Πώς να βελτιώσετε τη διαδικασία αίτησης πληροφοριών (RFI)

Ζητάτε πληροφορίες; Ή μήπως κάποιος άλλος ζητήσει πληροφορίες από εσάς; Ο όρος «αίτημα για πληροφόρηση» (RFI) μπορεί να εφαρμοστεί είτε με τον τρόπο, αλλά υπάρχουν μερικές βασικές διαφορές στη διαδικασία σε κάθε περίπτωση. Μάθετε παρακάτω πώς μπορείτε να βελτιώσετε τη διαδικασία RFI σας, είτε ζητάτε είτε ζητάτε πληροφορίες.

Μέρος Α. Είστε ερωτημένοι για πληροφορίες

Οι αιτήσεις για πληροφορίες είναι ένα συχνό προκαταρκτικό στάδιο στον καθορισμό και την εκτέλεση των κατασκευαστικών εργασιών. Συχνά είναι θέμα μεγέθους: τα μεγαλύτερα έργα έχουν περισσότερες μεταβλητές και περισσότερες άγνωστες που πρέπει να επιλυθούν ή τουλάχιστον να περιοριστούν πριν ζητήσουν επίσημες προτάσεις, οπότε ένα RFI μπορεί να βοηθήσει.

1. Η διαδικασία σας πρέπει να είναι αρκετά γρήγορη ώστε να κατανοεί και να απαντά χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση. Μια RFI από έναν πιθανό πελάτη είναι μια ευκαιρία για εσάς να πάρετε νωρίς. Αυτό, με τη σειρά του, σημαίνει ότι είναι αρκετά καλά οργανωμένο για να ανταποκριθεί γρήγορα και σωστά.
2. Εάν το RFI υποδεικνύει εργασία που προτιμάτε να μην πραγματοποιήσετε ή που θα μπορούσε να οδηγήσει σε συγκρούσεις πόρων με έργα άλλων πελατών, μπορείτε να παραβλέψετε ευγενικά. Μια αρνητική αλλά έγκαιρη απάντηση μπορεί να αφήσει ακόμα μια καλή εντύπωση και μια πιθανότητα να έλθει σε επαφή για άλλα έργα αργότερα.

1. Βεβαιωθείτε ότι το RFI έχει αρκετές λεπτομέρειες για να κάνετε μια καλή απάντηση. Ως ελάχιστο, ελέγξτε ότι έχετε αρκετές πληροφορίες για να απαντήσετε στα παρακάτω:
   1. 1. Μπορείτε να ανταγωνιστείτε; Έχετε τις δεξιότητες και τους πόρους για να δώσετε μια καλή λύση;
   2. Μπορείτε να κερδίσετε ένα τέτοιο έργο; Είστε καλύτεροι από τους ανταγωνιστές σας για αυτό το κατασκευαστικό έργο;
   3. Θέλετε να κερδίσετε ένα τέτοιο έργο; Ελέγξτε την ιστορία του πελάτη για την έγκαιρη πληρωμή πριν απαντήσετε σε αυτήν την ερώτηση.
2. Εάν η RFI παραμένει πολύ ασαφής, η διαδικασία σας μπορεί να καθορίσει τις ακόλουθες επιλογές.
   1. 1. Μπορείτε να παραβλέψετε και να συνεχίσετε άλλα έργα.
   2. Μπορείτε να βοηθήσετε τον πελάτη να καθορίσει καλύτερα τις κατασκευαστικές ανάγκες.
   3. Μπορείτε να προσφέρετε συμβουλευτικές υπηρεσίες πληρωμής για να δημιουργήσετε ένα νέο RFI.

Κάθε επιλογή έχει τα υπέρ και τα κατά. Η απόφασή σας σχετικά με την επιλογή επιλογής θα είναι σύμφωνα με το σχέδιο και τον ενδιαφερόμενο πελάτη.

Μέρος Β. Είστε αυτός που ζητά πληροφορίες

Μόλις ξεκινήσει ένα έργο κατασκευής, δεν είναι ασυνήθιστο για έναν εργολάβο ή έναν υπεργολάβο να απαιτήσει πρόσθετες πληροφορίες για να βεβαιωθεί ότι η εργασία γίνεται σωστά.

1. Ξεκινήστε τη διαδικασία του RFI εάν υπάρχει ανάγκη για:
   1. 1. Τροποποίηση των προδιαγραφών έργου, για παράδειγμα, για την αντικατάσταση ενός οικοδομικού υλικού με άλλο (ίσως ανέφικτο).
2. Διευκρίνιση μιας εργασίας ή ενός τρόπου με τον οποίο ένα συγκεκριμένο υλικό πρόκειται να χρησιμοποιηθεί, διαμορφωθεί, εφαρμοστεί και ούτω καθεξής.
3. Επίλυση ενός «ελλείμματος στην κατασκευή» στο οποίο μέρος του έργου δεν έχει πραγματοποιηθεί σύμφωνα με τις προδιαγραφές του έργου.
4. Διόρθωση των προδιαγραφών αν υπάρχουν βάσιμοι λόγοι για την αμφισβήτηση παράλειψης, εσφαλμένης εφαρμογής ή έλλειψης ποιότητας όσον αφορά τα υλικά ή τα καθήκοντα που καθορίζονται.
5. Ελέγξτε αν ο πελάτης ή ο γενικός εργολάβος έχει μια τυποποιημένη μορφή RFI που πρόκειται να χρησιμοποιηθεί. Οι καλές μορφές και πρότυπα σας βοηθούν να συμπεριλάβετε τις σωστές πληροφορίες για να λάβετε εύλογες, χρήσιμες απαντήσεις στο RFI σας. Καταγράψτε το νεοεισαγόμενο RFI σας, για παράδειγμα, σε μια κεντρική εφαρμογή λογισμικού για τη διαχείριση RFI.
6. Ελέγξτε προσεκτικά την απάντηση που θα λάβετε ξανά για να βεβαιωθείτε ότι είναι σαφής και ρεαλιστική. Επιβεβαιώστε ή αποσαφηνίστε τυχόν επιπτώσεις στον προϋπολογισμό και στο χρονοδιάγραμμα του έργου. Ενημερώστε το δικό σας σχεδιασμό του έργου κατάλληλα.
7. Σημειώστε ότι το RFI σας είναι κλειστό ή λυθεί, εάν η απάντηση που θα λάβετε επιστρέψει δικαιολογεί αυτό. Ελέγξτε τη λίστα με τα ανεπίλυτα RFI. Εκπαιδεύστε τα ενδιαφερόμενα μέρη για τις απαντήσεις!