναι δυνατόν, επιλέξτε ένα χώρο για το γραφείο σας που επιτρέπει άπλετο φυσικό φως. Αυτό παρέχει μια καλή βάση για ένα φωτεινό χώρο εργασίας που μπορεί στη συνέχεια να ενισχυθεί με πιο άμεσο φωτισμό. Εάν το γραφείο σας αφήνει ελάχιστο ή καθόλου εξωτερικό φωτισμό, ο φωτισμός πρόσβασης γίνεται ακόμα πιο σημαντικός. Ξεκινήστε με την παροχή γενικών φωτογράφων που καλύπτουν το μεγαλύτερο μέρος του χώρου εργασίας. Στη συνέχεια, εξετάστε το ενδεχόμενο προσθήκης φωτισμού εργασίας ή λαμπτήρες γραφείου και λαμπτήρων δαπέδου που μπορούν να παράγουν συγκεντρωμένο φωτισμό στον συγκεκριμένο τομέα εργασίας σας. Τέλος, ανεξάρτητα από τον τύπο του διαθέσιμου φωτισμού, βεβαιωθείτε ότι η οθόνη του υπολογιστή σας είναι τοποθετημένη έτσι ώστε να αποφεύγεται η εμφάνιση του φωτός. Το αντικείμενο είναι να δημιουργηθεί ισορροπημένος φωτισμός που ελαχιστοποιεί την καταπόνηση των ματιών.

05 Χρησιμοποιήστε ένα Dedicated Phone για την εγχώρια επιχείρησή σας

Ένα από τα πολλά οφέλη της εργασίας από το σπίτι έχει μειωθεί γενικά. Ωστόσο, η αρχική εξοικονόμηση από την κοινή χρήση τηλεφωνικής γραμμής με το σπίτι και την επιχείρησή σας μπορεί τελικά να σας κοστίσει. Το τηλέφωνο στο σπίτι είναι λιγότερο επαγγελματικό και μπορεί να επιτρέψει στους πελάτες να αμφισβητήσουν τη νομιμότητα της επιχείρησης. Ένα από τα κοινά παγίδες της χρήσης ενός τηλεφώνου στο σπίτι πρέπει να μοιράζονται φωνητικό ταχυδρομείο που χρησιμοποιεί ένα μήνυμα από την οικογένεια και την επιχείρηση. Μπερδεύει τους πελάτες. Ομοίως, όταν μοιράζεστε ένα τηλέφωνο, κινδυνεύετε να έχετε ένα παιδί ή άλλο μέλος της οικογένειας να απαντάει στο τηλέφωνο, δημιουργώντας την εντύπωση ότι δεν εκτελείτε πραγματική επιχείρηση. Είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε μια ειδική τηλεφωνική γραμμή για το γραφείο στο σπίτι σας. Φυσικά, αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη χρήση κινητού τηλεφώνου ή τηλεφώνου VoIP (με βάση το Διαδίκτυο).

06 Επενδύστε στο σωστό εξοπλισμό οικιακού εξοπλισμού

Η έναρξη του γραφείου στο σπίτι σας με τη χρήση του σωστού εξοπλισμού είναι απαραίτητη και τα τηλέφωνα δεν είναι τα μόνα απαραίτητα κομμάτια εξοπλισμού. Δυστυχώς, μπορεί να είναι δελεαστικό να σκουπίζουμε τον βασικό εξοπλισμό και να γκρινιάζουμε για περιττά αντικείμενα, όπως το ντεκόρ γραφείου. Τα χρήματα θα πρέπει να δαπανώνται σε ένα καλό γραφείο με κατάλληλο χώρο εργασίας, μια άνετη καρέκλα που μπορεί να προσφέρει πίσω υποστήριξη, υπολογιστές με αποδοτική μνήμη και απόδοση, γρήγορη σύνδεση στο Internet και κάθε άλλο εξειδικευμένο εξοπλισμό, εργαλεία ή λογισμικό που είναι το κλειδί για την απόδοση τομέα της εμπειρογνωμοσύνης σας.

07 Ξεχωρίστε τον Επαγγελματία από το Προσωπικό

Όταν εργάζεστε από το σπίτι, είναι σημαντικό να διατηρήσετε την προσωπική σας ζωή να διαχέεται στην επαγγελματική σας ζωή (και αντίστροφα). Η δημιουργία λογαριασμού επιχειρησιακής τράπεζας είναι το πρώτο βήμα που σας βοηθά να αποφύγετε την ανάμειξη των προσωπικών εξόδων με τα επαγγελματικά σας έξοδα. Για να μειώσετε περαιτέρω τη σύγχυση, προσπαθήστε να αποθηκεύσετε προσωπικούς ελέγχους, αρχεία και ακόμη και ταχυδρομείο σε ένα δωμάτιο ξεχωριστό από το γραφείο σας. Η πλήρης κατάτμηση αυτών των δύο μερών της ζωής σας μπορεί επίσης να βοηθήσει στον φορολογικό χρόνο. Οι φορολογικές ελαφρύνσεις που σχετίζονται με τα γραφεία του σπιτιού εξετάζονται ολοένα και περισσότερο, και όσο περισσότερο μπορείτε να αποδείξετε ότι το γραφείο είναι μια εντελώς χωριστή και αφοσιωμένη περιοχή, τόσο καλύτερη είναι η τήρηση των ορισμών του IRS ενός γραφείου στο σπίτι.

08 Χρησιμοποιήστε τυπικές διαδικασίες και διαδικασίες στο εσωτερικό γραφείο σας

Δεν υπάρχει λόγος να γράψετε ένα επίσημο εγχειρίδιο των εργαζομένων ή να δημοσιεύσετε έναν κατάλογο των κανόνων γραφείου, αλλά είναι χρήσιμο να καθορίσετε ένα επίσημο σύστημα λειτουργιών για το γραφείο σας στο σπίτι. Αυτό περιλαμβάνει τα πάντα από την τυποποίηση της τήρησης αρχείων και την πληρωμή των τιμολογίων έως την ώρα καταγραφής με τους πελάτες και την απόσταση σε μίλια για επαγγελματικά ταξίδια. Η τήρηση ορισμένων τυπικών διαδικασιών για τις τυπικές επιχειρηματικές λειτουργίες θα διασφαλίσει ότι το γραφείο σας παραμένει οργανωμένο και ότι οι πληροφορίες αυτές είναι διαθέσιμες όπου και πότε το χρειάζεστε περισσότερο.

09 Δημιουργία Ώρας Γραφείου

Η ευελιξία είναι ένα βασικό πλεονέκτημα της εργασίας για τον εαυτό σας σε ένα γραφείο στο σπίτι. Ωστόσο, απαιτεί ακόμα να βάζετε αρκετό χρόνο. Ο καθορισμός ενός τυπικού χρονοδιαγράμματος για εργασία στο γραφείο σας θα σας βοηθήσει να μείνετε εστιασμένοι. Ίσως ακόμη πιο σημαντικό, η τήρηση των τυπικών ωρών γραφείου (ως επί το πλείστον) βοηθά τους πελάτες σας να γνωρίζουν πότε είστε διαθέσιμοι και μπορείτε να τους προσεγγίσετε. Μετά από όλα, μπορείτε να κάνετε μεγάλο μέρος της δημιουργικής εργασίας σας στη μέση της νύχτας, αλλά οι πελάτες σας είναι πολύ πιθανό να κρατούν πιο παραδοσιακές ώρες και χρειάζονται πρόσβαση σε σας μέσα σε αυτό το χρονικό διάστημα. Ο καθορισμός ωρών γραφείου μπορεί επίσης να συμβάλει στην ελαχιστοποίηση των περισπασμών και των αιφνιδιαστικών κλήσεων ή των επισκέψεων από καλοπροαίρετους φίλους και οικογένειες.

10 Διατήρηση χρόνου: Κρεμάστε ένα ρολόι στο γραφείο σας στο σπίτι

Μόλις οριστούν οι ώρες γραφείου σας, μην ξεχάσετε να κρεμάσετε ένα ρολόι στον τοίχο ή να τοποθετήσετε ένα στο γραφείο σας - οπουδήποτε είναι ορατό. Ενώ αυτό μπορεί να φαίνεται γελοίο (ή προφανής) η αλήθεια είναι ότι όταν εργάζεστε από το σπίτι, είναι εύκολο να ξεχάσετε το χρόνο. Πριν το ξέρετε, εργάσατε μια 14ωρη ημέρα, για τρίτη συνεχόμενη ημέρα. Παρόλο που η δουλειά σας είναι στο σπίτι, έρχεται ακόμα μια στιγμή που το έχετε να την καλέσετε μια μέρα και κλείστε την πόρτα σας στο γραφείο.