Πώς διαχειρίζεστε επιτυχώς ένα έργο;

Συγχαρητήρια! Έχετε μόλις αναλάβει ένα νέο σημαντικό έργο. Σαφώς, ο προϊστάμενός σας προσφέρει αυτή την ευκαιρία ως ψήφο εμπιστοσύνης στις ικανότητές σας. Και ενώ είστε ενθουσιασμένοι, αυτή είναι η πρώτη φορά που είστε υπεύθυνοι για ένα συνολικό έργο και είναι λίγο τρομακτικό

Ορισμένα ερωτήματα τρέχουν μέσα από το μυαλό σας:

• Πώς μπορώ να ξεκινήσω;
• Ποια είναι τα απαραίτητα βήματα για να μετακινήσετε το έργο από την εκκίνηση στο κλείσιμο;
• Πώς μπορώ να οικοδομήσω μια ομάδα έργων υψηλών επιδόσεων;
• Σε ποιον ζητώ βοήθεια σε αυτή τη διαδικασία; Υπάρχει εκτελεστικός χορηγός;

Αυτή η ανάρτηση έχει ως στόχο να βοηθήσει οποιονδήποτε νέους να ηγηθεί μιας πρωτοβουλίας σχεδίου, επιτροπής ή ομάδας για μια δραστηριότητα που είναι μοναδική για τον οργανισμό. Είτε οργανώνετε ένα πάρτι διακοπών είτε οδηγείτε νέες πρωτοβουλίες ανάπτυξης προϊόντων, υπάρχουν εργαλεία και διαδικασίες διαχείρισης έργων για να κάνετε την πιθανότητα επιτυχίας σας πολύ υψηλότερη.

5 στάδια της διαδικασίας του έργου:

1. Την έναρξη: ξεκινώντας το έργο.
2. Σχεδίαση: προγραμματίζοντας όλες τις εργασίες του έργου.
3. Εκτέλεση: την εκτέλεση του έργου.
4. Διαχείριση και έλεγχος: όλη την εργασία που κάνετε κατά τη διάρκεια του έργου για την παρακολούθηση της προόδου.
5. Κλείσιμο: την ολοκλήρωση και την παράδοση του έργου και τη διακοπή της λειτουργίας της ομάδας.

Αυτά τα βήματα είναι τα ίδια για κάθε έργο.

13 Βασικά βήματα για το έργο Αρχάριος:

1. Ορισμός του πεδίου εφαρμογής:Το πρώτο και σημαντικότερο βήμα σε κάθε έργο είναι ο προσδιορισμός του πεδίου εφαρμογής του έργου. Τι πρέπει να ολοκληρώσετε ή να δημιουργήσετε; Ποιος είναι ο στόχος του έργου; Εξίσου σημαντικό είναι να καθορίσετε τι δεν περιλαμβάνεται στο πεδίο του έργου σας. Αν δεν έχετε αρκετό ορισμό από τον προϊστάμενό σας, ξεκαθαρίστε τον εαυτό σας και στείλτε τον ξανά στον επάνω χώρο για επιβεβαίωση. Παρόλο που το παράδειγμα είναι λίγο έξω από το επιχειρηματικό θέμα, μπορούμε όλοι να σχετίζονται με μια γαμήλια δεξίωση. Στο σχεδιασμό μιας γαμήλιας δεξίωσης, μπορεί να έχετε ως σκοπό: να προετοιμάσετε μια γαμήλια δεξίωση για 100 άτομα, με δείπνο, ανοιχτό μπαρ, γαμήλια τούρτα και μια ζωντανή μπάντα για χορό μέχρι μια συγκεκριμένη ημερομηνία με κόστος που δεν θα ξεπερνά τα $ 20.000.

1. Προσδιορισμός διαθέσιμων πόρων:Ποιοι άνθρωποι, εξοπλισμός και χρήματα θα έχετε στη διάθεσή σας για να επιτύχετε τους στόχους του έργου; Ως διαχειριστής έργου, συνήθως δεν θα έχετε άμεσο έλεγχο αυτών των πόρων, αλλά θα πρέπει να τα διαχειρίζεστε μέσω της διαχείρισης μήτρας.
2. Κατανοήστε τη χρονολογική σειρά:Πότε πρέπει να ολοκληρωθεί το έργο; Καθώς αναπτύσσετε το σχέδιο του έργου σας, μπορεί να έχετε κάποια ευελιξία στο πώς χρησιμοποιείτε το χρόνο κατά τη διάρκεια του έργου, αλλά οι προθεσμίες είναι συνήθως σταθερές, όπως στην περίπτωση της δεξίωσης γάμου. Εάν αποφασίσετε να χρησιμοποιήσετε τις υπερωρίες για την τήρηση του χρονοδιαγράμματος, πρέπει να το σταθμίσετε ενάντια στους περιορισμούς του προϋπολογισμού σας.
3. Συγκεντρώστε την ομάδα έργου σας:Βάλτε τους ανθρώπους στην ομάδα σας μαζί και ξεκινήστε ένα διάλογο. Είναι οι τεχνικοί εμπειρογνώμονες. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ο λειτουργικός επιβλέπων τους ανέθεσε στο έργο. Η δουλειά σου είναι να διαχειριστείς την ομάδα.
4. Αναλύστε το έργο, Μέρος 1: Ποια είναι τα σημαντικότερα κομμάτια ή στοιχεία που πρέπει να δημιουργηθούν για να ολοκληρωθεί το έργο; Για παράδειγμα, μια γαμήλια δεξίωση απαιτεί σε υψηλό επίπεδο: αίθουσα υποδοχής, φαγητό, ποτό, κέικ, επισκέπτες και ψυχαγωγία. Φυσικά, κάθε ένα από αυτά τα μεγαλύτερα στοιχεία μπορεί να αναλυθεί σε πολλά επιπλέον στοιχεία. Αυτό είναι το επόμενο βήμα.
5. Αναλύστε το έργο, Μέρος 2: Στο παράδειγμα του γάμου μας παραπάνω, πιθανότατα έχετε μια ομάδα ή άτομο υπεύθυνο για διάφορα στοιχεία. Εργαστείτε με τα μέλη της ομάδας σας για να διευκρινίσετε τις λεπτομέρειες που είναι απαραίτητες για την επίτευξη κάθε σημαντικού στοιχείου. Ο υπεύθυνος τροφίμων πρέπει να κατανοεί τις επιλογές, τους περιορισμούς κόστους και να κάνει επιλογές που υποστηρίζουν την επίτευξη του πεδίου εφαρμογής. Καταγράψτε τα μικρότερα βήματα σε κάθε ένα από τα μεγαλύτερα βήματα. Πόσα βαθιά βαθιά περνάτε σε όλο και πιο λεπτομερή βήματα εξαρτάται από το μέγεθος και την πολυπλοκότητα του έργου σας.
6. Δημιουργήστε ένα προκαταρκτικό σχέδιο:Συγκεντρώστε όλα τα βήματά σας σε ένα σχέδιο. Ένας καλός τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να χρησιμοποιήσετε έναν πίνακα προτεραιότητας που προσδιορίζει ποια στοιχεία πρέπει να προηγούνται άλλων στοιχείων. Οι τυπικές πρακτικές διαχείρισης έργων απαιτούν την ανάπτυξη αυτού που ονομάζεται διάγραμμα δικτύου και ο προσδιορισμός της κρίσιμης διαδρομής. Παρόλο που αυτό μπορεί να είναι πέρα ​​από τις ανάγκες σας ή το επίπεδο γνώσης, το βασικό ζήτημα είναι να ακολουθήσετε τις δραστηριότητες στη σωστή σειρά και στη συνέχεια να διαθέσετε πόρους στις δραστηριότητες. Οι ερωτήσεις που πρέπει να ρωτήσετε περιλαμβάνουν: Τι συμβαίνει πρώτα; Ποιο είναι το επόμενο βήμα? Ποια βήματα μπορούν να προχωρήσουν ταυτόχρονα με διαφορετικούς πόρους; Ποιος θα κάνει κάθε βήμα; Πόση ώρα θα πάρει? Υπάρχουν πολλά εξαιρετικά πακέτα λογισμικού διαθέσιμα που μπορούν να αυτοματοποιήσουν πολλές από αυτές τις λεπτομέρειες για εσάς. Ρωτήστε τους άλλους σε παρόμοιες θέσεις ό, τι χρησιμοποιούν.
7. Δημιουργήστε το σχέδιο γραμμής βάσης:Λάβετε σχόλια σχετικά με το προκαταρκτικό σας σχέδιο από την ομάδα σας και από οποιονδήποτε άλλο ενδιαφερόμενο. Προσαρμόστε τα χρονοδιαγράμματα και τα χρονοδιαγράμματα εργασίας σας για να ταιριάζει στο έργο στο διαθέσιμο χρόνο. Πραγματοποιήστε τις απαραίτητες προσαρμογές του προκαταρκτικού σχεδίου για να δημιουργήσετε ένα βασικό σχέδιο.
8. Ζητήστε προσαρμογές του έργου:Δεν υπάρχει σχεδόν ποτέ αρκετός χρόνος, χρήματα ή ταλέντο για ένα έργο. Η δουλειά σας είναι να κάνετε περισσότερα με τους περιορισμένους πόρους από ό, τι οι άνθρωποι περιμένουν. Ωστόσο, υπάρχουν συχνά όρια για ένα έργο που είναι απλά μη ρεαλιστικά. Πρέπει να κάνετε την περίπτωσή σας και να την παρουσιάσετε στο αφεντικό σας και να ζητήσετε να αλλάξετε αυτά τα μη ρεαλιστικά όρια. Ζητήστε τις αλλαγές στην αρχή του έργου. Μην περιμένετε μέχρι να δυσκολευτείτε να ζητήσετε τις αλλαγές που χρειάζεστε.Ωστόσο, αν το σχέδιό σας περιλαμβάνει γάμο, μην περιμένετε να πετύχετε πολλές σημαντικές αλλαγές!
9. Εργαστείτε το σχέδιό σας, αλλά μην πεθάνετε γι 'αυτό:Κάνοντας το σχέδιο είναι σημαντικό, αλλά το σχέδιο μπορεί να αλλάξει. Έχετε ένα σχέδιο για την οδήγηση στην εργασία κάθε πρωί. Αν μια διασταύρωση έχει αποκλειστεί από ένα ατύχημα, αλλάζετε το σχέδιό σας και πηγαίνετε διαφορετικά. Κάντε το ίδιο με τα σχέδια του έργου σας. Αλλάξτε τα ανάλογα με τις ανάγκες, αλλά πάντα να έχετε κατά νου το πεδίο και τους πόρους.
10. Παρακολουθήστε την πρόοδο της ομάδας σας:Θα σημειώσετε μικρή πρόοδο στην αρχή του έργου, αλλά αρχίστε έπειτα να παρακολουθήσετε ό, τι κάνει ο καθένας ούτως ή άλλως. Αυτό θα διευκολύνει την προσέγγιση των ζητημάτων προτού δημιουργηθούν προβλήματα.
11. Όλα τα έγγραφα:Διατηρείτε αρχεία. Κάθε φορά που αλλάζετε το σχέδιο γραμμής βάσης, καταγράψτε τι ήταν η αλλαγή και γιατί ήταν απαραίτητη. Κάθε φορά που προστίθεται νέα απαίτηση στο έργο, σημειώστε από πού προέρχεται η απαίτηση και πώς προσαρμόστηκε η χρονολογική σειρά ή ο προϋπολογισμός εξαιτίας της. Δεν μπορείτε να θυμηθείτε τα πάντα, οπότε γράψτε τους έτσι, ώστε να μπορείτε να τα αναζητήσετε στην αναθεώρηση του έργου και να μάθετε από αυτά.
12. Κρατήστε όλους ενημερωμένους:Να ενημερώνετε όλους τους ενδιαφερόμενους φορείς σχετικά με την πρόοδο καθ 'όλη τη διάρκεια. Αφήστε τους να γνωρίζουν την επιτυχία σας καθώς ολοκληρώνετε κάθε ορόσημο, αλλά και να τους ενημερώνετε για προβλήματα αμέσως μόλις εμφανιστούν. Επίσης, ενημερώστε την ομάδα σας. Εάν εξετάζετε αλλαγές, ενημερώστε την ομάδα σχετικά με αυτές όσο πιο μακριά μπορείτε όσο μπορείτε. Βεβαιωθείτε ότι όλοι στην ομάδα γνωρίζουν τι κάνουν όλοι οι άλλοι.

Η κατώτατη γραμμή

Δεν χρειάζεται να είστε επίσημος υπεύθυνος έργου για να ξεκινήσετε μια πρωτοβουλία σχεδίου. Ωστόσο, πρέπει να εφαρμόσετε τα εργαλεία και τη λογική της διαχείρισης του έργου στο έργο της αποσαφήνισης των στόχων σας, της λεπτομερούς εργασίας, της οικοδόμησης μιας ομάδας και της εκτέλεσης και παρακολούθησης της εργασίας. Το καλύτερο της επιτυχίας!